整理削減前後でも物量は確認していると思いますが、同様に物量を計測し、その変化を確認します。

部署ごとのファイル数、フォルダ数、容量を確認し、前回と比較してどう変化をしたのかを見ていきます。これらの数値が微増であれば問題ないのですが大きく増加していればリバウンドしている可能性があります。

アンケートやインタビューなどを行い、定性的な情報を吸い上げます。

質問の中にルールに関することを入れてルールの浸透具合を確認したり、ファイルが探しやすいか、格納するときに迷わないかなど利用上改善されているかを確認します。また、自由記述欄も設け共有フォルダの管理について意見を自由に書いてもらうことで課題の抽出をすることができます。

※実施例

紙文書も含めての例となりますが、以下の事例では、「点検シート」を使って各自に振り返ってみる機会を提供しています。「点検シート」の結果を集計することで定性的な情報の収集や問題点の吸い上げとともに、各自の日常業務での文書管理に対する見直しのいい機会になっています。

以下の事例の「②キャンペーン実施前点検」に点検シートの説明があります。

上記のような「物理的な量の確認」「定性的事項の変化」等で得られた情報は取りまとめ、問題や課題を整理して報告書などにまとめます。

まとめた情報を関係者に共有し、次の取り組みに生かします。

特に次の取り組みついては、実行が伴うため関係者に理解してもらわなければなりません。報告会などは関係者理解のよい機会となります。

※運用フェーズについてよくある問題

・リバウンドしてしまった部署がある

・管理ルールが周知されておらず、独自のルールで運用が行なわれている。

・新しい事業ができてその関連文書の管理が共有フォルダの中に上手く組み入れられていない。

など

物理的な量の確認、意識の確認、情報共有など一連の活動の実行ですが、始めは半年に一回程度行うことをおすすめしています。

予め実行日などを告知しておくと、現場ではそれを意識した整理削減が行なわれるという効果も期待できます。

これまでは、自社で確認することを前提に説明してきましたが、外部に任せるというのも一案です。

自社で行なった場合には、自社の誰かが率先して維持管理活動を引っ張って行かなければなりません。そのための計画策定や計測データの取りまとめ、アンケート案の作成や集計、問題や課題の抽出、報告書の作成など行うことが多々あり、相当なリソースが必要になります。

外部のコンサルに依頼した場合は、社内のリソースを使うことなく客観性を持って評価することもでき、社内の軋轢もコンサルが吸収できる点がメリットです。

弊社の「維持管理支援サービス」においては、紙文書だけではなく共有フォルダの運用についても維持し続けられるように物量の調査や文書管理への意識などの定性的な情報収集などを行い問題点や課題を抽出し改善策の立案を行います。

定期的な監査によって、共有フォルダの運用を根付かせることができます。

文書管理ルールを浸透させたい
リバウンドが心配

ペーパーレス化や共有サーバの整備を実施しても、

そのまま放置しておくと「リバウンド」してしまう恐れがあります。

このサービスはペーパーレス化や共有サーバの整備を実施したお客様向けに、リバウンドを防ぐためのチェックと改善策の立案をサポートします。

組織変更や人事異動、業務環境の変化などがあると、一度構築したルールや体制が困難になり、みるみる形骸化していきます。

定期的な監査や研修などをつうじて、リバウンドしない体制づくりをサポートします。