継続も計画的に!共有フォルダの運用を継続するには?

2023-9-8
ファイルサーバーやクラウドドライブなどの共有フォルダについて、課題を抱えている企業は多いですが、今回はルールを作成しルール通りに改善した共有フォルダをどう維持運用していくかについて考えてみたいと思います。


共有フォルダ整備導入から構築まで、そしてその後の運用維持は。。

文書の取り扱いが紙から電子に変わっている中、文書の置き場所も執務室内のキャビネットから、ファイルサーバーやクラウドドライブなどの共有フォルダに変わってきています。

これらの共有フォルダはファイルの保管ルールを決めておかないと、無法地帯となり、容量は膨れ上がっていくものの、整理が行き届いておらず目的のものが探せないという状況が発生します。

■共有フォルダの整理削減で理想的な状態を構築

こういった状況を改善するために、手順を踏んで共有フォルダを理想的な状態にするために取り組まれている企業は多いかと思います。

一般的な手順としては、

①調査で共有フォルダの状況を確認する。
②適切なルールを策定する。
③不要なものを削除したり、ルールに合わせたフォルダ構成や名称の付け替えなどを実践する。

ということになるでしょう。

■共有フォルダ整備後の運用維持継続の不安

この整備された状態が来年の同じ頃にどうなっているか考えるとちょっと不安になりませんか?
また、1度の整理削減で完全な構築ができるとは限らず、課題を残すことも多いことでしょう。ルールの策定にしても、現実的には抵抗勢力にあったりして、保留になっているルールがあるとか、課題を残すことが多々あるのが現実です。
そこで、整備後の運用を良好に継続させるために、取り組みは継続的に行って、組織に根付かせる必要があります。

共有フォルダ管理運用維持継続活動とは?

sおそれでは、共有フォルダ管理運用を維持継続するにはどんなことをすればいいのでしょうか。
ポイントは以下の2つとなります。

・継続できているかを評価する。
・新たな問題・課題を確認し、新たな取り組みにつなげる。

■継続できているか評価する

共有フォルダの管理運用が継続できているかは、物理的な量や定性的事項の変化などを確認して調査します。

■物理的な量

整理削減前後でも物量は確認していると思いますが、同様に物量を計測し、その変化を確認します。

部署ごとのファイル数、フォルダ数、容量を確認し、前回と比較してどう変化をしたのかを見ていきます。これらの数値が微増であれば問題ないのですが大きく増加していればリバウンドしている可能性があります。

■定性的事項の変化

アンケートやインタビューなどを行い、定性的な情報を吸い上げます。

質問の中にルールに関することを入れてルールの浸透具合を確認したり、ファイルが探しやすいか、格納するときに迷わないかなど利用上改善されているかを確認します。また、自由記述欄も設け共有フォルダの管理について意見を自由に書いてもらうことで課題の抽出をすることができます。

※実施例

紙文書も含めての例となりますが、以下の事例では、「点検シート」を使って各自に振り返ってみる機会を提供しています。「点検シート」の結果を集計することで定性的な情報の収集や問題点の吸い上げとともに、各自の日常業務での文書管理に対する見直しのいい機会になっています。

以下の事例の「②キャンペーン実施前点検」に点検シートの説明があります。

■新たな問題・課題を確認し、新たな取り組みにつなげる

収集した情報は分析し、報告書などにまとめます。さらに情報を共有する機会を設けます。
また、このような振り返りの一連の取り組みを定期的に実行します。

■情報を共有する機会を設ける

上記のような「物理的な量の確認」「定性的事項の変化」等で得られた情報は取りまとめ、問題や課題を整理して報告書などにまとめます。

まとめた情報を関係者に共有し、次の取り組みに生かします。

特に次の取り組みついては、実行が伴うため関係者に理解してもらわなければなりません。報告会などは関係者理解のよい機会となります。

※運用フェーズについてよくある問題

・リバウンドしてしまった部署がある

・管理ルールが周知されておらず、独自のルールで運用が行なわれている。

・新しい事業ができてその関連文書の管理が共有フォルダの中に上手く組み入れられていない。

など

■維持継続活動のタイミング

物理的な量の確認、意識の確認、情報共有など一連の活動の実行ですが、始めは半年に一回程度行うことをおすすめしています。

予め実行日などを告知しておくと、現場ではそれを意識した整理削減が行なわれるという効果も期待できます。

■自社でやるorコンサルに任せる?

これまでは、自社で確認することを前提に説明してきましたが、外部に任せるというのも一案です。

自社で行なった場合には、自社の誰かが率先して維持管理活動を引っ張って行かなければなりません。そのための計画策定や計測データの取りまとめ、アンケート案の作成や集計、問題や課題の抽出、報告書の作成など行うことが多々あり、相当なリソースが必要になります。

外部のコンサルに依頼した場合は、社内のリソースを使うことなく客観性を持って評価することもでき、社内の軋轢もコンサルが吸収できる点がメリットです。

私たちがサポートできること

弊社の「維持管理支援サービス」においては、紙文書だけではなく共有フォルダの運用についても維持し続けられるように物量の調査や文書管理への意識などの定性的な情報収集などを行い問題点や課題を抽出し改善策の立案を行います。

定期的な監査によって、共有フォルダの運用を根付かせることができます。

維持管理支援

文書管理ルールを浸透させたい
リバウンドが心配

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ペーパーレス化や共有サーバの整備を実施しても、

そのまま放置しておくと「リバウンド」してしまう恐れがあります。

このサービスはペーパーレス化や共有サーバの整備を実施したお客様向けに、リバウンドを防ぐためのチェックと改善策の立案をサポートします。

組織変更や人事異動、業務環境の変化などがあると、一度構築したルールや体制が困難になり、みるみる形骸化していきます。

定期的な監査や研修などをつうじて、リバウンドしない体制づくりをサポートします。

■■ まとめ ■■

・共有フォルダの運用は、リバウンドしないように定期的な監査が必要です。
・構築後の運用についても予め計画の中に入れていきましょう。
・定期的な監査によって組織文化として根付かせることができます。

ご相談のある方はこちら ↓

文書コンサルティング/石川

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