関わる人全てのスタート位置を同じにすることがとても重要です。そのために説明会を開催して情報共有をします。

この時までに進めてきた、現状調査の結果を報告し、その上で動機付けを行い、今後の管理ルールを説明します。また、実行手順や注意点などについても説明を行います。

弊社では、これらを同じ資料にまとめて配布した上で説明会を実施しています。資料での共有と口頭での説明でメンバーの頭に入れてもらえるようにします。

関わるメンバーに整理削減実行期間や最終的な締め切り、中間報告の日程などを説明しておきましょう。

また、実行期間の設定ですが、数か月を設定するような長い期間は経験上お奨めいたしません。共有フォルダの整理削減自体は、毎日終日行なったとして数週間、数か月かかるようなものではありません。個人で判断できる範囲であれば1週間集中して行なえばよいでしょう。個人で判断できないものに関しては部署内でスケジュール調整をして一緒に取り組む必要があるため、ある程度の期間を要することになるでしょう。

1か月から1か月半を目安に設定することをお勧めいたします。

その間に中間報告として進捗を報告することを2回程度計画します。業務外の取り組みとなるため、とかく後回しになりがちで、手を付けていないまま時間が過ぎてしまうこともあります。中間報告を設けることによって、実行を促進することができます。

また、締め切りを厳格化することも重要です。締め切りの先延ばしを要求する部署も必ず表れますが、要求を鵜呑みにせずスケジュール管理を行っていきます。