文書管理を継続的に推進する方法

文書管理は、どんな業務にもどんな組織にも必要です。一時的な片付けにとどまらず、それは継続していかなければなりません。今回はその方法の1つとして「文書管理キャンペーン」 を取り上げてみたいと思います。

文書管理キャンペーンとは何か

文書管理キャンペーンとは何でしょうか。それが文書管理の維持継続とどのように関連するのでしょうか。
文書管理キャンペーンとは、ある一定期間内で組織が文書管理に取り組むイベントを指しています。集中的に削減や整理を行うことで、効率的効果的に結果を出すことができます。

文書管理キャンペーンは、PDCAの中では「Check(確認)」に該当します。

イベントですから、全員を巻き込んで一体感を持って行うことが成功させるコツと言えるでしょう。
キャンペーンは、日常業務に加えて行われますので各社員に負荷がかかります。このため、行う期間も検討しておかなければなりません。

キャンペーンはいつ行えばよいか

もし、御社の年度末が3月末であれば、9月から11月ぐらいが適切な時期と言えるでしょう。
年度末の3月はとても忙しく、年度始めの4月もその余波でなかなか、組織変更があれば引き継ぎも、5月はゴールデンウィークで営業日数が少ないし、6月は株主総会で文書主管課が忙しい。。。7月に計画を立てて、8月に準備をするということになると、9月開始が可能となるわけです。


スケジュールの例

文書管理キャンペーンの目的

文書管理キャンペーンの目的をここで押さえておきたいと思います。

■目的その1:年に1度の整理整頓
  ・文書の削減
   不要な文書を廃棄し、全体量を減らします。
  ・置き換えと移し替え
   執務室やファイルサーバーにある古い文書を倉庫やアーカイブサーバーに移動させます。
   具体的には、
     保管(執務室)から保存(倉庫)へ
     保管(サーバー)から保存(アーカイブ)へ
   ということになります。
  ・保存期間満了文書の処理
   保存期限が過ぎた文書について、廃棄します。歴史的価値のある文書については別途保存します。

■目的その2:社員の文書管理に対する知識や意識を確認する
  ・研修や点検シートを利用して、社員の知識の向上や意識を高めます。


維持管理キャンペーンの方法

では、維持管理キャンペーンをどのように行ったらいいのでしょう。
その方法は次のとおりとなります。

(1).キャンペーンの計画をする
キャンペーンを実施する側がまずは計画を作成しなくてはなりません。計画は実施要領にまとめて社員に配布できるものにします。
  ※実施要領のポイント
    ・体制
    ・スケジュール
    ・目的、目標など

(2).基本的な教育をする
社員のみなさんが同じ基盤に立って、削減や整理をするためには教育が必要です。その方法として、社員を対象とした研修を行います。研修内容としては、文書管理の目的やメリットの共有、あるべき姿の共有、削減の基準、文書分類の考え方、キャンペーンそのものの実行要領などになります。

(3).実施中のフォロー
実施要領を配布して、基本的な教育をして実行となるわけですが、現場は想定外の問題を抱えていることがあります。
そのため、困ったときの問い合わせ先などを決めておき対応できるようにしておくと実行がスムーズになります。
また、事務局が自ら現場に出向いて定期的に様子を確認すると、着手が遅れている部署に対して牽制が利き、スケジュールの遅れを防止することができます。

キャンペーンの評価

最後にキャンペーンを振り返ります。
この時は、数値的な指標を使い、客観的に評価できるようにします。

 ・文書管理の意識は高まったか。
 ・文書の減量はできたか。
 ・業務効率を上げることができたか。

などの目的に対する目標の達成具合を評価します。 

評価を行うためには、計測が必要です。また、事前の計測を行っておかないとその差を確認できません。予め計画の中に入れておきましょう。

コンサルタントを使ってみる

ここに述べたような手順で行っていくわけですが、文書主管課が自ら計画、教育、フォロー、評価を行うのはなかなか大変です。やり方を学ぶところから始めなくてはなりません。準備に時間がかかり過ぎることもあるでしょう。

そんなときは外部の力を取り入れてみることをお勧めします。

「組織の知カラ」に 相談してみる

文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。

まずは 文書管理3点セットを 手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

「文書管理の教科書」を 見てみましょう

問題はあるのだけど何から始めていいかわからない、文書管理の手順を確認したい、そんな方はこの資料を見てみましょう。

組織の知カラとは?

文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。

文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。 

文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。

お客様の各種事例を紹介しています。

まずは 文書管理3点セットを 手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

「文書管理の教科書」を 見てみましょう

問題はあるのだけど何から始めていいかわからない、文書管理の手順を確認したい、そんな方はこの資料を見てみましょう。

記事カテゴリ一覧

スタッフブログ アルパカのあしあと
タグ
BCPB事例Ce-文書法CスキャナCリスクマネジメントC契約書管理C情報共有C文書管理コンサルC文書管理事例C文書管理導C文書管理導入C文書管理規程作成C業務効率化C番外編C秘密情報C紙文書電子化e-文書法e文書法アーカイブアートコストコツコミュニケーションスキャナ保存スペースセキュリティセミナーテレワークデザインデメリットナレッジナレッジマネジメントバイタルレコードファイリングファイルペーパレスペーパーレスマイクロフィルムマニュアルメリットラベリングランキングリスクリスクマネジメントルールワークフロー事例人件費人材育成保存媒体保存期間保管働き方改革全文検索公文書管理法公文書館共有内部統制写真分類削減労働生産性効果動向南スーダン博物資料図書館図面基準失敗事例契約書契約書 電子化契約書管理定型対策専門家展示属人化広報広報サポート・広報ツール制作廃棄情報情報公開情報共有情報収集情報漏えい情報管理意欲成功成功事例成果整理整理整頓文書文書のライフサイクル文書保存文書保管文書削減文書管理文書管理 メリット文書管理コンサル文書管理システム文書管理マニュアル文書管理規則文書管理規程方法森友学園検索業務効率化活性化目標研修秘密文書移転紙の電子化紙文書紙文書 電子化組織組織力組織化経理書類維持管理職場環境規程記録訴訟誤廃棄説明責任電子ファイル電子化電子化 成功電子帳簿保存法非定型
会社情報