なぜ、文書管理を導入しても維持できないのか?

文書管理の仕組みを導入後、いつの間にか導入前と同じような問題が発生し始めていることに気づくことはないでしょうか。ここではその解決方法を考えてみます。
もし、文書管理を導入する前であれば、維持継続していくための施策も計画に入れていきましょう。

文書管理導入後に発生する問題

文書管理の導入直後は、スッキリして探しやすかった紙文書や電子情報。でも、1年ほど経って見ると文書管理導入前と似たような現象が発生していることはないでしょうか。

こんなことが発生していませんか?


  • 文書の検索時間を30秒に設定していたが、最近はそれ以上時間を要している。
  • 取り扱う製品が増えて、分類が認知されておらず、収納箇所の決定にその都度苦慮している。
  • 文書取扱いの手順どおりに行われていない。ルールが忘れられている!
  • 文書の整理整頓が形骸化している。効果が忘れ去られ、自己評価につながらなければやらないのでやったふり。
  • ファイルボックスやフォルダに文書が規定の収納枚数以上入れられている。紙を出したら最後戻せないので、他の場所にはさみ込む人も発生しており、文書の紛失も懸念される。

こんな状況をみんなはどう思っているのでしょうか?
こんな本音が出てきます。

利用者に聞いてみました


  • 請求書をあげるときに使う文書を探すのに時間がかかるので、本当は確認が必要だけど、何とか他の(多少曖昧な)方法でコッソリやってます。
  • 文書取扱いの手順?忘れていたよ。でもみんなやってんの?
  • 私は文書取扱いの手順は認識しています。でも、今はやっていません。だって、やらない人がいれば機能しないし、そしたら、私がやったって意味ないでしょ。
  • 文書整理?忙しいしなあ。でも、文書整理キャンペーンは無難にクリアしているよ。(クリア→やったふり)
  • ファイルボックスがいっぱいになっている時は、誰かが増やさなければならないのはわかっているけど、その作業に30分以上かかるんです。とりあえず、自分の出した文書をしまって見なかったことにしちゃいます。

継続のための解決策

1度は整理整頓を行い環境が改善され、ルールを決めても、継続のための施策を行わなければ、文書管理導入前と同じ問題が発生します。
担当している業務が忙しいため、なかなか対応できないということもわからなくはありません。
しかし、放っておけば、問題はさらに悪化します。

・事業領域の変更に伴い、分類も変わっていく。

社会情勢の変化とともに事業領域も変わり、企業が取り扱う製品やサービスも異なってきます。
→分類の定期的な見直しは必要です。

・文書管理に対する意識が低下する。

社員・職員全員の文書管理に対する意識を定期的に向上する機会を設けます。そのままにしておけば、意識も薄れてしまうものです。
新しく入社した人にも文書管理の意義やファイリングルールを知ってもらう必要もあります。

このような問題の解決策として、具体的には以下の方策があげられます。

①巡回実施点検


社内の文書主管課が巡回して、実地点検を行います。外部のコンサルタントに依頼すれば、客観的な指摘を受けることができ、なれ合いになることなく緊張感が生まれます。
点検内容は、予め項目化しておき記録残します。

点検項目の例を以下に示します。

・管理職も含めて、その部署の社員がどのように取り組んでいるか。
・部署全体の協力体制が見られるか。
・整理整頓の状況
  ・紙文書は、ファイリングシステムのルールに則して
   整理されているか。
  ・電子文書は、ファイルサーバーにルールに則して
   整理されているか。
   (または、文書管理システムにルールに則して
   投入されているか)
・執務室全体(机周り、キャビネット周り)の整理整頓が行き届いているか。(文書の整理ができていて、執務室が整理されていないことは通常あり得ません。)
・分類の整備の確認
分類に問題ある箇所やその対策について確認します。

②イベントやキャンペーン


・前年度の文書を整理する時期を会社全体で決めて実行します。巡回点検と時期を合わせておこなうとよいでしょう。
・文書整理に関する取組みを表彰する、発表するなど、文書管理の実行について評価し、良い取組みを他部署でも共有できるようにします。

③教育・研修


紙文書や電子文書の整理整頓やファイリングの意義など研修などを行って教育します。実践的な方法についても説明します。
既存の社員は知っていることでも、新入社員や中途採用者は知らないことが多ため基本的な教育も含めて行います。

具体的な施策は以上のとおりです。
いずれも地道に毎年行うようなことばかりですが、継続はチカラとなります。
また、営業結果の売上のように数字に表れないような業務は、とかく軽視されがちで、文書主管課もやりづらいというご相談もよくあります。

維持継続をさせるために最も重要なのは?

経営層のバックアップ

がなんとしても必要です。

そう、文書管理・情報管理の意義に照らし合わせ考えると、長期的な視野と、組織全体の改善課題であります。

経営的視野や会社全体で取り組むことがないと、忙しい現場中心の考え方にとどまり、

・目先の問題にとらわれる。
・PDCAサイクルが働かず、そのまま。
・全く投資がないまま行われることになり効果が表れにくい。

ということになってしまうのです。

文書管理導入だけではなく、維持継続も視野にいれて、会社に働きかけていきましよう。

弊社では文書管理に関するご相談を受け付けています。お気軽にどうぞ。

コンサルティング事業部/石川

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