文書削減に関する記事まとめ

スペース削減や業務効率化などを目的に、
大量にストックされた紙文書の削減に取り組む企業が増えています。
いらないものを廃棄するという単純な作業ですが、これがなかなか進まない企業が多いようです。今回は紙文書削減に関する記事をまとめてご紹介します。

文書の削減方法

ここでは紙文書の電子文書の両方についての削減方法をご紹介しています。

左記にも述べた通り文書削減は単純な作業であるにも関わらず、
多くの企業がなかなか進まないという悩みを抱えています。
理由の多くは次のようなものがあります。

・廃棄してよいものとダメなものの基準がわからない
・日常業務が忙しく時間を確保できない
・(自分が関わったプロジェクトなど)どれもこれも思い出の文書で捨てられない

こうした理由から、
どんなに総務部や情報システム部門から号令をかけても協力を得られないという声をよく聞きます。
そんな時はどうすれば協力を得られるのでしょうか?
この記事でご紹介している削減のステップは次の通りです。

・目標を設定する

今どのくらいの文書量があり、
それをどのくらい減らすのか、
具体的な数値目標をメンバーに伝えます。
もう何年もそうした取り組みをしていない企業であれば、
一般的には50%~70%くらい削減をすることが可能です。
具体的な数値目標を伝えることで、
削減に対する動機づけとなります。

・必要と不要の基準

何を残して何を捨てるか、
個人の判断に任せていては危険が伴いますし、削減もなかなか進みません。
具体的な削減基準を設けてマニュアル化することが必要です。
この記事では残すべき文書の基準と捨てるべき文書の基準をご紹介しています。

このように具体的な目標を設定すること、
削減基準をマニュアル化することで削減に対する協力を得ます。

またさらにこの記事では、削減活動を促進するための方法もご紹介しています。

・担当者を割り振る
紙文書であればロケーション番号など、
電子文書であればフォルダ名などで領域を指定して、
削減の担当割り振りをします。
そうすることで責任が明確化され、
各自の参画意識が芽生えます。

・ファイルサイズの大きなファイルを優先的に削減する
ファイルサイズの大きな画像データや動画データを優先的に削減することで、
効率的にストレージ容量を減らすことが可能になります。

・考え方を変える
不要なものをピックアップするのではなく、
いったん全てを不要だと仮定して、
必要なものだけをピックアップするという考え方で進めることで、
削減量の増加が期待できます。

詳しくはこちらの記事をご覧ください。

文書の削減手順

ここで書いている手順も先述の手順と原則変わりません。
ただこの記事では目標設定の方法について具体的に記載しています。

削減目標をどのあたりに設定するかは悩ましいところです。
そこでこの記事では2つの方法をご紹介しています。

一つ目の方法は「強制」です。
50%削減!といった数値目標をトップダウンで告知する方法です。
会社移転の時によく使われます。
一度も削減活動などに取り組んだことのない企業であれば、
50~70%くらいの削減が可能といわれていますので、
そのあたりの値に設定するのもよいですし、
移転であれば移転先の収納キャパに応じて設定することもあります。
フリーアドレス化が絡む削減になると、80%~90%くらいになります。

当然、強制的に設定した目標値なので、
削減活動中には様々な問題に直面します。
しかしそれを実行前から恐れていても削減活動は進みません。
実行に移しながらも現場からの声を吸い上げ、
段階的に解決を図っていきます。

もう一つの方法は、一人あたりファイルメーターによる目標設定です。
全部署共通の設定をすることもありますが、
部署の特性に応じて目標を設定するのがよいと思われます。

総務や経理系は相対的に紙文書の保有量が多くなってしまう一方、
企画や営業などは少なめに設定することができます。
その他にも開発、設計、製造、技術、研究などがありますが、
業種によっても異なりますので、
ファイルメーターで保有量を調査してみたり所属社員の意見を参考にしてもよいかもしれません。

お客様事例:産業機械専門商社(A社)様 ファイルサーバー運用ルール策定と整理削減実行支援

最後にお客様事例のご紹介です。
ここでは産業機械の専門商社の事例をご紹介します。

この会社の課題は、
顧客対応の迅速化と業務効率化、
文書共有を通じた業務属人化の防止でした。
ターゲットは営業部門と営業サポート部門のファイルサーバです。

電子ファイルの削減活動とファイルサーバの整備改善により、
ファイル容量を約60%削減、
また検索効率の向上によりコスト換算で230万円/年人という結果になりました。
以上が文書削減に関する記事まとめでした。
マニュアルのテンプレートもご用意しておりますので、
関心のある方はぜひ、お問い合わせくださいませ。

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