ファイルサーバー運用ルール策定と整理削減実行支援

産業機械専門商社(A社)様

ー ファイルサーバに保管されている文書のルール作りと整理削減を実施 ー

背景

A社の経営陣が最も重視するのは顧客満足でした。 そのために必要な事の一つは、顧客対応のスピードです。 顧客対応のスピードは商社にとって命綱とも言えるものです。 その顧客対応をスピーディに行うためには、ファイルサーバの中にある過去の取引履歴や見積などのあらゆる文書が、即時参照できる環境になければなりません。 しかし文書管理を行う前は、必要な文書の捜索に時間がかかり、顧客対応に非効率が生じていました。 そこで文書を作成した営業担当者だけではなく、関係するメンバー全員が使いたい文書をすぐに参照できる環境づくりが必要だと経営陣は考えました。 A社には営業をサポートする営業支援部があります。 顧客対応のスピード化を図るためには、両部門の連携と協力体制が必要でした。 営業は通常外出しているため、文書がその場で探し出せなければ顧客対応は当然遅れます。そこで、営業マンが外出していたり休暇を取っていたとしても、顧客対応を円滑にできる環境、つまり営業部と営業支援部の協力体制の強化が必要だと考え、文書管理に取り組もうと考えました。

実施の流れ

①体制構築


文書管理の導入にあたり、コンサル主導で文書管理体制を構築しました。
事務局の主力は、本社と支店を含む営業支援部のメンバーで固めました。
通常文書管理の事務局というと、総務部門が主体で動きます。
営業支援部のメンバーを主体とした理由は、営業が作った文書を利用する頻度が最も高いため、営業支援部のメンバーを主体にルールを作ったほうがよいと経営陣が考えたからです。
また4部門ある営業部の各部から1名ずつ責任者を選出しました。
このようにしてプロジェクトメンバーが結成され、弊社のコンサルタントはファシリテーターとしてこのプロジェクトメンバーを支援しました。

②制度構築


文書管理を実施するにあたり、やる気と能力を高めるために、教育制度、評価制度、インセンティブ制度を構築しました。
教育制度においては弊社のコンサルタントが研修を行い、
文書管理に関する基礎知識やスキルを習得していただきました。
またファイルの削減率や検索スピードなどを軸に、目標数値と評価基準を設け、部署ごとにスコア化しました。
そのスコアに応じてインセンティブを付与することで、部署間でいい意味での競争意識が芽生えました。
インセンティブとは食事券や商品券などです。
このようにして全社的に文書管理に取り組むムードが生まれました。

③文書管理ルールの構築


文書管理規程と整理削減マニュアルを弊社から提供し、
それをプロジェクトメンバーでA社仕様にカスタマイズしました。
ファイルのネーミングルールやファイルサーバの分類体系などをプロジェクトメンバーで検討し、規程やマニュアルに反映していきました。

④実践


体制と制度を構築しルールを作ったところで、いよいよファイルサーバの整理削減の実践です。
しかしメンバーの中には、なかなか協力してくれない人もいます。
円滑に進めるためには次のようなことがポイントになりました。

■リーダーの存在
部署ごとに配置した責任者が、リーダーとして実施方法の説明や整理削減の実施を喚起
■責任を明確化
個人別に担当エリアなどを定め、任されたエリアは各自が責任をもって遂行
■スケジュールを明確化
あらかじめ実施する期日や日時を設定
■相談
実施方法に不明点が生じた場合は各自が勝手に進めず、リーダーに相談

実施の効果

ファイルサーバの整理削減における実施効果は次のようなものでした。

①不要ファイルの削減効果


ファイルサーバの整理削減の実施前と実施後に、
「ファイル数」と「ファイル容量」を計測し、効果を測定しました。

・ファイル数削減率:47.13%
・ファイル容量削減率:58.55%

ファイル数、ファイル容量ともにおおよそ半分、削減されました。

②検索スピードの短縮効果


ファイルサーバの整理削減の実施前と実施後に、
検索時間を計測し、効果を測定しました。

整理削減実施前の平均検索時間:4分22秒
整理削減実施後の平均検索時間:39秒

検索には自分の部署のファイルだけでなく、
他部署のファイルも検索対象としました。
営業部と営業支援部の双方の連携が課題であったためです。

改善した時間をコストに換算すると、
年間一人あたり、おおよそ230万円の削減効果となりました。

③チェックシートによる文書管理徹底度の測定


弊社のコンサルタントが用意したチェックシートを用いて、
部署ごとに文書管理の実施徹底度を達成率で評価しました。

整理削減実施前の平均達成率:16.57%
整理削減実施後の平均達成率:84.78%

以上のような効果が得られ、 経営陣からは最も優秀な部署に表彰を行いました。

現在も文書管理事務局で定例会を行うなどして、 維持管理に努められています。

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