A社の経営陣が最も重視するのは顧客満足でした。
そのために必要な事の一つは、顧客対応のスピードです。
顧客対応のスピードは商社にとって命綱とも言えるものです。
その顧客対応をスピーディに行うためには、ファイルサーバの中にある過去の取引履歴や見積などのあらゆる文書が、即時参照できる環境になければなりません。
しかし文書管理を行う前は、必要な文書の捜索に時間がかかり、顧客対応に非効率が生じていました。
そこで文書を作成した営業担当者だけではなく、関係するメンバー全員が使いたい文書をすぐに参照できる環境づくりが必要だと経営陣は考えました。
A社には営業をサポートする営業支援部があります。
顧客対応のスピード化を図るためには、両部門の連携と協力体制が必要でした。
営業は通常外出しているため、文書がその場で探し出せなければ顧客対応は当然遅れます。そこで、営業マンが外出していたり休暇を取っていたとしても、顧客対応を円滑にできる環境、つまり営業部と営業支援部の協力体制の強化が必要だと考え、文書管理に取り組もうと考えました。
以上のような効果が得られ、
経営陣からは最も優秀な部署に表彰を行いました。
現在も文書管理事務局で定例会を行うなどして、
維持管理に努められています。
経営陣が最も重視する顧客満足のため「顧客対応のスピード」の改善が課題でした。そのためにファイルサーバ中の顧客のあらゆる文書を即時参照できる環境にすることを目標とし、結果、ファイルサーバ容量の大幅な削減と文書検索スピードの飛躍的な改善を実現しました。
文書管理を行う上でファイリングシステムは、とても適切な管理方法です。 港区役所様では、約30年前の平成元年にファイリングシステムを導入し、以降、運用されてきました。しかし、ファイリングは一度導入したからといって、そのまま永続的に続くものではありません。港区様では文書管理を継続的に適正化するため、ファイリングシステムの点検と改善に取り組んでいます。
東京海上日動図書室様では、数年をかけて企業アーカイブ資料のマイクロフィルム化・デジタル化を進めてこられました。そして、デジタル化された資料の利用価値が高いことから利用環境構築を検討され、資料データの整備とデータベースシステムの導入、画像加工が可能な環境の構築が行われました。ここ数年間、社内外向けにこれらの企業アーカイブ資料を使った成果物が複数作成されているとのこと。製作の主体である広報部門や人事部門に対して、目的に合わせた資料の選定や史実確認等のサポートを提供しているのが図書室です。今回の利用環境構築は段階的な計画の一つ目で、次の段階では更なるアーカイブ活用と利用者ニーズをとらえた改善を計画されています。
文書管理コンサルティングでの施設毎関連書類の業務調査実務と、その結果導き出された改善策をご紹介しています。
小金井市広報秘書課様では、市内の行事や公園などの記録写真を利活用するためデータベース構築を行っています。今日に至るまで、ネガフィルムの電子化や画像にメタデータを付与してデータベースの充実を図ってこられました。さらにデータベースシステムを更新してサービスレベルの向上と管理の効率化が実現されました。
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