A社の経営陣が最も重視するのは顧客満足でした。 そのために必要な事の一つは、顧客対応のスピードです。 顧客対応のスピードは商社にとって命綱とも言えるものです。 その顧客対応をスピーディに行うためには、ファイルサーバの中にある過去の取引履歴や見積などのあらゆる文書が、即時参照できる環境になければなりません。 しかし文書管理を行う前は、必要な文書の捜索に時間がかかり、顧客対応に非効率が生じていました。 そこで文書を作成した営業担当者だけではなく、関係するメンバー全員が使いたい文書をすぐに参照できる環境づくりが必要だと経営陣は考えました。 A社には営業をサポートする営業支援部があります。 顧客対応のスピード化を図るためには、両部門の連携と協力体制が必要でした。 営業は通常外出しているため、文書がその場で探し出せなければ顧客対応は当然遅れます。そこで、営業マンが外出していたり休暇を取っていたとしても、顧客対応を円滑にできる環境、つまり営業部と営業支援部の協力体制の強化が必要だと考え、文書管理に取り組もうと考えました。

以上のような効果が得られ、 経営陣からは最も優秀な部署に表彰を行いました。

現在も文書管理事務局で定例会を行うなどして、 維持管理に努められています。