文書の削減手順

紙文書も電子文書も日々増え続け、放っておけばキャビネットも共有サーバもいっぱいになっていき、オフィスのスペースや共有サーバの保管容量は逼迫します。
ここでは文書の削減手順についてご紹介します。

現状を把握しましょう

削減活動に入る前に自社の実態を把握するための調査をすることが大切です。
部署ごとに文書の保管状況は全く異なるため、
部署ごとの特徴をつかみ、削減目標の数値や削減手順などに生かします。
調査としてよく行うのは、写真撮影やファイルメーターの計測、サーバ内のファイル数の計測、インタビューなどです。
写真撮影は、部署ごとの保管状況を視覚的に把握できるよう記録することが目的です。
計測は部署ごとに保管されている文書量を把握することが目的になります。
そしてインタビューは、各部署に所属するメンバーたちに、不満や要望をダイレクトに聞き取ることが目的です。
このような調査をしてみると、
部署ごとの様々な傾向が浮き彫りになってきます。
例えば日ごろから整理整頓に取り組んで、整然と保管している部署もあれば、
キャビネットの中で平積みにしたり、ファイルボックスの上に横置きしているなど、
雑然と保管している部署もあります。
また、部署ごとの業務習慣によって、紙文書が中心の部署もあれば電子文書が中心の部署があります。
さらにインタビューでは、保管スペースが足りないといった不満などがよくありますが、
保管スペースが不足する理由に納得感のある部署もあればそうでない部署もあります。

そうした部署ごとの傾向を捉えることで、
このあとご紹介する削減の目標設定や削減手順などに生かしていくことになります。

目標を設定しましょう

調査結果を踏まえて、数値化された削減目標を設定します。
目標設定の方法は様々ですが、ここでは2つご紹介します。

①強制の50%削減

これは調査などによる根拠もなく、
強制的に50%削減という目標を設定する方法です。
なぜ50%なのかというと、
ファイリングの世界ではよく、一度も削減に取り組んだことのない組織では、
文書量を半分程度は必ず減らせると言われているからです。
しかしこの方法はあまりお勧めできません。
先述の通り、部署ごとに保管量や保管状況は異なるからです。
なんの根拠もなく「50%削減!」と言われれば、
削減をする側にも反発が生まれます。
やはり調査結果を踏まえた適正な数値目標を設定するべきです。

②1人あたりファイルメーター基準

文字通り、「一人当たり〇〇ファイルメーターに削減!」といった形で、
一人あたりの部署保有量を定めた目標設定です。
これも部署ごとの特徴などは特に考慮せず、
画一的な目標を設定する方法になりますが、
目標に対する責任が個人個人に与えられるため、
削減する側に責任感が芽生えやすく、目標達成しやすい方法です。
会社の移転の時によく使われます。

この方法をさらに緻密にして、
部署ごとに1人あたりファイルメーターの目標を定める方法があります。
例えば営業系の場合は、法定による原本保管が求められる紙文書は比較的少ないため、
1人あたりファイルメーターの数値を低めに設定します。
一方総務系や経理系は法定による保有量が比較的多いため、
営業系よりも1人あたりファイルメーターの数値を高めに設定します。
その他にも企画や開発、設計、製造、技術、研究など様々な業務分野によって最適なファイルメーターは異なるので、やはり調査によって最適な数値を設定しましょう。

マニュアルを作りましょう

削減手順をマニュアル化します。
削減マニュアルで最も重要なのは、
要不要の選別基準です。
保存年限や活用頻度、機密性など様々な観点から選別基準を定めてマニュアルに記載します。
また文書削減は、捨てることだけではありません。
オフィス内の紙文書の削減が主な目的である場合、
電子化したり内外の倉庫に移管することも削減に含むこともあります。
そのような場合は、電子化基準や電子化手順、倉庫に移管するときの引継ぎ手順などもマニュアル化するようにしましょう。
削減マニュアルがほしいという方はこちらからお問い合わせください。

レビューしよう

削減活動が終わったらレビューをします。
具体的には削減目標に対してどのくらい削減できたかの達成度をはじめ、
紙文書のファイルメーターや電子ファイルのファイル数を集計し、
Before-Afterを社内に公表して、削減効果を可視化することなどです。
そうすることで社員たちがその効果を実感でき、
削減活動や整理整頓を継続させることへの意欲につながります。

まとめ

最後に文書削減のポイントをまとめます。

・事前に自社の状況を把握する
・目標を設定する
・なるべく短期間で実行する
・削減基準や削減手順をマニュアル化する
・レビューする
・削減イベントを定期的に実行する


移転などを控えていて、すぐに削減しないと時間が無い!という方は、
お気軽にお問い合わせください。

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2018-06-22 13:00

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