これからのBCP対策 テレワーク、クラウド、ペーパーレス

2021-04-09
今、私たちは感染症災害の最中にいます。しかし、BCP対策に今直面しているような感染症災害が想定されたものはまだ少ないようです。そして、この長びく災害にはテレワークとクラウド化、ペーパーレス化が対策としてあげられます。今回は統計を確認した上で、それらの対策の実効性を見ていきます。

BCP対策は、自然災害が中心に検討されてきた

近年大きな災害が多発しており、その都度BCP対策にスポットが当たってきました。1995年の阪神淡路大震災、2011年の東日本大震災など、巨大地震の発生や大雨や台風による水害などに備えた形で検討されてきました。感染症については、2002年のSARSの流行もありその可能性は示唆されており、計画時には意識されてきたものの、ここまでの影響をイメージしていた人は少なかったのではないでしょうか。

発生が明確な自然災害とは異なり、僅かな発生から次第に速度を上げて浸食してくるのが感染症災害です。他の自然災害と比較した特徴をあげてみます。

■感染症災害の特徴


・災害の始まりは突発的なものではなく、次第にその効力を増してくる。
・終結も分かりづらい。対策を行っても再びピークを迎えることが多い。
・災害状態は年単位で続く。
・人間や他の動物の健康や生命に直接影響する。
・モノは破壊しない。(インフラを直接破壊しない、コンピュータを壊さない、施設や設備を壊さない・・・・・・)
・自然災害は元に戻す努力をすることで結局みんな会社に戻り、元のように働くが、感染症災害は、長期間にわたるため働き方そのものを変えてしまう。

感染症災害の特徴をBCP対策に当てはめて考えてみると

BCPは4つのステップに分割されています。
①事前準備、②発生時(BCP発動)、③復旧・復興、④日常業務への復帰 となります。
BCPの4つのステップ
前述したように、感染症災害は始まりが曖昧です。政府やWHOなどの国際機関の「宣言」を参考として、自社がどの時点でBCPを発動させるか見極める必要があるでしょう。

また、その終結が曖昧であるがために「復旧・復興」と「日常業務」の間を行ったり来たりしているのが現状です。この期間が通常の災害と比較して断然長いため、一時的な対策では不足しており、「災害状態のまま業務を実行するためにはどうしたらいいのか」という方法を検討せざる得なくなります。それで働き方を変えてしまうのです。

幸いにして、感染症災害では建物もITインフラも影響を受けず、使ったり動かして行くことが可能です。

BCP対策に関する調査結果では?

それでは、今度はBCP対策に関する調査のこのコロナ禍において「BCP対策で役に立ったこと」と「やっておけばよかったこと」を見ていきましょう。

■BCP対策で役に立ったこと

『月刊総務』の調査によると、今回のコロナ禍においてBCP対策で役に立ったことの上位5位は以下のとおりです。
  1位 テレワーク制度の整備 51.2%
  2位 従業員の安否確認手段の確立 36.9%
  3位 緊急時の指揮命令系統の確立 35.7%
  4位 情報の電子化(ペーパーレス化等) 28.6%
  5位 業務システムのクラウド化 27.4%
役に立ったBCP対策(『月刊総務』調べ)
テレワーク環境が既に整えられていたIT企業などは、在宅勤務に対してはあまりインパクトがなかったというのは周知のことだと思います。逆に紙文書を中心に運用している旧態以前の企業は、ハンコ出社や忖度出社などが発生し、社員の安全と業務の遂行が両立しなかったというニュースも多々聞かれました。

■やっておけばよかったBCP対策

今度は同様にコロナ禍においてやっておけばよかったBCP対策を見てみましょう。上位5位は以下のとおりです。
  1位 テレワーク制度の整備 66.4%
  2位 情報の電子化(ペーパーレス化等) 57.8%
  3位 業務システムのクラウド化 43.8%
  4位 緊急時初動対応の社内周知(社員向けマニュアル作成、研修等) 39.1%
  5位 緊急時の指揮命令系統の確立 36.7%
やっておけばよかったBCP対策(『月刊総務』調べ)
やっておけばよかったことは1位から3位がテレワーク、ペーパーレス、クラウド化でした。
すでにやっていたかどうかで結果が分かれてしまっています。

BCP対策に有効なのは?

ここまで見てきたように、BCP対策で有効なのは、テレワークの導入、クラウド化、ペーパーレス化ということになります。

答えは分かったけれど「じゃあやりましょう!」ってすぐに始めるわけにはどの組織もいきません。
それは、
  ■テレワークを運用するルール(制度)ができていないから
  ■クラウドに移行するコストがかかるから
  ■ペーパーレスには時間とコストがかかるから

というのが主な理由だと考えます。これを前に進めるためにはどのようなことに取り組めばいいのでしょうか。
この3つについてそれぞれ考えて行きましょう。

■テレワークを運用するルール(制度)ができていない


テレワークを運用するルールには、大きく分けると、働く人に関するルール取り扱う情報に関するルールがあります。
働く人に関するルールには就業規則などがあたります。
情報に関するルールには、ここは文書管理に大きく係わるところとなります。電子文書の取扱を文書管理規程入れるなどの改変が必要です。

その他には、文書管理規程の関連規程でもある情報セキュリティ、印章の取扱、承認フローなどが該当します。

■クラウドに移行するコストがかかる


クラウドストレージは、原則容量に応じて料金がアップします。現在の自社のファイルサーバーをまるごとクラウドに移行したら、かなりの容量が必要になるでしょう。でも、そもそもそれらは全て必要なものでしょうか。

住まいの引っ越しでもこんなことがよくあるようです。
「引っ越しまるごとパックにしたら手間はかからないけれど、ゴミも新しいところにもっていっちゃった、始めに自分で選別する時間をもっと多くとっておけばよかった。」

ファイルサーバーからクラウドストレージに移行する場合も同様です。
予め、ファイルサーバーを整理することが必要ですし、ファイルサーバーを残すのであれば、クラウドストレージとの棲み分けルールも必要ですし、いらないファイルが増殖しないように文書のライフサイクルを意識した管理を実行しなければなりません。
移行前の準備として、ここにもルールの作成が必要です。そして、ファイルサーバーからいらないモノを削除しておかなければなりません。実際、会社の文書で個人で判断していらないモノはあまりなく、削減ルールや手順を周知しておく必要があります。

■ペーパーレスには時間とコストがかかる


紙文書を全て電子化したら、外部からのアクセスもできて会社に行く必要もないし、検索もラク!やろうやろう、電子化やろうよ。
でも、電子化費用って大きいんです、1枚ずつは小さいけれど文書が多いから。
必要な分だけ自分でやる?時間がかかり過ぎます。

電子化が必要なものについて選別してから実行しましょう。
今、存在している紙文書をどうしていくか(ストック)の検討とともに、受取をした紙文書をどのタイミングで誰がどうやって電子化する(フロー)の検討も必要です。
ペーパーレスの実行手順について説明しています。
今まで説明してきたような、文書管理規程の見直し、ファイルサーバーなどの整理、文書の選別ルールの作成などいついては、ご案内している参考記事に詳しく書かれております。また、個別のご相談も受け付けております。

■■ まとめ ■■

BCP対に有効なテレワーク、クラウド化、ペーパーレス。
すぐに実現できることではありませんが、備えあれば憂いなしです。取組を検討して行きましょう。

※参考記事
『月刊総務』BCP(事業継続計画)に関する調査
https://www.g-soumu.com/news/2020/07/bcpquestionnaire.php


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文書コンサルティング/石川

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