本業の機能不全による直接的な影響もありますが、請求書発行遅れなどによる間接的な影響も発生します。
施設や設備など復旧や復元に関するコストもかかります。例えば、その人件費や復旧のための資材の購入などがこれにあたります。
この時、必要な情報が手元にない状況では、復旧に時間を要し、その分のコストも増大します。

法令文書や契約書のなどの喪失は、権利・義務、債権・債務が不明確になり、訴訟対応に支障が発生したり、権利や正当制を主張することが難しくなってしまいます。
また、記録が失われればステークホルダーへの説明が不能となり、説明責任が果たせなくなります。

大地震の発生を想定してみてください。建物も設備も大きく損傷しています。事業を再開するためには次のような情報が必要になるでしょう。

■設備の図面：
設備が損傷した場合、その設備を修理したり再発注するために使用します。

■事業場に必要なものを揃えるための手配用の情報：
建物が著しく損壊されていて復旧ができない場合、他の場所であるいは同じ場所で事業を再開するためには、設備調達のための情報が必要になります。

■仕様書：
代替生産をしたり、業務委託する場合に必要です。

電気や水道、ガス、そして通信の停止があれば業務継続は困難です。また、道路損壊となれば物流停止も発生します。

・電気の供給がままならず、電源が入らなければ社内のコンピュータにあるデータにはアクセスできません。このため、すぐに利用しなければならない災害対策マニュアルなどは紙で保管しておく必要があります。

・もし、非常用電源があれば設備を利用することができます。しかし、非常用電源は限られた資源のため、重要な設備の順番に、データやシステムを含めて優先順位をつけていくことが必要となります。

・会社に赴くことが不可能であれば、社員は在宅を余儀なくされます。在宅テレワークとなった場合に必要な情報にはアクセスできるようになっていなければなりません。

現在、新型コロナウィルス（COVID-19)の蔓延でテレワークを余儀なくされている企業も多いことと思います。
必要な情報が紙文書だった、セキュリティが心配などの問題があり、日ごろから、以下のような文書管理の基本をしっかり押さえておくことが必要です。

・計画的電子化の推進
・電子文書を含めた文書管理ルールの見直し
・文書のライフサイクルに基づいた管理
　（廃棄までを責任を持って行う）

紙文書：火災や水害などから守ることのできるキャビネットの導入や、水害の恐れがある場合は、高さを考慮した保管場所を選択します。

電子文書：サーバー室の設備や場所を考慮します。東日本大震災の津波でオンプレミスのサーバーに水が入り多くのデータが失われました。それ以降、クラウド保管も注目されています。

・電源が利用できないことを考えて、紙で保管しておく必要のあるものを検討します。主に災害発生時にすぐに利用する文書です。「災害対策マニュアル」等が該当します。

・契約書の原本は紙文書でキャビネットにしっかりと保管されていますが、2重化することを検討します。多くの企業で原本は安全性の高い倉庫へ、その利用は電子化された契約書で行うことを実施あるいは検討しています。

・重要情報が入っているサーバーは2拠点以上で管理する必要があるかを検討します。

・電子情報は、データ喪失の許容範囲を鑑みて、目標復旧ポイントであるRPO（Recovery Point Objective）を設定し、計画的にバックアップを行います。

会社を取り巻く環境や、事業も変化しますので、バイタルレコードの見直しは、文書管理の毎年の見直しとともに行う必要があります。

文書管理、キャビネットや倉庫契約、情報システム、BCPなど関係部署が横断的となりますので、体制を作っておきましょう。