文書管理は、誰かが単独で決めたルールでは持続しません。 組織のメンバーの合意を取り、 文書の利用者たちが使いやすい環境を構築することが文書管理成功のカギです。 ここでは組織のメンバーの合意形成を図るためのコミュニケーション手法などについてご紹介します。

リーダーは文書管理を進める上で、どのようなルールであっても満場一致の賛成はほぼ得られないと考えておくべきです。 満場一致を待っていてはなかなか実行に移せず、前に進めません。 メンバーの要望は仕事内容によってバラバラである中、 リーダーは全員が満足しないまでも納得はできるような「落としどころ」を決め、 決定事項に責任を持たなければならないという重責を担っています。

そこで文書管理においてリーダーが持つ基本的なマインドは、 最初から完璧を求めすぎないということです。

当社のクライアントにおいても、 最初に決めたルールが「一生もの」だと思い、 完璧を求めようとする傾向があります。

定期的なレビューを行うことを前提として、落としどころを決めて前に進むべきです。

そもそも合意形成を図るといっても、 意見が出なければ話になりません。 「意見が出やすい環境づくり」はリーダーの重要な役割の一つです。 リーダーは、自分と合致した意見には笑顔でうなずいたり、 逆に自分と異なる意見には不機嫌に首をかしげたりなど、 表情やリアクションのみで意思表示するのではなく、 なぜ同意なのか、同意できないのであればどこが疑問なのかを明確に伝えることで、 メンバーの意見出しが徐々に活性化していきます。

意見やアイデア出しを活性化する代表的な会議方式の一つに、 アレックス・F・オズボーンという方が提唱した「ブレーンストーミング法」というものがあります。

基本的な考え方は以下のようになります。

①批判をしない 意見やアイデアにはいろいろな視点があるから意味があります。 人の意見は尊重しましょうという原則です。

②自由奔放 意見やアイデアを出す側は、 「こんなことを言ったら笑われないか？」などと考えず、 思いついたアイデアなどはどんどん口に出しましょうという原則です。

③質より量 意見やアイデアは、とにかく量が大事で、 絞り込みは後から段階的に行い、問題解決を図るという原則です。

④連想と結合 他人の意見から自分のアイデアを連想して結びつけることで、 意見やアイデアを発展させましょうという原則です。

このような考え方は、 プロジェクト発足時にメンバー全員に伝え、 共有しておくことが大切です。

リーダーをはじめ、プロジェクトのメンバー間では、 情報の最適な伝達経路を考えなければなりません。 ここではスティーブン・P・ロビンスという方が提唱した、 小集団ネットワークの3つの型についてご紹介します。

どの型が有効かは、プロジェクトのメンバーが下の4つの基準のうち、 どの基準に重きを置くかによって異なります。

文書管理の導入時で言えば、 文書量を目標値まで減量する際には「リーダーの存在感」を優先すべきですし、 文書分類を構築する際には「メンバーの満足度」を優先すべきです。

このように文書管理導入時の各フェーズで、 優先すべき基準は異なりますので、 状況に応じて最適な伝達経路を選択すべきです。

こうした会議における弊社の文書管理コンサルタントは、 ファシリテーターとして機能します。 部署や業務内容によって様々な意見がある中、 これまで述べたような手法をはじめ、 様々な合意形成の手法を駆使し、 リーダーを支えながらプロジェクト会議を円滑に進めていきます。

文書管理の導入や維持管理を円滑に進めたい方は、 ぜひ一度、お問合せください。

コンサルティング事業部／鈴木