さて、今回は文書管理コンサルなどの専門家を活用するか、自力で進めるかについてのお話です。 文書管理コンサルはいったい何をしてくれるのか？メリット・デメリットは何なのか等についてご紹介します。

「いつかはやらないとなぁ」と思っている文書管理。 必要性はわかっているけど最初の一歩が踏み出せない、そんなふうに思っている方も多いと思います。管理部門の方々は特にですよね？ 最初の一歩が踏み出せない理由の多くは、「どこから手を付けてよいのかわからない」ことにあるのではないでしょうか。

そんな方にとってコンサルは、最初の一歩を踏み出すいい起爆剤になります。

文書管理コンサルがまずやることは、顧客からヒアリングを行い、顧客の問題点や要望を分析し、解決までの実行プロセスを設計することです。 この実行プロセスの設計が曖昧だと、実行主体である従業員たちは誰もついてきてくれません。

**スタートからゴールまで、何をするのかがわかってこそ、組織のメンバーはついてきてくれます。 **

コンサルは過去の経験や事例から、実行プロセスの設計を即時に行い、組織のメンバーに「なんかできそうな気がする」という気持ちにさせる手法を知っています。

それは企業が文書管理を始める起爆剤となります。

さて、コンサルの役割は実行プロセスの設計を行い、「さあ、この通りやってください」と言って終わりではありません。実は本当の問題はこの後にあるのです。

それはズバリ、文書管理に向けた従業員の「やる気」です。

管理部門の方々はともかく、営業部門やライン系の部門の方々の多くは、文書管理なんかやりたくもないし、そこに問題意識も持っていません。 『忙しくてやってられない』 『今のままで困っていない』 『システムでも導入して、全文検索でもかければいいじゃん』 などがよくある反発の「あるあるコメント」です。

そうした方々との軋轢を吸収し、「やる気」にさせるのがコンサルの役割です。

我々コンサルは問題点を顕在化させ、文書管理を行う目的やメリットを意識づける教育訓練プログラムや、 従業員の動機づけを図るための制度設計・体制構築などにより、組織が一体となって、少し楽しみながら文書管理に取り組む風土づくりを行います。

何かをやる時はプロセスやロジックも必要ですが、それだけで人は動いてくれません。 まずは実行する本人たちがやる気になることが一番大切なことです。

それではコンサルに頼まないと文書管理はできないのでしょうか？

いえ、実はそうとは言い切れません。 メンバーをまとめあげるリーダーシップや、一定の知識が備わっている方なら自力推進も可能かもしれません。 自力で進めればコンサルに頼むイニシャルコストはかかりません。 でも上手く進められなかった場合、ムダな工数を社員に課してしまいます。 そして長期化すれば、文書管理そのものが形骸化する恐れがあります。

というわけで、コンサルに頼んだ場合と、自力で進めた場合のメリット・デメリットを整理してみます。

こうしたメリット・デメリットを踏まえて、どちらの選択がベストかを考えてみましょう。

メリット・デメリットを踏まえてベストな選択をしましょうとお伝えしましたが、とは言われてもなかなか難しいものです。 この記事をご覧になっている方々の中には、コンサルなどの専門家に頼みたいと思っているのに、なかなか上司に切り出せず、判断に困っている方も多いかもしれません。 そこで自社の状況に応じて、コンサルに頼むべきか自社で進めるべきか、その判断基準になるフレームワークがありますのでご紹介します。

下の図は慶応大学総合政策学部の花田光世という教授が提唱したものです。

４つの象限に分かれていますが、今回のお話と関連した結論を簡単にまとめると、

・設計/計画が自社でできないならコンサルに頼むべき ・設計/計画が自分たちでできるなら、運営部分だけ外注すべき ・設計/計画も運営部分も自分たちでできないなら、すべてをアウトソースすべき ・設計/計画も運営部分も自分たちでできるなら人材派遣を活用すべき

ということです。