よくある共有フォルダの問題は、カオス化してしまっているということです。

こんな状態に思い当たるところがある方は要注意です。

① どこに何があるかわからない

・同じようなフォルダが乱立している（例：営業資料／営業用／営業_最新など）

・階層が深すぎる

・人によって保存場所にバラつきがある

→検索に時間がかかり、探すことが仕事化してしまう

② ファイル名がバラバラ

・「最終版」「最終版2」「最終版_確定」「最終版_本当の最終」

・日付形式が統一されていない（2024_01、2401、1月版など）

→どれが最新版か判断がつかなくなる

③ 同じファイルが複数存在

・コピーを繰り返して別フォルダに保存

・個人フォルダにも同じ資料がある

→どれが正しい情報か判断がつかなくなる

④ 不要・古いデータが放置されている

・使われていないフォルダが残り続ける

・退職者の引継ぎフォルダなど、捨てることができない資料が放置されている

→ノイズが増えて、必要な情報が埋もれる

⑤ アクセス権がぐちゃぐちゃ

・誰でも編集できて誤削除が起きる

・本来見せるべきでない情報が見えている

→セキュリティリスクが増加し、インシデント発生の温床になる

こうしたことが発生する本質的な原因は、文書化されたルールがなく、「秩序がない」ことにあります。

共有フォルダの利用者にとって、ある程度の指標となるルールブック＝ガイドラインは必要です。

ガイドラインがないために、次から次へと好き勝手なフォルダを作れてしまい、「あの資料どこいったっけ？」という会話が繰り返され、毎回似たような資料を作らされるという事態に陥ります。

とはいえあまりガチガチのルールにしてしまうと、逆に非効率が生じて本末転倒になります。特定の部署の業務に偏ったルールも良くありません。理想論だけを並び立てても、誰も守ってくれなければ意味がありません。部門横断的に適用できるよう、ある程度柔軟性のある内容とすることによってみんなが守ってくれるルールとなり、持続可能性が高まります。各部署のキーパーソンからある程度の聞き取りを行ってから作るのもよいでしょう。

共有フォルダの全ての領域を整理し、一気に進めようとすると大きな負担になります。様々な部署との調整が必要になりますし、かかってくる負担のことを考えると躊躇してしまい、なかなか最初の一歩を歩み出せないという企業も多いようです。そうしたことを避けるためにも、まずは優先順位を決め、最低限やるべきことに的を絞って着手するということがコツになります。このコツについてもう少し具体的に解説していきます。

①削減のコツ

・判断に迷うことなく、明らかに不要なファイルだけ削除する

・利用者が多く、利用頻度も高いフォルダを優先して着手する

　→その他のフォルダは一旦置き去りにしてもよい

・誰がいつまでにやるかということだけは確実に決め、期限を守る

②フォルダ構成見直しのコツ

・削減のコツ同様、利用者が多く、利用頻度も高いフォルダを優先して着手する

・上位に2階層～3階層くらいまで、「年度別」や「部署別」といった統一された基準でフォルダ分けをする。

・年度をまたがって使うファイルは、常用フォルダを設けて格納する

・今後新たに作ったファイルのみ新しいフォルダ体系で運用し、過去のものは「アーカイブフォルダ」に逃避させていったん無視する。（時間がある時に順次新フォルダに移行していく）

③ファイル名統一のコツ

・まずは基本構成を決める

・どれが最新版かが一目でわかるファイル名が推奨（時系列に並ぶようにするなど）

・フォルダ構成の見直し同様、過去のファイルは一旦無視し、新たに作成したファイルに新ルールを適用する。（過去のファイルは時間がある時に順次修正する）

④リバウンドしないためのコツ

・簡単にでよいので年に2回（半期ごと）にチェックする

・チェックは部門単位で、期間を決めて行う

・各部署に責任者を設ける

・アーカイブフォルダにはファイルを増やさず、新体系のフォルダのみにファイルを保存する