電子文書ルールの考え方と作り方 (2).作り方編

2021-08-13
前回に引き続き、「電子文書ルールの考え方と作り方」今回は「作り方編」です。実際にどうやって作成するのかを説明していきます。

電子文書のルールづくりどうやって作る?

さて、前回は電子文書ルールの考え方について説明をしました。今回は、実際に作成する方法を見ていくことにしたいと思います。さて、何から始めたらよいのでしょうか。

自社での要件と標準的なものとの両方の側面からせめて行きます。それではこの2つを見ていきましょう。
    ①自社での要件をピックアップ
    ②標準的なルールとの突き合わせ


①自社での要件をピックアップする

まずは一つ目の「自社での要件のピックアップ」です。電子文書のルールを作成しなければと検討している企業さまならばすでに会社の中からいろいろな声があがってきていると思います。
聞こえてきた声だけではなく、ムラなく情報を収集しましょう。
今、電子文書はどうなっているのか。みんなは何に困っているのか。会社として何が望まれているのかの情報を収集します。

この場合は、アンケートやインタビューなどの「定性的な調査」が適します。これらの特徴を見ていきましょう。

■定性的調査


【アンケート】

メリット: 広く情報を収集することができます。また結果が数値化しやすく、実行も比較的容易です。

デメリット: 深い意見はとらえにくく、記名式にした場合は本音が収集しづらいところもありあります。

【業務インタビュー】

メリット: 回答に対して質問ができ、ディスカッションが可能です。このため、深く掘り下げた情報を得ることができます。

デメリット: 時間的コストを要します。取得データも非定型となるため、分析にも時間が必要です。全員に対してのインタビューは現実的でないので選定された人からインタビューをとることになりますが、個の意見に左右されてしまうこともあります。

【トップインタビュー】

基本的なルールを作成する場合は、特に重要となる調査です。アンケートや業務インタビューはどうしても現場の困りごとや要望が中心となりますが、便利さや目の前の利益ではなく、会社がどうありたいかという視点からの意見を得られます。

次の定量的調査では現状を物量で把握しておきます。

■定量的調査


紙文書の場合は、ファイルメーターを計測しますが、電子文書の場合は、文書量はファイル数や容量などで計測します。

場合によりますが第2階層くらいまでのフォルダ単位で文書量を分けて測っておくと部門(または分類)ごとの状況が把握できます。

インタビューなどについて自社で行う場合は、なかなか本音の聞き取りが難しい場合があります。コンサルを入れるなど第3者であればより客観的な調査が可能です。

②ルール案のひな形を準備

次にルール案のひな形を準備します。規程やガイドラインをその構成も含めて1から考えるのが大変です。モデルとなるものを用意するとよいでしょう。

■文書管理規程


文書管理規程が既にある場合は、標準的なものと突合せをおこない、検討すべき項目をピックアップして1つずつ検討していきます。

文書管理規程が社内に存在しない場合は、モデルとなるものを入手します。

規程集などの図書にも文書管理規程が掲載されているので参考になります。ただし、その図書が発行された以前の情報となり電子文書に対して言及されているものは少ない可能性があります。

この組織の知カラサイトからは、文書管理規程のサンプルをダウンロードすることができます。

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■文書管理ガイドライン


文書管理ガイドラインでは、規程とは異なりより具体的なルールを取り決めます。具体的なゆえに改定も多く発生します。規程とガイドラインを分けておくことにより、承認プロセスが異なります。

文書管理ガイドラインも規程同様、サンプルをダウンロードすることができます。

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※どんなことが必要か
具体的なルールが盛り込まれることになるのですが、それでは電子文書のルールとしてどんなことを示したらよいのでしょうか。前回の考え方にも示しましたが、ライフサイクルのシーン、利用シーンに沿って決めていくと網羅的になります。
以下に例を示します。

【ファイル名の付与の記載例】
  ファイル名は、原則以下のように付与する。
  [日付]_[文書の分類]_[文書の種類] 
  日付は西暦4桁で示す。
  文書の分類は、顧客名、案件名、期などを示す。
  文書の種類は、見積書、報告書、通達などを示す。

【電子文書を保存したメディアの廃棄方法の記載例】
  文書が保管されたCDやDVD、DATなど記録メディアを廃棄する場合は、
  部内の専用シュレッダーにかけるか、専用の廃棄ボックスに廃棄する。

かならず実践する

ルール自体の評価は実践することで示されます。
上記の基本的なルールである文書管理規程、そしてより具体的なルールである文書管理ガイドラインを作成後は、社内で周知され実践に移行されます。
作成したルールに足りない部分や実践にそぐわないものがあるかもしれません。もしかしたら、あまり理解されずにスタートしてしまったかもしれません。

ルールが実践されているかどうかは、半年あるいは1年運用した後にアンケートをとることや監査を行うなどで評価し、ルールにフィードバックすることをお勧めします。
この時、基本的ルールを規程、具体的ルールをガイドラインとしたことで、具体的な変更であればガイドラインだけですませることができます。

■■ まとめ ■■

今回は、電子文書のルールの作り方を説明しました。①社内の要件のピックアップ②ルール案のひな型を使う ことがポイントになります。これから電子文書が主流になってきますのでぜひ見直してみたらいかがでしょうか。

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