【アンケート】

メリット：　広く情報を収集することができます。また結果が数値化しやすく、実行も比較的容易です。

デメリット：　深い意見はとらえにくく、記名式にした場合は本音が収集しづらいところもありあります。

【業務インタビュー】

メリット：　回答に対して質問ができ、ディスカッションが可能です。このため、深く掘り下げた情報を得ることができます。

デメリット：　時間的コストを要します。取得データも非定型となるため、分析にも時間が必要です。全員に対してのインタビューは現実的でないので選定された人からインタビューをとることになりますが、個の意見に左右されてしまうこともあります。

【トップインタビュー】

基本的なルールを作成する場合は、特に重要となる調査です。アンケートや業務インタビューはどうしても現場の困りごとや要望が中心となりますが、便利さや目の前の利益ではなく、会社がどうありたいかという視点からの意見を得られます。

紙文書の場合は、ファイルメーターを計測しますが、電子文書の場合は、文書量はファイル数や容量などで計測します。

場合によりますが第2階層くらいまでのフォルダ単位で文書量を分けて測っておくと部門（または分類）ごとの状況が把握できます。

文書管理規程が既にある場合は、標準的なものと突合せをおこない、検討すべき項目をピックアップして1つずつ検討していきます。

文書管理規程が社内に存在しない場合は、モデルとなるものを入手します。

規程集などの図書にも文書管理規程が掲載されているので参考になります。ただし、その図書が発行された以前の情報となり電子文書に対して言及されているものは少ない可能性があります。

この組織の知カラサイトからは、文書管理規程のサンプルをダウンロードすることができます。

フルセットはプロダクトとして販売しています。

文書管理ガイドラインでは、規程とは異なりより具体的なルールを取り決めます。具体的なゆえに改定も多く発生します。規程とガイドラインを分けておくことにより、承認プロセスが異なります。

文書管理ガイドラインも規程同様、サンプルをダウンロードすることができます。

フルセットはプロダクトとして販売しています。