文書分類は、文書管理ルールの中で具体的かつ実践的なルールです。文書分類表を作成し、各文書がその分類のどこに入るかということが決まれば、個別の文書のライフサイクルも明確になります。

文書管理規程や情報セキュリティ規程などに定められた秘密区分を文書の分類毎に割り当てます。

例：厳秘、秘、社外秘

文書の保存期間を分類毎に割り当てます。法定保存文書の場合は、法律で定められた以上の期間とする必要があります。

例：1年、３年、５年、７年、永年

保管期間は紙文書であれば執務室に置いておく期間、電子文書であれば普段使用している保存領域においておく期間です。活用期は取り出しやすい場所に置き、非活用期は紙文書であれば倉庫や、電子文書であればアーカイブ領域などに移動させます。

規程等常用の文書はずっと手元に置くこともあるため、保存期間と同じになることもあります。

例：1年、３年、５年、７年、永年

その分類の文書がどのような経路をたどるのかを分類毎に示します。

例：執務室→倉庫→廃棄

　　執務室→廃棄

業務に合わせて分類を作成していく方法です。部門やプロセスを分類基準にします。統制が計りやすいのがメリットですが、現場の実務に即さないこともあります。

実際の文書を見ながら、それらをまとめることで分類を作成する方法です。実務に即した分類を作成できることがメリットですが、分類作成に時間を要します。

分類基準表は分類毎に保存期間を示します。どの分類に属するかが示されていれば廃棄時期も明らかになります。また、誤廃棄も発生しにくくなります。

分類基準表に根拠法やその保管期間などを明示することで安心して保存したり廃棄したりすることができるようになります。また、どの文書を所有しているかも明白になります。

・文書が探せない、・電子文書を格納するフォルダどうなっているのかわからない

作成した分類はキャビネットの配架やファイルサーバーやクラウドドライブのフォルダ構成に使用すると文書が整理され、探しやすくなります。

今まで、担当者にしかわからなかったファイルの場所も、他の人でも探し当てることができるようになります。

ファイルごとの台帳を作成し、作成した分類を割り当てます。ファイルそのものは文書にアクセスしやすいように、分類順にキャビネットに配架します。

背表紙が無い場合やその情報が不十分な場合は、背表紙を台帳や分類表のデータで作成し貼付します。

作成した分類に基づいてファイルサーバーやクラウドドライブのフォルダ分けをして、電子文書のファイルをそのフォルダに移動させます。

これは、とても時間と手間のかかる作業になります。簡単にはできないことなので、計画的に進める必要があります。

※共有フォルダの整理については、以下のホワイトペーパーを参考にしてみてください。 

業務が時代のトレンドによって変わっていけば、取り扱う文書も変わります。法律が変わって法定保存年限にも変化があるかもしれません。

このような理由から、分類基準表は定期的な見直しが必要となります。年に1回は見直すことをお勧めします。