「文書を探すことができますか？」と聞かれ、あなたは「探せる」と回答できるでしょうか。もちろん、現在関わっている案件であったり、自分が担当している文書は問題なくサクっと探せるのではないかと思います。

この質問を「他の人が作成した文書を探せますか？」に変えると、「探せない」「自信がない」と答える人が増えていきます。

他の人の仕事には関わらないし、その人に聞けばいいからという意見もありますが、仕事の属人化を防ぐため、また、リモートワークなどで常に同僚が側にいることがなくなっていることを考えると、「組織の文書がしっかりと探せること」は重要です。

文書分類表があれば、組織がどんな文書を管理しているかが一望できます。
紙文書であれば分類を置き場所や背表紙に紐つけておけば、文書にすぐにアクセスできるようになります。
電子文書においても、フォルダ構造に紐つけておけば同様に文書へのアクセスが容易になります。

文書分類表には文書を容易に探せるようになるいうメリットの他に、組織の文書の保有状況を社内外に示すことができるというメリットがあります。

組織で何か問題が発生したときに、情報の開示が求められます。その際にその文書の保有状況を素早く請求先に開示や説明できます。また、その問題の原因究明や対策に取りかかることが容易になります。