組織の中でルールを定めて規程などを配布しても、なかなか定めたルールが根付かずに形骸化していくことが多くあります。
この理由には次のようなことが考えられます。

〇体制が確立・機能していない
文書管理を組織として維持していくためには、権限と責任を明確にした体制を構築しなければなりません。
組織全体を統括する統括責任者をはじめ、各部署におけるマネジメントを担う文書管理責任者、文書管理責任者の下で実務的な業務を担う文書管理担当者などです。

この体制は権限や責任が明確になっていないと機能しません。
誰が・いつ・何を・どのようにやるのかを定めることが重要です。

また文書管理に関するコミュニケーションもポイントです。
文書管理の責任者や担当者は部門ごとに配置されるため、
問題点や課題などを共有するうえで、部門横断的な連携が求められます。

半年に一回程度、定期的にレビューをするための定例会を実施するなど、
情報共有を図る場があるとよいと思います。
こうした見直しをする取り組みもルール化し、PDCAサイクルを機能させるとよいでしょう。

〇教育が不十分
ルール化されていても組織のメンバーが理解していなければ根付きません。
定期的な教育機会を設けることで、文書管理に対する理解を得ることが期待できます。
半年に1回あるいは年に1回でも、全員を対象にした文書管理研修などの教育機会を設けるとよいでしょう。

また文書管理責任者や担当者などのキーパーソンを対象に、外部の専門機関を利用したOff-JTを実施するのも有効です。
文書管理をテーマにした研修などを実施しているところの一つとして、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会があります。同協会は、「文書情報マネジメント」の普及・啓発をはじめ、「文書情報管理士」という文書管理エキスパートを育成する資格制度を設けています。

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）文書情報管理士

〇環境が変化してしまう
組織には様々な変化があります。合併や組織変更、それらに伴う人事異動などです。こうしたことで責任や権限が曖昧になってしまうことが考えられます。
また移転やオフィスの改装があると紙文書の保管場所が変わりますし、ファイルサーバーの入れ替えやクラウドへの移行などがあれば保管領域に変化が生じます。情報システムの導入なども考えられます。そういったことがきっかけで現状のルールでは維持できなくなって、形骸化してしまうことがあります。
これらの変化があった際には、やはり先述の体制が機能していることが重要になります。
それぞれが役割を果たしてルールを遂行できるよう、組織を維持していかなくてはなりません。
環境の変化に対応してルールをきちんとメンテナンスすることが重要です。

文書管理ルールやその習慣をどのように理解してもらい、根付かせればよいのでしょうか。
考えられる施策を挙げてみましょう。

〇現状を把握する
なぜ文書管理が習慣化しないのか、どのような施策が必要なのか、それを知るために現状を調査します。
調査の内容としては、具体的には次のようなものがあります。

・アンケート
ユーザーたちが抱える要望や問題点などに関する情報を、広く収集することができます。また文書管理に対する意識や実施徹底度を確認することもでき、有効な手段となります。

・インタビュー
アンケートの結果を踏まえて、特に深堀して収集したほうがよい情報を直接聞き取ります。会話のなりゆきで思いがけない情報も収集できることもあるのでこちらも有効な手段です。

・現状のルール
アンケートやインタビューの結果と現状のルールに乖離が無いかをチェックします。機能していない内容や現在の業務にマッチしていないものは削除や改訂することを検討します。また厳格すぎるルールは業務の非効率を生むことがありますので、現実的な業務環境にマッチしたルールに改善しましょう。

・保管状況の調査
紙文書、電子文書の保管状況を調査します。
紙文書はキャビネットを調査し、文書量やファイリングの状況等をチェックします。近年、多くの企業では保管量が減少して電子中心の業務習慣に移行している中、なぜ紙文書が残っているのか、電子化することは可能かどうかなど、目視で感触を掴むことも重要です。閲覧頻度がある程度多い文書は電子化するのが有効ですが、マニュアル類や図面、規格書などの中には、紙であるほうが取り扱いやすいようなものもあります。調査で得た情報は、廃棄・倉庫行き・電子化・継続保管などの選別基準を設ける糸口になります。
電子文書はプロパティデータを取得することで、ファイル数やファイル容量、参照されていない古いファイルや重複ファイルなど、保管状況の傾向を把握することができます。またフォルダ構成やファイル名などの情報も取得できるので、ルール通りに保管されているかをチェックしましょう。

こうした調査から課題を抽出し、具体的な対策を講じます。

〇文書管理研修の実施
先にも記しましたが、文書管理研修の機会を設けることは重要です。
文書管理の基本的な知識をはじめ、現在の体制に関しても触れます。また紙文書の保管方法や要不要の選別方法、電子ファイルのフォルダ構成やネーミングルールなど、先述の調査で判明した課題や改善策などを含め、各部各自が行う具体的な内容を伝えることも有効です。
研修後には簡単なテストを行い、理解度をチェックするのもよいでしょう。

〇定期点検
チェックシートをデータで作成し、各部署に配布します。
チェックシートには各部署に配置されている文書管理責任者を通じて、組織のメンバーへ記入の依頼をします。
チェック項目は、先述の調査結果を踏まえて設定します。具体的には文書管理に対する意識や理解度、ルールの実施徹底度などが考えられます。チェックした結果はスコア化できるようにしておくとよいでしょう。
スコアに応じてA～Dくらいまでのランク付けを行い、部署ごとの評価と次回までの目標設定を行うことも有効です。
こうしたPDCAサイクルを機能させることで、徐々に文書管理が習慣化して企業文化として根付いていきます。

今回は文書管理を組織に根付かせるための維持管理のポイントをご紹介しました。
ルールの改定や維持管理のための施策、文書管理研修などに取り組まれたい方は、ぜひご相談ください