維持管理に必要なポイントをまとめてみました。 これがないと文書管理が維持できないので、 チェックしてみてください。

①体制を作る ②制度を作る。 ③ルールを作る。 ④運用をチェックする仕組みを作る。

①減量 紙文書でも電子文書でも仕事をする度に増加していきます。 そこで、必要なくなったものは減量していきますが、 会社全体や部門全体で行うことによって、 個人で判断不可能なものも対応でき、 組織的な効果が表れます。

②意識付け 文書管理のような即効性のない取組みは、 なかなか浸透しにくいという難点があります。 その必要性やその効果などを 組織内に対して啓蒙します。

③整理方法ルールなどの認識 ルールの再認識をしてもらいます。 忘れていたり、認識が間違っていたり することもあるため、 再教育を行います。 また、新しく組織に入って来た人もいます。 その人たちのために教育も行います。

それでは、上記で説明したようなこと行うためには、具体的に何をやったらよいのかを示します。

①内部監査 社員が減量、意識、整理の状態などを項目化して監査を行い、評価します。結果を是正事項としてまとめ、文書管理委員会に提出します。文書管理委員会では、課題として改善を検討します。

②キャンペーンの実施 減量や整理整頓などの見直しを時期を決めて行います。 アンケートなどを行い、各個人の意識調査します。

③教育 文書管理の目的や意義の理解とルールの認識、整理方法の説明など、再教育や新人のための教育を行います。