またごちゃごちゃ?文書管理を継続しよう!

移転の機会にペーパーレスを導入した。お金をかけて什器を整えた。 しかし、いつの間にか文書が増えて、元の文書の氾濫状態に戻ってしまったというご相談がよく持ち込まれます。 今回は、維持管理に必要なことをまとめてみました。

問題は、ルールづくりか?

せっかくお金をかけて電子化してペーパーレスにしたのに、カッコイイ什器を揃えてファイリングを導入したのに、1年経って見たら、また机の上はごちゃごちゃで足下には紙文書が置かれている。 こんなときには「ルールがないから」と気づきます。

ルールがあっても守れない、実行出来ない

ルールがなければみんなはどう動いていいのかわからない。
そうです、ルールは必要です。
では、ルールを決めたら
実行に移せるのでしょうか。

ルールどおりに動くようにする、維持管理の仕組みが必要になります。

維持管理に必要なポイント


維持管理に必要なポイントをまとめてみました。 これがないと文書管理が維持できないので、 チェックしてみてください。

①体制を作る ②制度を作る。 ③ルールを作る。 ④運用をチェックする仕組みを作る。

①②については、前回の記事に詳しく書かれています。

運用をチェックする仕組みとは?

①体制、②制度、③ルールは、取り決めであり、 実行に必要な基本的なことです。

④の運用をチェックする仕組みを作るは、 実行に直結します。

運用チェックを組織内で行い、 是正を促し改善していく仕組みを作りましょう。 組織内でISOなどを行っているのであれば、 それらに文書管理項目も意識的に入れて 既にある仕組みの中に組みこむことになり 実行もしやすいのではないでしょうか。

文書管理特有の事項もありますので、 それらについては別の検討や取組みも必要とします。

文書管理特有の取り組むべき事項とは?


①減量 紙文書でも電子文書でも仕事をする度に増加していきます。 そこで、必要なくなったものは減量していきますが、 会社全体や部門全体で行うことによって、 個人で判断不可能なものも対応でき、 組織的な効果が表れます。

②意識付け 文書管理のような即効性のない取組みは、 なかなか浸透しにくいという難点があります。 その必要性やその効果などを 組織内に対して啓蒙します。

③整理方法ルールなどの認識 ルールの再認識をしてもらいます。 忘れていたり、認識が間違っていたり することもあるため、 再教育を行います。 また、新しく組織に入って来た人もいます。 その人たちのために教育も行います。

具体的な取組とは?


それでは、上記で説明したようなこと行うためには、具体的に何をやったらよいのかを示します。

①内部監査 社員が減量、意識、整理の状態などを項目化して監査を行い、評価します。結果を是正事項としてまとめ、文書管理委員会に提出します。文書管理委員会では、課題として改善を検討します。

②キャンペーンの実施 減量や整理整頓などの見直しを時期を決めて行います。 アンケートなどを行い、各個人の意識調査します。

③教育 文書管理の目的や意義の理解とルールの認識、整理方法の説明など、再教育や新人のための教育を行います。

文書管理は仕事のパフォーマンスに影響します。 そのゆえにPDCAサイクルにのせて維持管理していく必要があります。

また、業務変化による要求事項に応える、 進歩するICT化への対応など、 定期的に見直すタイミングをうまく使えば、 効果的に発展させることができ、 組織の知カラを高めることになるでしょう。

コンサルティング事業部/石川

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