紙文書や電子文書の整理削減活動に取り組んだものの、定期的に手当てをしてあげないとすぐにリバウンドし、文書が溢れかえってしまいます。今回はリバウンドしないための文書管理のメンテナンスについてご紹介します。
①組織変更があった
組織の体制が変わると、
これまでの業務習慣も変わることがあり、
これまでの文書管理ルールが業務にマッチせず、形骸化することがあります。
また電子ファイルを保管している共有フォルダーにおいて、
部署名がフォルダー名になっている階層があると、組織変更があった時に大変です。
旧組織名称と新組織名称でフォルダーを分けて使うとなると、
ファイルが重複する可能性が高まります。
毎年継続する案件に関するファイルや、現在も続いているプロジェクトに関するファイルは、
新組織のフォルダーにコピーをして利用し、
旧組織名称のフォルダーにあるファイルは、そのまま消去しないためです。
組織変更にも柔軟に対応できるよう、
その組織固有の、あるいはその時代特有の組織名称をフォルダー名にすることは控え、
業務上の機能をフォルダー名にすることをお奨めします。
②新人配属や人事異動があった
③時間の経過とともにルーズになってしまう
先述の通り、せっかく文書管理のルールを策定し整理削減に取り組んでも、
手つかずの状態で放置しているとあっという間にも元に戻ってしまいます。
そうしたリバウンドを防ぐにはどうしたらよいのでしょうか?
①文書管理ルールを見直す
②実地点検を行う
③文書管理研修を行う
組織の知カラとは?
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もし文書管理ルールを見直すのであれば、是非この資料を見てみましょう。文書管理の必要性、課題、解決策などにについて解説した資料となっています。
このページでは以下の説明と資料のご案内をしています。
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