紙文書や電子文書の整理削減活動に取り組んだものの、定期的に手当てをしてあげないとすぐにリバウンドし、文書が溢れかえってしまいます。今回はリバウンドしないための文書管理のメンテナンスについてご紹介します。

組織の体制が変わると、
これまでの業務習慣も変わることがあり、
これまでの文書管理ルールが業務にマッチせず、形骸化することがあります。

また電子ファイルを保管している共有フォルダーにおいて、
部署名がフォルダー名になっている階層があると、組織変更があった時に大変です。
旧組織名称と新組織名称でフォルダーを分けて使うとなると、
ファイルが重複する可能性が高まります。
毎年継続する案件に関するファイルや、現在も続いているプロジェクトに関するファイルは、
新組織のフォルダーにコピーをして利用し、
旧組織名称のフォルダーにあるファイルは、そのまま消去しないためです。

組織変更にも柔軟に対応できるよう、
その組織固有の、あるいはその時代特有の組織名称をフォルダー名にすることは控え、
業務上の機能をフォルダー名にすることをお奨めします。

先述の通り、せっかく文書管理のルールを策定し整理削減に取り組んでも、
手つかずの状態で放置しているとあっという間にも元に戻ってしまいます。

そうしたリバウンドを防ぐにはどうしたらよいのでしょうか？