文書廃棄が必要なわけ 共有フォルダは大丈夫?

2022-11-11
文書や情報の廃棄はきちんとできていますか?紙文書はファイリングシステムの浸透で実行されているものの、電子文書の廃棄まで組織的に実行することがなかなか行なわれていない組織が多いようです。
今回は、廃棄に着目してみましょう。

文書のライフサイクルの最後は「廃棄」

文書のライフサイクルは文書が生まれてから死ぬまでを表します。発生→処理→保管→保存→廃棄の順番に進みます。
文書のライフサイクル
「廃棄」という言葉はネガティブですし、廃棄するときには「誤廃棄したらどうしよう」とか「電子文書だったら場所を取らないし」とか考えがちで躊躇することがあるかもしれません。しかし、とても重要な役割を担っています。

「廃棄」のメリット

文書の廃棄にはどんなメリットがあるのか考えてみましょう。

■保管スペースの削減(紙文書の場合)

まず、紙文書をイメージしてみましょう。

文書を廃棄することは、保管スペースの削減になります。もし、発生した紙文書を廃棄せずにそのまま保管していたら、オフィスのスペースはいくらあっても足りません。
他の場所に移すという方法もありますが、文書庫はいっぱいになってしまいますし、外部の倉庫に移管するといっても年々契約スペースは増加し支払い金額も上がっていってしまいます。

紙文書の場合は、ファイリングという技術が昔からあって、文書の見直しを行うタイミングが年1回設定されることになります。その際に文書は置き場所を変えながら不要と判断されれば削減され、文書量が減っていく仕組みとなっています。
多くの企業では1回や2回、ファイリングを導入されたりして、紙文書に関しては増加しないようなルーティンが構築されているのではないでしょうか。

文書のライフサイクルと保管場所
一般的には執務室には、今年度分の文書と昨年度分の文書が保管されます。
保存期間2年を超える文書は、建物内の文書庫か外部倉庫に保存されます。
保存期間を過ぎた文書は廃棄され、歴史的価値のある文書はアーカイブセンター等に移管されます。
この文書を移動させるタイミングで、それぞれ廃棄を行い、文書が増えない仕組みができています

紙文書の整理削減などの仕組みが整っていない、増えた紙文書の削減にお困りの方は、こちらの記事をご覧ください。

■保管スペースの削減(電子文書)

紙文書は、目に見えるものなので、削減されているか整理されているかが非常にわかりやすいものです。しかし、電子文書はどうでしょうか。
「電子文書は保管スペースを取らないから、とっておいてもいいのでは」という意見も聞かれます。たしかにファイルサーバーの大きさとそこに入る電子文書の数は、キャビネットに入れた紙文書で換算したら、比べ物にならない量になります。そのようにスペースを削減できるのも、電子文書のよいところと言えるでしょう。

しかし、それは廃棄しなくてよいということにならないのです。

保管スペースの観点からすれば、社内にあるファイルサーバーでも、容量が追いつかなくなったら、増設しなくてはなりませんし、クラウドドライブは使用可能な容量によって、金額が変わりますので、廃棄を進めればコストの削減になります。

■必要な情報を見つけやすくなる(紙文書・電子文書)

次にメリットとしてあげるのは、紙文書でも電子文書でも廃棄しスリムにすることで必要な情報が見つけやすくなることです。
仕掛り中の仕事の場合は、紙文書でも電子文書でも微妙なバージョン違いの文書が保管されていると思います。また、それらは複数の関係者に配布されます。つまり、似たような文書がたくさん存在していることになります。
ファイルサーバー中の文書を見つけようとして、タイトルで検索したら同じタイトル、あるいは、似たタイトルの文書がたくさん表示されてしまい、何を選んだらいいかわからない状況になるようなことはないでしょうか。
情報を探索するときに、母集合となるものをなるべく小さくすることで、見つけやすくなります。

■リスクの軽減(紙文書・電子文書)

廃棄をすることによって、リスクの軽減もできます。
情報漏洩などのリスクから守ることもできます。特に個人情報のある文書は要注意です。個人情報保護法では、一定期間経過後に特定の種類の情報を削除しなければなりません。
情報を守るという観点からも廃棄は非常に重要となります。

電子文書の「廃棄」はルール化されているか?

紙文書はファイリングシステムがあるため、それが機能していればあまり心配する必要はないかもしれません。また、紙文書で業務を行うことは、昨今のペーパーレス化推進によって、活用や保管は電子化されているため、紙文書はどこの企業でもかなり減少しており主体は電子文書となっています。

様々な電子文書はファイルサーバーやクラウドドライブで管理されることが多いですが、特にルールがない場合は、かなりの無法地帯になっており、必要ないファイルが大量に存在しています。

ファイルサーバーやクラウドドライブの整理については、弊社に対するお問い合わせも多く、多くの企業で課題となっているようです。これを解決するには、管理ルールを定めそれに基づき整理削減を行う必要があります。

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「廃棄」からアーカイブへ

文書は法的価値、業務的価値があると同時に歴史的価値も存在します。
文書のライフサイクルの最後にある「廃棄」ですが、歴史的価値のあるものは、別部署での保管が必要です。
別部署とは具体的に社史編纂室とか、アーカイブ室とかいう部署になります。このような専門部署に管理してもらうことによって、歴史的価値を活かすことができます。

歴史的文書の保存の位置づけ
以下は、専門部署における企業の歴史的価値のある文書の管理と活用について紹介された事例となります。

■■ まとめ ■■

今回は、文書の「廃棄」、特に今後必要になってくる電子文書の廃棄について考えてみました。
廃棄をすることにより、「保管スペースの削減」「情報を特定しやすくなる」「リスク軽減」のメリットがあります。
また、歴史的価値のある文書も見逃すことなく、アーカイブへ移管することも検討しましょう。

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文書コンサルティング/石川

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