電子ファイルを削減する!

紙文書を電子化する動きが加速すると、共有サーバがいっぱいになってきます。不要な電子ファイルは削減し、ストレージ容量は一定に保たなくてはなりません。今回は電子ファイルの削減方法についてご紹介します。

現状を知る

効率的に電子ファイルを削減するには、
自社が利用している共有サーバがどのような状況にあるかを知る必要があります。

①ファイル数とファイル容量

当然のことながら、この2つの指標は知っておく必要があります。
まずは部署ごとのファイル数とファイル容量の情報を取得します。
しかし部署によって所属人数が異なるため、その値だけを見て占有率を判断すると不公平が生じます。
そこで部署ごとのファイル数・ファイル容量を所属人数で割って、一人当たりファイル数と一人当たりファイル容量を出します。
そうすることで部署ごとの占有率を公平に判断することができます。
占有率の高い部署には、優先的に手当てをしてあげなくてはなりません。

②ファイルの種類ごとの分布

共有サーバの中にはワードやエクセルをはじめ、
PDFやデータベースファイル、メール、画像、動画ファイルなど、様々なものが保管されています。
そうしたファイルの種類ごとに、ファイル数やファイル容量がどのような分布になっているかを知ることも必要です。
広報部門などは動画や画像ファイルが多い傾向がありますし、
設計部門などはオートキャドなどの作図データやPDFが多い傾向があります。
業務の性質に応じて様々な特徴がありますので、
特に占有率の高いファイルの種類(拡張子)に注目して、削減を奨励します。

③ファイルサイズごとの分布

1MB以内、10MB以内・・・100MB以上など、ファイルの分布状況を把握します。
こちらも同様に、ファイルサイズの大きなファイルを数多く持っている部署に対して指摘をし、削減を奨励します。

④最終更新日からの経過年数の分布

1年、3年、5年・・・10年以上など、最終更新日からの経過年数ごとの分布状況を把握します。
年数が経過したファイルを多く持っている部署は、不要なファイル=削減可能なファイルをたくさん持っている可能性が高くなります。
ただし研究部門やアーカイブズ部門などは、長らく更新されていないファイルでも価値は高いものが多くあります。
その場合はもちろん削減対象から外れますし、
安全なアーカイブメディアなどに保管しておくとよいでしょう。

参考の製品・サービスはこちら。
富士フイルム アーカイブメディア
ソニー ODC5500R

削減手順をマニュアル化する

各部署が円滑に削減を進められるよう、削減手順をマニュアル化します。
削除してしまってよいのかどうか、メンバーが迷うことがあります。
最も多いのは退職者や異動者の引継ぎファイルです。
使っていないような気もするし、、、見返すことがあるような気もする。。。
そのような感じでみんなが迷わないよう、削減基準をマニュアルに示します。
よくある質問をFAQとしてまとめておくのもよいでしょう。

また先に述べたような調査結果を踏まえた内容も盛り込みます。
一人当たりファイル数が多い部署や動画・画像ファイルが多い部署などに対しては、
そうしたファイルを優先的に削減するような内容をマニュアルに記載すると効率的です。

プロジェクト化してマネジメントする

多くの場合共有サーバの削減は、情報システム部門や総務部門の先導で実施するのが一般的ですが、ただ削減を奨励し告知するだけではみんなは動いてくれません。
一定期間内に終わらせることを前提としたプロジェクトとして始動したほうが成果は出ます。

・責任者はだれか:責任や権限を明確にする

・いつまでにやるか:期限を明確にする

・やり方はどうするか:マニュアルを作成する(先述のとおり)

・役割はどうするか:共有サーバ内の領域で役割分担をする

効果を可視化する

削減活動が完了したら、効果を検証します。
先述の「現状を知る」のところで示した指標ごとに、効果がどうであったかを可視化して検証します。

・ファイル数とファイル容量

目標の値に達したかどうかを検証します。

・ファイルの種類ごとの分布

どのようなファイルの種類が削減される傾向にあるか、
貢献度の高いファイルをチェックして、今後の削減に役立てます。
あまり削減されていないファイルの種類に対しては、
まだ削減の余地がないかを確認します。

・ファイルサイズごとの分布

ファイルの種類ごとの分布同様に、
どのくらいのファイルサイズのファイルが削減に貢献しているか、
またファイルサイズの大きなファイルを中心に削減の余地がないかを確認します。

・最終更新日からの経過年数の分布

多くの部署は古いファイルほど削減に貢献する傾向があるので、
古いファイルが削減されていない部署に対しては、まだ削減の余地がないかどうかを確認しましょう。これまでの事例では、経過年数が5年以上のファイルから急速に削減される傾向があります。

今回は、「まずは減らす!」という観点で、
電子ファイルの削減に焦点を当てました。
しかしペーパーレスやリモートワークを浸透させるためには削減だけではなく、
検索性を高める措置も必要です。
それを知りたい方はこちらまで。

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