電子文書の原本性を確保する

ペーパーレス化が加速化する中、従来の紙保管から電子保管に切り替えたい企業が増えています。その一方で電子文書の原本性への不安を感じる企業も多いのではないでしょうか。今回は電子文書の原本性確保についてご紹介します。

e文書法とは?

紙保管から電子保管に切り替えたいと考える時、
最初に思い浮かぶのはe文書法ですよね？

e文書法というのは呼称で、
正式には「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」と言い、
2005年に施行されました。

中身を簡単に解釈すると、「これまで紙で保存していたものを、どんどん電子データで保存してもいいよ！」ということになりますが、
実際にはe-文書法の適用要件は各省庁により定められており画一的なものではありません。
主な要件としては「見読性」「検索性」「完全性」「機密性」の4種類で、
税金、医療などを除いて大半が「見読性」のみとなっています。

しかしながら各法令におけるこれらの要件を充たす横串の仕様は定められていません。

見読性の要件

見読性の要件としては、
「ディスプレイの画面や書面として、整然とした形式・明瞭な状態で速やかに出力できること」となっています。

■ファイル形式：PDF等、汎用性の高いファイル形式の使用
■スキャニング：解像度200dpi以上を確保
■画面のハードコピー：1ページの記録情報が分割されることなく出力
■外部記録媒体：読み取り可能なメディアへの移し替え(フロッピー → CD、DVD等）
■定期的なファイルの展開検査：データの破損が無いかのチェック

検索性の要件

検索性の要件はシンプルで、
「必要な情報を速やかに検索できること」です。
そのための手段として、データベース化やOCR処理、探しやすいフォルダ構成などが考えられます。

完全性の要件

完全性の確保については規制が緩和されつつも、
税金や医療、消防などの文書に義務付けられています。

税金関係の文書の電子保存については電子帳簿保存法に定められています。
（電子帳簿保存法では完全性を真実性と呼んでいます）
令和3年度の改正（令和4年4月1日施行）により、
税務署の事前承認制度やタイムスタンプ要件、検索要件などが緩和され、
令和6年1月から税金関係の書類は電子データ保存に切り替わります。
完全性や真正性を証明する必要がある書類は、
税金関係や医療関係の書類の他、やはり係争時に提示する証拠書類などになります。
これらに完全性を確保させるとなると、
タイムスタンプや電子署名、版管理などが必要になりますが、
今のところ電子文書に法的証拠能力、原本性を100％保証できる方法はありません。
日本の裁判は自由心証主義に基づくということや、判例がまだ少ないということが主な理由となります。
したがって係争時に証拠書類となり得る書類で、電子的な保存に不安やリスクを感じる場合は、どうしても紙での保管となってしまいます。
裁判に備える文書以外でも、各種監査で監査人から紙での提示が求められている場合は、原則その指示に従うということになります。
このあたりが日本では電子データでの保存が進まない障壁となっているのですが、
それでも先に述べた規制緩和により、これから加速的に進んでいくことを期待したいですね。
なおタイムスタンプについては総務省から、
信頼度の高いタイムスタンプについてのガイドが出ていますのでご参照ください。

https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/top/ninshou-law/timestamp.html

今回は電子データの原本性の確保についてご紹介しました。
これからも様々な規制緩和が続き、電子データでの保管が主流になっていきます。
時代に乗り遅れることのないよう、必要な準備を進めていきましょう。