企業を守る文書情報マネジメント

文書管理の効果には、コストの削減、情報共有、コンプライアンス対応などがあげられますが、
今回は企業を守る視点での文書管理の効果について説明します。

企業を守る視点

企業を守るというと、
運用資金は十分であるかとか、
建物などの安全性は担保されているかとか、
災害時の対策はできているかということを思いつかれるかもしれません。

文書管理の視点でも同様に企業を守るポイントがあります。
  1.法定保存文書を保存する
  2.訴訟などに備える
  3.バイタルレコードを管理する

今回はこの3つのポイントをあげてみました。

1.法定保存文書を保存する

■法定保存文書とは

企業が保有している文書には、その保存期間を法律で定められているものがあります。
これを「法定保存文書」といいます。
例えば、
  ・税務関係書類:請求書、領収証
  ・労働基準法で定められたもの:賃金台帳、労働者名簿
などがあげられます。

■法定保存文書を確定する

企業は、関連した法律の下で事業を行っており、
業種や設備によって関連する法律は異なります。
建築関係であれば、建築基準法や建設業法、
金融関係であれば、銀行法などとなります。
また、同じ文書が異なる法律で規制されていることもありますが、
その場合は長い保存年限に合わせて管理します。
関連する法律を確認し、業務上作成される文書を確定することが必要になります。

■文書のライフサイクルに合わせた保管

法定保存文書を確定したら保存年限を示した台帳を作成し、
だれが見てもわかるように保管します。
文書管理台帳の例

2.訴訟などに備える

■証拠としての保管・保存

企業は何かしらのトラブルに見舞われることがあります。
そのための証拠として文書を整備し保管しておく必要があります。
例えば、契約書に関しては、
法人税法上の取引証憑書類としては 最低7年保存が原則ですが、
顧客との取引内容を示す文書として、
それを越えた保存年限を設定している企業が多く見られます。

■文書を整理・保管していないとどうなるのか

訴訟やトラブルに見舞われたとき、
その企業の関係者は自らの正当性を証明するために証拠を揃えなければなりません。
そして、主に記録がその証拠となります。
しかし、もしもまったく文書が整理保管されていなければ、
その記録を探すのにとても労力がかかります。
もしかしたら、証拠となる文書が見つからない、
あるいは十分に揃わないかもしれません。
記録が見つからないので、関係者への聞き取りから行うことになれは、
それにかかるコストは大幅に増加します。

■関係文書をホールドする

訴訟やトラブルに見舞われた場合は、もう1つ忘れてはいけないことがあります。
それは、関係する文書の保有期間を延長するなど、
予め決められた保存期限とは別に設定しておくことです。

管理台帳には文書の保存期限が明示されて、
ある一定期間が来ると倉庫保管や廃棄されることになります。
通常の場合はこのフローで問題ありませんが、
進行中の訴訟やトラブルに関係した文書がその中にあれば
それも同じように処理されてしまいますので、その点には注意が必要です。

3.バイタルレコードを管理する

■バイタルレコードとは

事業を継続する上で必要不可欠な記録をバイタルレコードと言います。
その記録が失われれば、事業に支障をきたしてしまうようなものです。
昨今は地震や洪水など災害が増えていて、
建物自体が破壊されてしまうことも少なくありません。
また、海外に進出する会社も増え、
日本企業がテロに巻き込まれる可能性も大きくなって来ています。
このため、バイタルレコードをしっかり特定し、
安全に管理することが必要になります。

■バイタルレコードを確定する

では、具体的にバイタルレコードとはどんなものなのでしょうか。
総務部管轄の文書で例をあげてみますと、
  ・定款
  ・権利証、登記証
  ・株式台帳
  ・中長期計画実績

などがあります。

業務系であれば、
  ・顧客との契約書
  ・許認可・申請・届け出

などがあります。

■保管の方法

火災や水害に見舞われても問題のないとされる耐火保管庫に保管します。
また、2重保管として、電子化してクラウドサーバーに保管することも多く行われています。
ポイントは、
  ・安全に保管できること
  ・情報としてすぐに取り出せること

となります。

■■ まとめ ■■

文書管理の視点で企業を守るポイントを説明しました。
  1.法定保存文書を保存する
  2.訴訟などに備える
  3.バイタルレコードを管理する

企業を守る視点で、まずは管理状態を見直してみませんか。
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コンサルティング事業部/石川

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