ペーパーレス化の障壁とは?

業務の効率化、リモートワークを進めるためのペーパーレス化。しかしその実現には様々な障壁が立ちはだかります。今回はペーパーレス化を目指す時に生じる障壁とその解決のポイントをご紹介します。

障壁① ファイルサーバの使いたい文書にアクセスできない

特に在宅勤務中に多いのが、ファイルサーバの中にある使用したい文書を探せないという事象です。


自分が作成・保管したファイルは探せても、
他の人が作成したファイルがどこにあるかわからず、
それを探すことに時間を奪われるというケースがよくあります。
このような場合、たいていはその文書を作成した人に電話やメールで聞くことになるのですが、
そうすると聞く人と聞かれた人の二人の時間が奪われ、
このようなことを繰り返していると著しく業務効率が低下します。
「全文検索機能で探せばいいじゃん」という声が聞こえてきそうですが、
よほど検索結果を絞り込める検索キーワードだったらよいのですが、
たくさんヒットしてしまうとやはり探すのに多くの時間が奪われてしまうことになります。

関係するメンバーが互いに利用したい文書を探せるようにするためには、
利用者たちの中における共通の保管ルールが必要です。
フォルダ名やファイル名から視覚的に階層をたどって探したいファイルにたどり着ける保管ルールです。
それはフォルダ階層ごとの分類ルールや、
フォルダ・ファイル名の命名ルール等を指します。
これらのルールが無ければ、
リモートワークを進めても業務は効率化せず、
生産性が高まることはありません。

障壁② 法定文書の電子保存

国税関係書類や通関書類など、規制緩和により様々な書類に対して電子保存が容認されるようになりました。
しかし日本の業務習慣上、印鑑捺印をベースとした紙文書の原本主義が根付いており、
なかなか紙文化から脱却できず、ペーパーレス化が進まないというのが実情です。
紙の原本でなければ係争で不利になるのではないかという心理的不安や、
諸機関からの調査や監査において、紙での提示が求められているというのも要因の一つです。
こうした事情に対してまず必要なことは、次の5つです。


①電子で保存したい法定文書の文書種類をリストアップする

②リストアップした法定文書の根拠法令を確認する

③根拠法令に定められている保存年数を確認する

④根拠法令に定められている電子保存の可否を確認する

⑤根拠法令に定められている電子保存の保存要件を確認する


これらのステップを踏んで、
電子保存へ踏み切ることになったら手順をマニュアル化して関係メンバーに周知します。
これらを実践してペーパーレス化を実現した企業の事例があるので、ご覧ください。
弊社ではお客様がリストアップした法定文書について、
保存年数や根拠法、電子保存の可否、電子保存の保存要件を確認するサービスも実施しております。

障壁③ 紙文書の電子化

続いて障壁となるのは大量にストックされた紙文書の電子化です。
量もさることながら、綴じられ方やサイズなどが様々であるため、
それらに対応できる多様な機材が求められます
これらすべてを電子化しようとすると、
負荷が膨大になってしまい日常業務の片手間でやろうとすると失敗します。
実際にそのようにして挫折した企業をいくつか見てきました。
さて、そうした挫折をしないために、電子化対象を絞り込むことです。
文書分類基準表を作成し、
文書種類ごとに紙で保管するか、
電子化して保管するか、
倉庫に保存するかを決定します。
電子化して保管するのに適している文書の例は、次のようなものになります。

①電子化して共有化する価値がある文書

②検索スピードが求められる文書

③電子化すれば倉庫に保存できる文書

④電子化すれば廃棄できる文書

⑤電子化して原本性が確保できる文書


絞り込んだ文書のうち、どうしてもスキャンしにくい図面や綴じ冊子状の文書は、
専門業者への外注も選択肢に入れましょう。

障壁④ 社内外から受領する紙文書

社内で受領する文書として、会議資料が多く挙げられます。
お客様のお話を聞いていると、
会議のたびに人数分の会議資料が紙で配布されている企業は、
いまだに結構多いようです。
この問題はリモート会議のアプリケーションを活用する等により解決できる問題ですが、
取締役会や幹部会議など、比較的年配の方が数多く出席する会議においては、
これまでの習慣上、馴染みにくいケースがあります。
このような場合、配布された人たち全員が紙で保管してしまうと、
重複保管により紙の文書量が膨大になっていき、
保管スペースが逼迫していきます。
そうしたことを防ぐため、
会議が終わった後に会議資料を電子化する担当者をあらかじめ決めておくことが必要です。
会議資料作成者や会議の発起人による指名、同一メンバーによる定例会議ならば当番制でもよいでしょう。
議事録作成者を決める時のような感覚です。
そしてもう一つのポイントは、
電子化した会議データの保管場所は、必ずルール化しておくことです。
権限のある人ならば、
いつでも誰でも閲覧できるよう、
所定の領域を作ってアップしましょう。

また、社外から受領する文書として、
OFF-JTなどのセミナー資料が挙げられます。
社内で共有する価値が高いものですので電子化したいところですが、
セミナーで配布されるような資料を電子化することは、
取扱いによっては著作権侵害に抵触する恐れもありますし、
厚手の冊子も多いため電子化が困難でもあります。
こうした資料に対してはライブラリースペースを作って、
紙のまま保管します。
紙との共存ということになりますが、
ポイントは、受講者が複数でも保管は各1部にする、
毎年一度、不要な資料は処分することを習慣化することです。
中でもどうしても共有の価値が高く、高い頻度で閲覧する資料がある場合は、
電子化をして取り扱いに注意して活用しましょう。

今回はペーパーレス化の障壁とその解決ポイントをご紹介しました。
ペーパーレス化を進める際、オフィス内装やインフラなどのハード面に目が行きがちですが、法令を遵守し、必要な情報にアクセスできる基盤が無ければ、業務効率化は実現できないのです。
弊社ではペーパーレス化を実現するための基盤づくりを支援します。

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