業務の効率化、リモートワークを進めるためのペーパーレス化。しかしその実現には様々な障壁が立ちはだかります。今回はペーパーレス化を目指す時に生じる障壁とその解決のポイントをご紹介します。
特に在宅勤務中に多いのが、ファイルサーバの中にある使用したい文書を探せないという事象です。
国税関係書類や通関書類など、規制緩和により様々な書類に対して電子保存が容認されるようになりました。
しかし日本の業務習慣上、印鑑捺印をベースとした紙文書の原本主義が根付いており、
なかなか紙文化から脱却できず、ペーパーレス化が進まないというのが実情です。
紙の原本でなければ係争で不利になるのではないかという心理的不安や、
諸機関からの調査や監査において、紙での提示が求められているというのも要因の一つです。
こうした事情に対してまず必要なことは、次の5つです。
①電子で保存したい法定文書の文書種類をリストアップする
②リストアップした法定文書の根拠法令を確認する
③根拠法令に定められている保存年数を確認する
④根拠法令に定められている電子保存の可否を確認する
⑤根拠法令に定められている電子保存の保存要件を確認する
①電子化して共有化する価値がある文書
②検索スピードが求められる文書
③電子化すれば倉庫に保存できる文書
④電子化すれば廃棄できる文書
⑤電子化して原本性が確保できる文書
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