リモートワークを進めようとする時、
共有サーバに関して次のような問題が立ちはだかります。

・どこに何が入っているか全くわからない。
・他人が作成したファイルが探せない。
・個人名のついたフォルダがトップにある。その中の階層は個人任せでカオスと化している。
・容量が多すぎる。
・社内に野良ファイルサーバーが増えている。
・ファイルサーバーにすら入れない人もいる。

これらは全て、お客様から聞いた生の声です。

これらを解決するためには、
どうしても人が手を動かすという作業を介さなければなりません。
辞書機能などでファイルやフォルダの意味を読み取り、
自動でファイルを割り振ることができるツールもありますが、
基本的なフォルダ構成やそれを支えるルールは人の手が必要になります。

解決のポイントはぜひ、この記事をご覧ください。

ポイントの一つ目は、関係者みんなで一斉に実施すること。

みんなが一斉にやることで知恵を出し合えますし、
人に聞かないとわからないことがあった時、
その場で聞くことができるので手が止まることがありません。
また、最初に決めておいたやり方に変更が生じた場合、
その変更内容をその場で共有することができます。
つまり共有サーバの整理という手作業を効率的に進めることができるのです。

ポイントの2つめは、目的や目標をメンバーみんなで共有してから実行すること。

共有サーバを整理改善するには、
メンバーへの動機づけが必要です。
基本的にメンバーは日常業務が忙しいので、
サーバの整理などやりたくありません。
そのメンバーたちをやる気にさせる、あるいはやる必要を感じてもらうためには、
「どのような目的でやるのか」
「自分たちにどんなメリットがあるのか」
「どんな問題が解決するのか」
「どのくらいやるのか」
これらを明確に伝えることで、
メンバーの理解が得られ、自発的な参画意識が芽生えるのです。

またこの記事では、
フォルダ構成における分類のポイントや、
ファイル名のネーミングルールなどについてご紹介しています。
いずれも検索性に大きく影響することなので、
ぜひ記事をご参照ください。

自分たちの使っている共有サーバには、
いったいどのような問題があるのか、
改善を図っていくためには現状を知ることが必要です。
この記事では共有サーバを調査する手順についてご紹介しています。

まず定量的な情報として、
ファイル容量やファイル数がどのくらいあるのか、
どのようなファイル拡張子（文書系、音声系、動画系など）があるのか、
更新やアクセスがしばらくされていないファイルがどのくらいあるのか、
これらの情報を把握することで、
サーバ内のムダがどの程度か、感触を得ることができます。

次に定性的な情報として、
そのサーバを使っている人たちから、
困っていることや要望などを聞き取ります。
これはとても重要なことで、
どのように改善をしていけばよいかの手掛かりになります。

その他共有サーバの周辺領域、
文書管理システムやワークフローシステム、クラウドストレージとの棲み分けがどのようになっているかを把握します。たいていは棲み分けが曖昧、あるいは何となくのルールで棲み分けられていて、
各自の判断でファイルを格納していることが多いようです。

この記事ではこうした現状を知るための情報収集項目や手順についてご紹介しています。

急速に進むリモートワーク化に向けて、
今すぐにでも共有サーバを整理・改善をしたい方は多いのではないでしょうか。
そのような方々はこの記事をご覧ください。

この記事では、共有サーバを整理するためのマニュアルの作成方法を紹介しています。
実際に手を動かす部分なので、
誰でも理解できるよう図やチャートなどを用いて記載することが重要です。
記載内容のポイントは大きく4つあります

１．ファイルサーバー整理の目的を共有する。
→実施することのメリットや必要性を共有し、メンバーの動機づけとする

２．文書管理の基礎知識の説明をする。
→実施するにあたり必要な知識を習得する

３．整理の実行方法をフローに沿って説明する。
→図やチャートなどを用いながら、見る側が負担なく理解できるように示す

４．効果測定について示す。
→Before/Afterでどのくらいの改善効果があったか、定量的に把握できるような測定をする

このような内容を記載したマニュアルを作成し、
関係メンバーに説明会を実施して共有します。

マニュアルを作りたいけどどうしていいかわからないという方は、
この記事を参考にしてみてください。


今回は共有サーバの整理・改善に関する記事をまとめ、
ポイントをご紹介しました。
リモートワークを進める上で、
共有サーバの整理と改善は欠かせません。
これらの記事を参考に進めてみてください。

「進めたいけどそんなに時間を作れない」
「効率的に進めたい」
「大きな効果を得たい」
という方は、われわれ専門家にお任せください。