文書管理何から始める?自分の組織に合った始め方とは?

2021-03-12(更新: 2021-03-17)
文書管理を何とかしたいと考えているお客様はとても多くなっています。規程が古くて電子文書に対応していない、紙文書が多すぎて倉庫が満杯、電子化をしてペーパーレスにしたい、保存年限表を確認したい、文書を探す時間がかかり過ぎて効率が悪いなど様々な問題があります。何となく先送りになってきた問題ですが、解決するためには何から始めたらいいのでしょうか。

文書管理をマトリックスで考えてみる

当社では文書管理の手順を大きく4つのステップに分けて考えています。
それは、調査のステップ、ルール策定のステップ、実行のステップ、維持管理のステップとなります。

■調査のステップで行うこととは?


文書量がどのくらいあるのか、実際に測ってみる。
整理の状況はどうなっているのか。
関わる社員の困っていることや希望を聞く。

■ルール策定のステップで行うことととは?


文書管理体制の構築を図る。
必要なルールを策定する。
例えば:
 ・文書管理規程を見直す。
 ・文書管理ガイドラインを策定する。
 ・文書管理マニュアルを作成する。
 ・分類基準を作る

■実行のステップで行うこととは?


それまでに作成したルールに基づき文書の削減整理を実行します。

■維持管理のステップで行うこととは?


年に一度程度(最初は半年後)、文書管理についての監査などを実行します。
また、文書には紙文書と電子文書があり、それぞれ対応策などが異なる場合があるのでこれらを下の図では区分けしています。
次に、管理部門の区分があります。文書は組織に紐付いているので部門ごとに分けることができます。
上の表では、縦軸が進め方と紙文書と電子文書の区分を表し、横軸は管理部門を表しています。
マトリックスで表したのは、何から始めてどのように進めていくかを考えやすくするためです。文書管理は社内全体の問題ですが、一気に始めるにはリソースも必要ですし、リスクもあります。


文書管理進め方の事例

では、どんな方法で他の企業はやっているのでしょうか。弊社が実際に行った事例で紹介します。

事例1:東京の本社を先に実行

この企業は、東京にある本社と地方に店舗を持つ小売業者です。まずは東京本社の全ての部署について、調査(①)→ルールの策定(②)→実行(③)まで全て行い、文書管理実行の効果を確認しました。その後、店舗の文書管理をどうするかという討議がされた後、店舗においては電子文書のみ調査(④)と実行(⑤)を行いました。ルールの策定のステップは店舗の場合は実行せずに本社で作成したルールをそのまま使うことにしました。
維持管理(⑥)は本社、店舗ともに実行されています。

この企業では、本社全体で一気に実行することによって、文書管理をイベント化し、円滑に進めていくことができました。店舗では一体感が生まれにくいことや管理部門とは異なる業務プロセスを有しているため、本社の実行後、結果を評価して必要な部分(この場合は電子文書に絞り込み)を実現した次第です。


事例2:プロトタイプの部門を先行して実行

この企業では、先行して総務部のみ全ての手順である調査(①)→ルール策定(②)→実行(③)を実行しました。その結果を評価した上で、本社の他部門に展開しました。(④→⑤→⑥)そして、本社の全ての部門で文書管理が構築できたところで、維持管理(⑦)を実行しています。また、本社以外の事業所については展開を検討しています。

この企業は、全ての部門に対して文書管理を開始することに賛同が得られにくいと判断し、総務部が先行して、「できあがり」結果を社内に提示しました。他の部門はこれをモデルとして文書管理に取り組みました。身近な成功例があると進めやすくなるため、部門の多い会社にお勧めです。

事例3:特定部門のみ実行

最後に示す事例は、特定部門の電子文書だけ実行した事例です。この部門は会社の中でも独立性の高い部門で特別な文書を管理していました。そのことから、独自のルールを作成し、整理して使いやすくする必要がありました。また、この部門では紙文書の扱いはなく電子文書で運用されていたため、対象を電子文書に絞り込んで、調査(①)→ルールの策定(②)→実行(③)を行い、維持管理(④)の段階に入りました。

独立性の高い部門であれば、起動的に動くことができるため、調整に時間をかけることなく早く結果を出すことができます。

このように各企業の事情に合わせて、必要なところに絞り込んで始めることができます。


調査やルールの策定は必要なの?

部分的に実行するメリットはあるとはいえ、当社では調査→ルール策定→実行の順を推奨しています。
しかし、とにかく整理や削減をしたいので、その前にある調査やルールの策定はなしで進んじゃおう!という考えも出てくるかもしれません。
では、何故調査やルールの策定が必要となるのでしょうか。

■調査は何故必要?


調査によって、問題や課題を抽出することができます。今まで、問題とされてきたことに対する裏付けデータなどを示したり、説得力のある形で言語化もできます。あるお客様では調査の結果、問題の原因が今まで認知されていたこととは別のところにあることが発見されたりしました。
調査の結果から、解決すべき問題、取り組む課題、その解決方法の計画を立てることができます。つまり、計画的に行う上で調査は必要となるのです。

■ルールの策定は何故必要?


ルールが無いとどのように実行するかのよりどころとなるものがありません。
削減は個人が判断可能な文書だけ行われますし、整理も各部門、あるいは各自で工夫して行われることになります。共通認識された整理方法がないと、他の人が管理した文書を探すことができません。結局、文書は属人化され情報共有には至りません。

それではここで文書管理のルールを上位からみていきましょう。

■文書管理規程 
一番基本のルールです。一番大事ですが、具体的な方法などは書かれないことが多いので実行には不十分です。

■文書管理ガイドライン 
具体的かつ詳細なルールとなります。通常の業務などの運用時に使用します。

■文書管理マニュアル
整理削減イベントがあるときは、具体的なフローや方法をまとめて示しておくと現場の作業がスムーズに進みます。

■分類基準・法定保存年限表
分類基準によって、文書の住所が決まります。また、保存年限表で文書の寿命もわかります。

下位のルールまでできればあとは実行あるのみです。
もし、このようなルールが揃っていていても運用できていないのであれば、見直しが必要となります。

会社全体の問題なら、最終的には全て網羅した取組を行うべき

どんなことも同じですが、限定的に始めるということには、始めやすいというメリットがあります。しかし、限定的な実行はその効果も限定的となります。
事例3では発案から全て特定部門で実施し、この部門の課題を解決することが目的とされました。
事例1と2では、最終目標は全社的な文書管理であり、そのための方策として段階的に進めていった事例です。この2つの事例のお客様は、いずれも最初から全社的な文書管理を計画してスケジュールに落とし込みプロジェクトを推進していきました。
このように部分的に開始するにせよ、最初から目標地点を全社にアナウンスすることが、次の段階へのスムーズな移行には必要です。


■■ まとめ ■■

もうすぐ新しい年度が始まります。文書管理は懸案になっていないでしょうか。いろいろな方法がありますので、是非一度検討してみてください。
始めの一歩を踏み出すし、そして全体を見据えた計画の検討して行きましょう。


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