文書管理のルールを作るときの切り口は、さまざまなものがあります。
以前は文書のライフサイクルという切り口をご紹介しました。
今回は5W1Hという観点で考えてみたいと思います。

なぜ文書管理に取り組むのか？
これは文書管理を行う目的に位置付けられます。
目的はメリットと同義と捉えて、これを全社員で共有することが大切です。
文書管理の目的＝メリットは、トップマネジメント・ミドルマネジメント・ロワーマネジメントなど組織の階層区分によって異なります。
それぞれの階層区分の観点から打ち出すことが望ましいと考えられます。
文書管理規程やマニュアルの冒頭に、文書管理の目的は必ず記載しましょう。

何を対象とするのか？
具体的にはどのような文書が対象なのか、それは紙なのか電子なのか、本社だけか拠点も含むのか、正規社員のほか非正規社員にも適用するのかなど、
文書や媒体、あるいは従業員など、ルールの対象範囲は明確にしなければなりません。
文書管理ルールには「適用範囲」や「用語定義」などの条項を設けて記載するようにしましょう。