文書管理ルールを作るときの5W1H

文書管理のルールを作るときの切り口は、さまざまなものがあります。以前は文書のライフサイクルという切り口をご紹介しました。今回は5W1Hという観点で考えてみたいと思います。

Why

なぜ文書管理に取り組むのか？これは文書管理を行う目的に位置付けられます。目的はメリットと同義と捉えて、これを全社員で共有することが大切です。文書管理の目的＝メリットは、トップマネジメント・ミドルマネジメント・ロワーマネジメントなど組織の階層区分によって異なります。それぞれの階層区分の観点から打ち出すことが望ましいと考えられます。文書管理規程やマニュアルの冒頭に、文書管理の目的は必ず記載しましょう。

What

何を対象とするのか？具体的にはどのような文書が対象なのか、それは紙なのか電子なのか、本社だけか拠点も含むのか、正規社員のほか非正規社員にも適用するのかなど、文書や媒体、あるいは従業員など、ルールの対象範囲は明確にしなければなりません。文書管理ルールには「適用範囲」や「用語定義」などの条項を設けて記載するようにしましょう。

Where

どこに保管や保存をするのか？
紙であればキャビネットや書庫のロケーション番号、電子であればファイルサーバにあるフォルダの格納先など、「What」で定めた文書をどこに保管・保存するかをルール化します。
このルールは規程等に文章で記載するというより、文書管理台帳として一元管理すれば、だれもがスピーディに文書を探すことが可能になります。

When

「いつまで？」「どのタイミングで？」正式文書を保管・保存・廃棄するのか？という観点です。
作成して承認された文書＝正式文書が、いつまでオフィスに保管され、
いつまで書庫に保存され、やがて廃棄されるのか、これを文書ごとにルール化します。
これを文書のライフサイクル管理といいます。
いつまで保管・保存をするかを判断する基準は、文書の利用頻度、法で定められた保有期間、その他歴史的価値・業務的価値などになります。
これらの基準で定めた保有期間は、「Where」のところでご紹介した文書管理台帳で管理するとよいでしょう。

How

手法や仕組みに位置付けられます。
文書の原則的な作成方法やワークフローの手続き、ファイリングの方法、廃棄の際に選別基準など、文書のライフサイクルごとに手順レベルで記載します。
かなり具体的な記載内容になるため、記載する先は文書管理のガイドラインやマニュアルなどがよいでしょう。

今回は文書管理のルール作りを、5W1Hという観点で考えてみました。
以前ご紹介したライフサイクルという切り口など、
様々な切り口からルールを作成することで漏れの無いルールを作成することができます。
参考資料が欲しいという方はこちらをどうぞ。

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