文書管理を支える体制と制度

文書管理のルールを作り、実行する上で、
それを支える基盤となるのが文書管理の「体制」と「制度」になります。
この体制と制度を明確にすることが、文書管理を根付かせるための遂行アプローチになります。
今回は文書管理の基盤となる体制と制度についてご紹介します。

文書管理体制を考える

書管理体制とはその文字通りの意味ですが、
分解すると以下のように分けることができます

①組織

文書管理を進めるために構成するメンバーを指します。
例としては下記のようなものが挙げられます。

・統括責任者
・事務局長
・事務局メンバー
・各部署の文書管理責任者
・推進委員会(事務局+文書管理責任者)

これらを体制図として文書管理規程等に明確に示すことが大切です。

②権限・責任

①で示した構成メンバーにきちんと権限を与えなくては、メンバーの協力は得にくくなります。
そしてその権限は、日常業務と切り離して与えなくてはなりません。
業務上の上司の顔色を見ながら進めるとなると、意思決定の迅速性や機動力が低下するためです。
また同様に、構成メンバーの責任を明確にしなくては、
遂行する上での動機づけが弱まり、組織のメンバーの実行力も低下します。

そして具体的にどのような権限や責任を負うのかを、
文書管理規程等にきちんと明記します。

③コミュニケーション

構成メンバー間、あるいは構成メンバーと組織のメンバー間などのコミュニケーションルールを定めます。
具体的には定例会などの会議体系や、メールや文書などの連絡手段、
「指示」「承認」「報告」「提案」などの連絡系統などが含まれます。

制度を考える

文書管理における制度を分解すると、
以下のようなものが挙げられます。

①採用・配置

文書管理に関する人的資源の採用や配置について考えます。
専門のスタッフを自社の社員として採用するか、
あるいは既存の人的資源からメンバーを選出するか、
外部の専門家を活用するかといったことについてです。
内部の人材を活用するか、
外部の専門家を活用するについは、メリットとデメリットがあります。

このようなことを見極めて決定します。


②教育
文書管理に関する教育です。
具体的には、組織のメンバー全員が文書管理の理解を深めるための教育と、
文書管理の事務局担当者などの能力開発的な教育があります。
一般的に前者の組織のメンバー全員が文書管理の理解を深めるための教育はOJT
後者の文書管理の事務局担当者などの能力開発的な教育はOff-JTになります。


③評価
評価には、文書管理の実施状況を評価するといったチェック的な評価と、
文書管理に積極的に取り組んだ部署や人材を評価する考課査定的な評価があります。
前者の文書管理の実施状況を評価するといったチェック的な評価はPDCAサイクルとして行うもので、
後者の考課査定的な評価は、人事考課のほかにユニークな表彰制度を取り入れている企業もあります。
積極性を評価し表彰することで組織のメンバーのモチベーションが向上し、
文書管理への取り組みが活性します。


今回は文書管理の基盤となる体制と制度を分解しながらご紹介しました。
外部の専門家の活用を考えている方は、ぜひお問い合わせください。

「組織の知カラ」に 相談してみる

文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。

まずは文書管理3点セットを 手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

組織の知カラとは?

文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。

文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。 

文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。

お客様の各種事例を紹介しています。

記事カテゴリ一覧

スタッフブログ アルパカのあしあと

まずは文書管理3点セットを 手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

タグ
整理整頓電子帳簿保存法成功事例維持管理デメリット整理経理書類文書管理規程文書管理コンサル文書管理システムセミナーデザインコツ紙文書研修ルール情報メリット博物資料BCP移転e-文書法情報管理公文書館専門家アーカイブ労働生産性定型秘密文書保管コスト情報漏えい組織力ランキング業務効率化契約書活性化情報収集契約書管理紙の電子化e文書法成果人件費検索ファイル削減非定型図書館組織化文書管理写真広報人材育成セキュリティ動向失敗事例電子化属人化スキャナ保存ナレッジマネジメント電子ファイル廃棄リスクマネジメント規程広報サポート・広報ツール制作事例情報共有ファイリング意欲ラベリング対策成功共有効果リスク方法分類コミュニケーション文書図面スペース展示ワークフローマニュアル目標職場環境森友学園C文書管理規程作成公文書管理法情報公開ナレッジ記録C番外編文書管理 メリット文書削減C秘密情報C紙文書電子化文書管理マニュアル文書保管C文書管理事例C業務効率化Cスキャナ保存期間マイクロフィルム南スーダン文書のライフサイクルアート基準C契約書管理契約書 電子化誤廃棄全文検索文書保存C文書管理コンサルC情報共有電子化 成功紙文書 電子化文書管理規則保存媒体組織C文書管理導入説明責任CリスクマネジメントCe-文書法働き方改革訴訟内部統制ペーパーレスC文書管理導ペーパレスバイタルレコードテレワークB事例
会社情報