文書管理を支える体制と制度

文書管理のルールを作り、実行する上で、 それを支える基盤となるのが文書管理の「体制」と「制度」になります。 この体制と制度を明確にすることが、文書管理を根付かせるための遂行アプローチになります。 今回は文書管理の基盤となる体制と制度についてご紹介します。

文書管理体制を考える

文書管理体制とはその文字通りの意味ですが、
分解すると以下のように分けることができます

①組織

文書管理を進めるために構成するメンバーを指します。
例としては下記のようなものが挙げられます。

・統括責任者
・事務局長
・事務局メンバー
・各部署の文書管理責任者
・推進委員会(事務局+文書管理責任者)

これらを体制図として文書管理規程等に明確に示すことが大切です。

②権限・責任

①で示した構成メンバーにきちんと権限を与えなくては、メンバーの協力は得にくくなります。
そしてその権限は、日常業務と切り離して与えなくてはなりません。
業務上の上司の顔色を見ながら進めるとなると、意思決定の迅速性や機動力が低下するためです。
また同様に、構成メンバーの責任を明確にしなくては、
遂行する上での動機づけが弱まり、組織のメンバーの実行力も低下します。

そして具体的にどのような権限や責任を負うのかを、
文書管理規程等にきちんと明記します。

③コミュニケーション

構成メンバー間、あるいは構成メンバーと組織のメンバー間などのコミュニケーションルールを定めます。
具体的には定例会などの会議体系や、メールや文書などの連絡手段、
「指示」「承認」「報告」「提案」などの連絡系統などが含まれます。

制度を考える

文書管理における制度を分解すると、 以下のようなものが挙げられます。

①採用・配置

文書管理に関する人的資源の採用や配置について考えます。 専門のスタッフを自社の社員として採用するか、 あるいは既存の人的資源からメンバーを選出するか、 外部の専門家を活用するかといったことについてです。 内部の人材を活用するか、 外部の専門家を活用するについは、メリットとデメリットがあります。

このようなことを見極めて決定します。


②教育
文書管理に関する教育です。
具体的には、組織のメンバー全員が文書管理の理解を深めるための教育と、
文書管理の事務局担当者などの能力開発的な教育があります。
一般的に前者の組織のメンバー全員が文書管理の理解を深めるための教育はOJT
後者の文書管理の事務局担当者などの能力開発的な教育はOff-JTになります。


③評価
評価には、文書管理の実施状況を評価するといったチェック的な評価と、
文書管理に積極的に取り組んだ部署や人材を評価する考課査定的な評価があります。
前者の文書管理の実施状況を評価するといったチェック的な評価はPDCAサイクルとして行うもので、
後者の考課査定的な評価は、人事考課のほかにユニークな表彰制度を取り入れている企業もあります。
積極性を評価し表彰することで組織のメンバーのモチベーションが向上し、
文書管理への取り組みが活性します。


今回は文書管理の基盤となる体制と制度を分解しながらご紹介しました。
外部の専門家の活用を考えている方は、ぜひお問い合わせください。

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