2021年文書管理は進められていく？

2021年になりました。昨年の2020年を振り返るとコロナウィルス感染拡大は、文書管理にもインパクトを与えました。コロナウィルスの影響はまだ長引きそうですが、今回は、2021年の社会環境を鑑みて文書管理の視点から変化を予測してみたいと思います。

文書管理に関係する２つのレス

かなり以前からハンコレスやペーパーレスは検討されてきました。しかし、物理的な紙に依存しないこの2つのレスは、様々な障壁が存在しているため、なかなか前に進みませんでした。

2020年は、コロナ禍において、デジタル庁の創設、テレワークの推奨など政府の後押しも顕著となり、ハンコレスやペーパーレスの実行は企業で現実味を帯びてきました。障壁の前で立ち止まっていたのが、後ろから押され乗り越えることを余儀なくされた感じです。

デジタル化が進んでおらず、仕事が紙文書によって運用されていれば、テレワークは進みません。また、デジタル化は仕事をスピーディに完結に実行させ、生産性をアップさせます。つまりデジタルへの移行が実行されなければ競争に遅れをとることになるのです。

私の身の周りでも、国に関連する機関から今年に入って、「ハンコレスにします」、「PDFを原本とします」と連絡がありました。一番ハンコや紙で運用していたイメージであったこれらの機関よりこのような連絡のあったことは意外でしたが、国が推奨するという後ろ盾があってのことだと思います。

こうなってきますと、波紋のように2つのレスの波が伝わり、波紋が波紋を呼んで1年後には相当変化があるのではないでしょうか。
ハンコレスとペーパーレスは、昨年以下に示すようなどんどん進められています。

ペーパーレスを実現する方法を順を追って説明しています。

ペーパーレスを実現する方法とその事例

ハンコレス

承認をハンコでは実行せずにワークフローシステムの導入が増えているようです。
また、契約書には印鑑を押印しますが、契約行為そのものを電子化する企業も増加しており、電子契約システムの導入を検討・導入する企業も多くなっています。文書管理システムにおいては、電子契約の機能を連携させたものもあります。

ペーパーレス

ペーパーレスにはいろいろなハードルがありました。それは、高かったり、数があったりします。

例えば、こんなハードルです。
・「電子文書を原本と認め」られなければなりません。
・紙文書の電子化も必要でが、費用がかかります。文書庫を指さして「ここの文書を電子化したい」と希望されて見積を出し費用を確認して頓挫するケースも多々あります。
・紙文書で運用していた仕事を情報システムを構築して運用すれば、効率もアップしますし、紙も発生しません。一番スマートな方法と言えますが、業務分析も必要だし費用もかかり、すぐに着手できるものではありません。

このようにペーパーレスの道は険しいし、とりあえず、今すぐではなくていいので後回しにされることも多かったのですが、昨年は予算をつけて実行に踏み切ると企業が多数ありました。

新しい働き方に向けて他の会社は何している？

昨年のコロナ禍において、特に文書管理の導入に関するお問い合わせが増えました。このことから、文書管理を検討される企業は増加していると考えています。

また、弊社がご支援させていただきました企業様も多々あり、その傾向をキーワードであらわしますと以下のようになります。
　　　　・ペーパーレス
　　　　・ワークフロー（ハンコレス）
　　　　・フリーアドレス
　　　　・テレワーク
要は紙文書がつまったキャビネットが設置されたオフィスにしばられない、機動性のある働き方へ向かっているとのことです。

これらを実現するために、どんなことをしているのでしょうか。まとめると以下のようなことになります。

実行している企業の取り組み

■文書に関するルールの整備
　　　・文書削減基準の設定
　　　・文書分類基準表の作成（見直し）

■文書の分別
　　　・廃棄するもの、電子化するもの、倉庫に保存するもの

■業務プロセスの見直し
　　　・情報システム導入の検討

組織が大きければ大きいほど、思いつきで実行するわけにはいきません。

文書廃棄基準も部門によって人によって変わってしまっては、誤廃棄が発生してしまいます。最初の計画が大事なので、どの企業も、ここは特に力を入れて行っています。具体的には、現状調査をして情報を収集したり、体制を構築して意見の吸い上げや周知の仕組みを作ったりしています。
これを、大きな組織では年単位のスケジュールで実行しているのが現状です。

下の記事は、文書管理に必要な制度と体制について説明しています。

文書管理を支える体制と制度

来年の今頃の文書管理の状態は？

文書管理導入は、長丁場となり地道な作業もありですが、その検討・実行が多くの企業で行われている今を考えると、来年の今頃はかなりの多くの企業でデジタル化が実行されている状態になっていることでしょう。
1年後、コロナウィルスと私達はどうつきあっているのかはわかりませんが（お別れできているといいいと思います。）出社を控える控えないに係わらず、テレワーク比率がもっと高くなっていることでしょう。
そしてオフィスはコミュニケーションの場所としてスポットが当たってくるのではないでしょうか。

文書管理のルールの見直しや整理はテレワークのため、ハンコレスという具体的目的からスタートされることが多いですが、情報の整理は生産性をあげるポイントになるので、副産物として生産性があがるということも予測できます。

来年の今頃は、多くの企業で文書のデジタル化が進められ、生産性も上がることになっているのではないでしょうか。