ファイルサーバの整理に必要な4つのポイント

日々ファイルが増え続けるファイルサーバ。
なんとかストレージへの負担を減らし、検索性の高いファイルサーバを目指したいところです。
今回はファイルサーバの整理に必要な4つのポイントをご紹介します。

ポイント1:不要なファイルを削減

当然のことながら、まずは不要なファイルを削減しなければなりません。
不要ファイルの削減活動は、定期的に実施しているところもあれば、
情報システム部からの削減依頼で実施しているところもあります。
望ましいのは、年末や年度末などの期末に定期的に実施することです。

さて、不要ファイルの削減といっても、思うように進まない方も多いのではないでしょうか?
「もしかしたらいつの日か使うかもしれない」
「前任のファイルだから捨ててよいのか判断がつかない」
このような理由が多いと思います。
ここで削減を進めるためのコツをご紹介します。

〇削減目標を設定する
ファイル数やファイル容量など、何%削減するのか、目標設定をします。
設定された目標は必ず達成すること。
どうしても目標に達しなさそうなときは、旗振りをしている部門に相談するといいでしょう。

〇必要なファイルを拾い集める
要らないファイルを探すのではなく、必要なファイルだけを拾い集めるイメージで進めるとよいと思います。
一旦すべてごみ箱に捨てて、必要なファイルだけをピックアップするイメージです。

〇担当を割り振る
ファイルサーバの第2階層か第3階層くらいのところで、
フォルダごとに削減の担当を割り振ります。
割り振られたフォルダは、担当者が責任をもって削減します。

〇プロパティ情報を抽出する
ファイルサーバに格納されているファイルのプロパティ情報を抽出し、
3年以上更新されていない、あるいは3年以上アクセスされていないファイルをピックアップし、これらのファイルは原則削除することにします。

〇迷ったら外部記録媒体に移行する
これは最終手段ですが、どうしても捨てるのに迷ったら、DVDなどの記録媒体に移して保管するとよいと思います。
このDVDにも保管期限は設定しましょう。
また、DVDなどのメディアは経年劣化します。
あまり安価なメディアは使用しないことと、定期的なチェックを心がけましょう。

ポイント2:同一階層内の切り口やレベル感を統一する

同一階層内は、同じ切り口で統一されていることが望ましいです。
第1階層:「年度」
第2階層:「部署名」
第3階層:「顧客名」
などです。

同一階層内に部署名や顧客名などが混在していると、
一気に検索性が低下します。
「自分は探せるからいいや」ではなく、
組織での情報共有という視点で、
参照したいファイルに誰でもたどり着けるフォルダ構成にしておきましょう。

ポイント3:同一階層内のフォルダの数やファイルの数を増やし過ぎない

一つの階層内に、フォルダやファイルが多すぎると検索性が低下します。
例えば「部署名」のフォルダがスクロールしないと全部署見られない場合は、
「拠点別」や「フロア別」などで分類するようにしましょう。
そのような分類がどうしてもできない組織体の場合は、
五十音順に表示されるようフォルダ名称に頭文字をつけるなどの工夫をするとよいと思います。

ポイント4:タイトルの付け方を統一し、表記揺れも無くす

フォルダ名称もファイル名称も、タイトルの付け方は統一します。
ファイルを時系列に表示したければ、
YYMMDD_文書名_バージョン
などとします。
この時、YYMMDDや_(アンダーバー)などを、
半角にするか全角にするかもきちんと統一しましょう。
全角・半角が混在するなどの表記ゆれは、
検索性や様々な業務にも影響する恐れがあります。
基本数字や記号などの文字は半角を推奨しています。



今回はファイルサーバの整理のポイントを簡単にご紹介しました。
実際に整理に取り組むときは、これらのポイントを踏まえたマニュアルを作成して配布するとよいと思います。
マニュアル作成やもっと詳しいことが知りたい方はこちらにお問合せください。

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