①自部門の業務に精通している。
②コミュニケーション能力がある。
③何かしらのリーダー経験がある。
　（部活、学生時代のサークル活動、組合など）
④他の人に対して気が回り、何事にも気がつく。
⑤口だけではなく、手を動かすことができる。

えー、私？忙しいのにと思いました。でも、部長から「君自身の成長になるよ」と言われやってみようと考えを変えました。

まず「始めるところ」でしょうか。
急に指名されたので、最初は何からやっていいか本当にわかりませんでした。でも、会社全体のプロジェクトで総務部作成の全体の計画がありました。計画の説明や文書管理の考え方、廃棄や保存の基準などの研修があったので、そこで理解を深めることができ、自部門で何をやらなければならないかということが理解できました。
その後、自部門の計画を立てました。スケジュール表や文書分類のひな形は、総務部で用意しているものを使い、不明点は総務部に相談しました。

始まってしまえば、やらなければならないこと明確に示せて、締め切りもありますし、自動的に動いて行くというかそんな感じに思えました。
実は、計画を実行する前に部長（文書管理責任者）に相談をして決めたことがあります。

・分担を全員に明確に振り分ける。
・活動は、日時を決めて全員で行う。

自分の文書を整理するという考え方を排除して、みんなの文書を管理するという意識のもと、分け隔てなく分担しました。紙文書はキャビネットの段、ファイルサーバーはフォルダごとという形で分担表を作成しました。
また、一人では判断できないことが多々あり、そこで活動が保留になってしまうため、日時を決めて、部長や課長も含めて全員に集中的に参加してもらいました。
みんなで一緒にやると燃え上がるというか、がんばるという気持ちが高まって、意外と楽しいななんて思いました。

味方を作ってください！
実は、文書管理責任者である部長のフォローも大きかったです。
私だけでは難しい部門間の調整などを積極的にフォローしていただきました。文書管理責任者と文書管理担当者の役割分担ができてスムーズに動けることが根底にあったからこと実践できたのだと思います。

期限までに終わらなかったチームが半数以上あったことです。
みんな忙しくてなかなか手が回らなかったと思います。
私もチームリーダーなので、その点はとてもよくわかります。うちの部署は人数が多いので、チームごとの自主性に任せることにしたんです。そうしたら、チームよってムラができてしまいました。
あー、まずいなーと思ってチームリーダーに掛け合ってみたのですが、職位が同じだとなかなか言うことを聞いてはくれません。ま、気持ちわかりますけど。
文書管理責任者？部長ですよね。部長から言ってもらえるとよかったかなあ。でも、出張が多いのでそんな感じにはならなかったです。

チームごとの自主性に任せる場合は、そのチームリーダーへの教育が必要だと思いました。この活動の意義が伝わっていなくて、優先順位が下げられてしまいました。
また、活動開始際に部のキックオフを行って、部長からも説明をもらうすればよかったのかな。とにかく、上長の後押しがあるといいと思います。