文書管理を成功させる方法！その５～体制と制度を構築する①～

文書管理は、文書管理規程やマニュアルの作成を通じてルール化しても、
そこがゴールではありません。
ゴールは組織のメンバーにそのルールが浸透し、「文化」として根付くことです。
今回は組織に文書管理を定着させるための当社のフレームワークをご紹介します。

文書管理はルール化してからが本番！

文書管理規程は見直した！
実践的なマニュアルも作った！
あとは実行あるのみ！

といったところですが、
組織のメンバーにルールを説明し、
「みんなでがんばろう！」と言っているだけでは、
なかなか協力は得られず、文書管理のルールは定着しません。

「日常業務が忙しい」
「今のままでいい」
などを理由に、たいていの人たちは非協力的で文書管理から遠ざかろうとします。

トップダウンも一時的には効果がありますが、
トップダウンというその強制力だけでは、
文書管理推進担当者だけが責任を負わされがちになる一方で、
実行主体者である組織のメンバーに参画意識が芽生えにくいため、
文書管理を組織文化として定着させるのは困難です。

ルールの定着に最も重要なのは、
実行主体である組織のメンバーの「やる気」、
つまり文書管理の遂行に向けたモラールの向上です。

モラールの向上を図る！

組織のメンバーの「やる気」を獲得するために必要なこと、
それは明確な共通目標のもとで機能する「体制」と「制度」を構築することです。

これらの「体制」と「制度」をさらにブレイクダウンすると下の図のようになります。
文書管理を取り入れる際、
決めたルールの実践と定着に向けたメンバーのモラール向上を図るための、
当社のフレームワークになります。

先程トップダウンだけでは文書管理の継続は困難と言いましたが、
トップダウンが無用なわけではありません。
この盤石な「体制」と「制度」が構築されることではじめてトップダウンは機能します。

体制の構築

体制の構築について具体的に見ていきます。

①組織

組織とは、文書管理の推進チームを指します。
このチームは年齢やキャリア、業務との関連性に応じてバランスよく配置します。
チームは原則、次のような役割で編成されます。

・文書管理統括責任者
・事務局長
・事務局員
・各部責任者

②階層構成

先述のような役割を組織図として文書管理規程などに記載します。
それぞれの役割を与えられたメンバーの従属関係を明確にし、
誰が見ても一目でメンバーの構成とその関係性がわかるよう図式化します。

③権限・責任

それぞれの役割に対し、
文書管理規程等に権限と責任を明確に記します。

これらの権限と責任は、
日常業務と関係なく与えることが重要です。
通常の企業組織においても「権限・責任一致の原則」というものがあるのと同様、
文書管理においても責任を負うからには相応の遂行権限を与えることで、
意思決定が迅速になるのと同時に、
推進チームのメンバー自体のモラール向上につながります。
逆に日常業務の上下関係を引きずり、権限移譲が十分になされない場合、
無用な干渉があちこちから入り、
推進チームのメンバーのやる気は低下していきます。

文書管理における権限・責任には次のようなものがあります。

・監督
・ルールの改訂
・評価/是正
・指導/励行
・施策の企画/推進
・提案/報告
・承認
・部門間調整
・保管/保存/廃棄

④連携・コミュニケーション

文書管理の推進チームのメンバーは色々な部門から選出されるため、
部門横断的な連携が求められ、コミュニケーションルールが確立されていなければなりません。
先述に権限と責任の項目がありますが、
これらのコミュニケーションルートも規程などで明確に定めます。
コミュニケーションルートが不明瞭だと、
情報の伝達に時間がかかるのと同時に、
合意形成も図れなくなります。

最適な情報の伝達経路は局面によって異なります。
コミュニケーションルールを定める上での具体的な伝達経路のパターンは、
こちらの記事をご参照ください。