文書管理は、文書管理規程やマニュアルの作成を通じてルール化しても、
そこがゴールではありません。
ゴールは組織のメンバーにそのルールが浸透し、「文化」として根付くことです。
今回は組織に文書管理を定着させるための当社のフレームワークをご紹介します。
文書管理規程は見直した!
実践的なマニュアルも作った!
あとは実行あるのみ!
といったところですが、
組織のメンバーにルールを説明し、
「みんなでがんばろう!」と言っているだけでは、
なかなか協力は得られず、文書管理のルールは定着しません。
「日常業務が忙しい」
「今のままでいい」
などを理由に、たいていの人たちは非協力的で文書管理から遠ざかろうとします。
組織のメンバーの「やる気」を獲得するために必要なこと、
それは明確な共通目標のもとで機能する「体制」と「制度」を構築することです。
これらの「体制」と「制度」をさらにブレイクダウンすると下の図のようになります。
文書管理を取り入れる際、
決めたルールの実践と定着に向けたメンバーのモラール向上を図るための、
当社のフレームワークになります。
文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。
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文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。
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