文書管理へのネガティブな反応に対決する方法

文書管理を進めて行く際に必ず、壁にぶち当たります。人に関する問題もその一つで、足を引っ張る人、無関心な人などがいて、担当者としては、とても意欲がそがれることでしょう。この問題の解決策を無関心タイプ、後ろ向き発言タイプに分けて解決策を考えてみましょう。

文書管理プロジェクトの障壁となる人たち

文書管理を導入したとき、関心を示してくれない人、後ろ向き発言する人ばかりだったら、推進する側はとてもめげてしまいます。

あー、またあの人のあの発言かあ。反対意見しかいわないんだから。
意見を言うのはいいけれど、だから、なんなの?実行が示されていないじゃん。
忙しいのはわかるけどさ、みんなそうなんだから積極的にやってよ。

文書管理推進側を萎えさせるこの人たちですが、文書管理への関心度が高い低いで2つのタイプに分けることができます。
一般的に管理職は、その業務の性質上文書管理に関心が高くなります。また、そうでない人でも学生時代の経験や仕事の経験で文書管理や情報管理に関心の高い場合もあります。一方、文書管理に関心が低いというのは、文書管理を導入していない企業では、ほぼ一般的ともいえるでしょう。

無関心タイプ(文書管理に関心がない)

この層が一番、組織としては多いのではないしょうか。しかし、この層は最後まで無関心ではありません。状況が変われば、関心を持ちます。

■業務に忙しい人たち

文書管理を導入されていない会社であれば、文書管理のメリットも知らないことになりますので、かなり多くの人がここに入ってくると考えられます。
会社としてとても重要な中堅層、売上げに直結した営業マン、子育て中で保育園の送り迎えが気になるパパやママ、社会人としてスタートしたばかりのフレッシュマンたちです。

この人たちは仕事もプライベートに忙しいです。会社のルールは意識してそれに基づいて常に動き、効率的に働いています。なので余計なことはできません。
もし、文書管理のメリットを知らず、評価もされなければ、この人たちの余計なことの方に文書管理は分類されてしまいます。結果、無関心ということになってしまいます。

■無関心を関心に変える

この人たちは、会社のルール(制度)が変われば適応してくれます。一部の人たちは担当者の熱意に駆られて手伝ってくれるかもしれませんが、ルールが変わらなければ変わりません。

・文書管理に関心を持てっていっても所詮ボランティアでしょ。それより、自分の仕事の方が大事だし、会社としてもそのほうがいいんではないの?
・文書管理で本当に仕事が効率化されるのかわからないし、結局、自分の資料が探せればいいんでしょ。


などなどです。会社が文書管理を重要視しているのであれば、自分たちの会社のことなんだから、ちゃんと考えてやるんだあという精神論だけではなく制度改革を行います。例えば、
・人事評価制度の項目に入れる。
・表彰対象とする。
などが具体的な例になります。関心を持たざる得ない環境にするわけです。

また、教育を行い意識改革をします。例えば、
・文書管理のメリット(業務の効率化、リスクの軽減、コスト削減、情報共有など)の知識をセミナーなどを行って共有できる機会を作る。
・文書管理についての自己点検を行う。

などとなり、自発的に関心を持ってもらう状況を作ります。

後ろ向き発言タイプ(文書管理に関心が高い、が)

文書管理について、まとまった意見を持っている、担当業務の内容が文書管理に関わっている、とても心強いはずなのになぜかネガティブな発言が多く、足を引っ張られているような気がする。
文書管理や情報管理の遂行について、その困難性をやたらと強調したり、冗長なルールを提案してきたりします。

■無駄じゃおじさん または、呪いの魔王と魔女

子供の頃見たムーミンのアニメで常に、「無駄じゃ無駄じゃ無駄なのじゃ」という毛むくじゃらのいつもハンモックに寝ているキャラクター(ジャコウネズミ) がいました。それは○○だからできないので無駄、先にこっちやらなければでしょだから無駄、と、いうわけです。問題や課題を出してくれるのはよいのですが。。解決策は示さないので、言いっ放しで終わります。
呪いをかけて来る魔王や魔女もいます。このリスクもあのリスクもある。それってどうする?責任もてる?とすごむ人もいます。

■理論的に立ち向かう

これは、担当者としてはかなりきついです。心が折れてしまいます。なので、感情的なところを切り離して行動します。

・ネガィテブな意見と思われてもその理由を聞く。(分析して処理するかどうかの判断へ)
 しっかりと意見を聞いて建設的な方向に向かうことを示せば、
 協力してくれることも実際は多いです。

・リスクをあげて呪いをかけてこようとしたら、リスク分析をして結論を出す。
 リスク分析は、リスクが起こる確率とその影響度の2軸で判断し、
 対処するのか許容するのか決定します。


また、前出の無関心タイプが関心を持ってくれるようになれば、会社の文書管理に対する状況変化もあるので、このタイプも変化していきます。

文書管理担当者は、「がんばりなさい」と一任されてしまうことが多いですが、無関心タイプからも後ろ向き発言タイプからも是非味方を増やして、周りを巻き込んでいくことが成功の秘訣です。

困りごとなどありましたら、どうぞお気軽にご相談ください。

コンサルティング事業部/石川

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