ファイリングとフォルダ管理の基本と実践

新しい年になりました。年末の大掃除で紙文書や電子文書の整理をされた方もたくさんいらっしゃることでしょう。働く人ひとりひとりの整理は個人の判断でできますが、組織での整理整頓は組織で取り組むことが必要です。今回は紙文書(ファイリング)や電子文書(フォルダ管理)の管理について基本とその実践について説明します。

紙文書(ファイリング)と電子文書(フォルダ管理)

今や企業で取り扱う文書は、電子文書が年々多くなっていますが、法令上、紙原本での保管が義務づけられていたり、その企業の慣例で紙保管になっているものもあります。
電子文書はというと、定型文書は業務システムが組まれていてデータベース化されていることも多いのではないでしょうか。その一方で非定型文書は、ファイルサーバーや外部ストレージなどで管理していることでしょう。
この非定型文書の管理が厄介なもので、ルール化や整理整頓が必要です。この部分で悩みをお持ちのお客様が大変多いのではないでしょうか。

定型業務の文書と非定型業務の文書

■紙文書の文書管理ができていると電子文書も整理されている?

紙文書での文書管理で実行可能なルールがあり、
それに基づき削減整理を実践している企業は
電子文書もきちんとしています。

文書管理の実践ルールである文書分類や保存年限が、
社員に理解されており、実践が習慣化されているから、
紙文書の分類(仕分け)や並べ方は、
電子文書のフォルダ管理においても同じ理屈で応用できるということです。

また、紙文書と電子文書を同じルールにしなければ探し出せません。
同じルールはこのハイブリッドのカギにになるのです。

よく「情報システムは魔法の箱ではない」と言われますが、
ルールや仕組みのないところに情報システムを導入しても何も解決しません。

では、文書管理の基本とは?

文書管理は、ルールと実践につきます。「みんなが実行できるルールで、必ずみんなが実行する」これだけです。これを実行する4つのステップを説明します。
下の図はそのイメージとなります。
文書管理の4つのステップ

ステップ1:調査


まずは、現状を把握するために調査を行います。これがないと削減整理の作戦も立てられません。文書の量(紙文書だったらファイルメートル、電子文書だったらファイル数やフォルダ数など)や保管状況などを計測しデータ化します。これらはわかりやすくまとめ報告書を作成します。これによって、経営層から一般社員まで現状を共有することができます。
さらに、インタービューを行って定性的な情報を収集するのも現状把握のために効果的です。
現状調査については以下の記事に詳しく書かれています。

ステップ2:ルール


多くの企業では文書管理規程などのルールは存在しているかもしれませんが、ルールに関して以下のような問題を抱えています。

 ・文書管理規程が形骸化している
 ・文書管理規程には電子文書について言及されていない
 ・具体的なルールブック(ガイドラインやマニュアル)がない
 ・分類や保存年限表が更新されていない


この後に続く「実践」は、ルールに基づいて行われますので、ルールの策定や見直しはとても重要です。下記に示す記事にはルールの策定などについて説明があります。
ルールや仕組み作りに手助けが必要な場合は、文書管理導入支援をご案内しています。
また、弊社では文書管理3点セットとして、文書管理規程/ガイドライン/法定保存年限のサンプルを無料配布していますので、参考にされたい方はこちらからどうぞ。

ステップ3:実践


そして、実践です!!
何事もやらなければ成果はでません。ステップ1とステップ2は、この実践を計画的効率的に行うためのものでした。
ステップ2で決めたルールに基づいて実践していきます。実践していくと、例外的なことや想定外であったことに気づきますが、それをまたルールに反映していきます。
会社で行うこの取組は、社内プロジェクトとなるので、その完了のためにはスケジュールとタスクの管理が必須になります。しっかり体制を作って実行しましょう。
体制と制度について具体的に説明されています。
自分たちだけじゃちょっと不安であれば、社内文書削減支援サービスのご案内をしています。
文書管理は、実践して初めて効果が実感できます。紙文書でも電子文書でも実践後の感想は前向きです。

  ・他の人が管理している文書でも素早く探せるようになった。
  ・保管スペースが削減できた。
   (キャビネットが減らせた。ストレージ容量を削減できた。)
  ・情報の共有が出来て、属人化防止につながった。
実際にファイルサーバーの個人フォルダおよび共有フォルダの文書管理を実践したある商社さまの事例です。目的であった顧客対応のスピードアップを果たしました。

ステップ4:継続


最後は継続です。文字通り続けることですが、「維持定着」と言っている企業もあります。せっかく、減らして整理したのにまたキャビネットやストレージの容量がいっぱいになってしまう。文書管理を導入したのに失敗してしまった。。
そのためにすることが文書管理の継続です。
一過性ものにしないように、計画段階で継続活動も視野に入れておくことをお勧めします。
監査を行ったり、アーカイブセンターを作るなどをすることで、ステップ3の結果を継続することができます。
監査を行う場合は、社員による内部監査も有効ですが、外部監査を導入することで客観的な視点での助言や慣れの脱却も期待できます。
維持継続支援はこちらにご案内しています。

ステップ1から4まで文書管理の基本を説明をしました。組織的に取り組むことで大きな効果をもたらします。
電子文書の入れ物であるファイルサーバーやストレージの共有フォルダも見直しておきましよう。

■■ まとめ:基本は一緒! ■■

紙文書(ファイリング)でも電子文書(フォルダ管理)でも基本は一緒です。そして実践あるのみ!でも、それを計画的効率的に行うには調査とルールの策定や見直しが必要です。そして、継続活動も視野に入れて計画しましょう。

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