まずは、現状を把握するために調査を行います。これがないと削減整理の作戦も立てられません。文書の量（紙文書だったらファイルメートル、電子文書だったらファイル数やフォルダ数など）や保管状況などを計測しデータ化します。これらはわかりやすくまとめ報告書を作成します。これによって、経営層から一般社員まで現状を共有することができます。
さらに、インタービューを行って定性的な情報を収集するのも現状把握のために効果的です。

多くの企業では文書管理規程などのルールは存在しているかもしれませんが、ルールに関して以下のような問題を抱えています。

　・文書管理規程が形骸化している
　・文書管理規程には電子文書について言及されていない
　・具体的なルールブック（ガイドラインやマニュアル）がない
　・分類や保存年限表が更新されていない

この後に続く「実践」は、ルールに基づいて行われますので、ルールの策定や見直しはとても重要です。下記に示す記事にはルールの策定などについて説明があります。

そして、実践です！！
何事もやらなければ成果はでません。ステップ１とステップ２は、この実践を計画的効率的に行うためのものでした。
ステップ２で決めたルールに基づいて実践していきます。実践していくと、例外的なことや想定外であったことに気づきますが、それをまたルールに反映していきます。
会社で行うこの取組は、社内プロジェクトとなるので、その完了のためにはスケジュールとタスクの管理が必須になります。しっかり体制を作って実行しましょう。

最後は継続です。文字通り続けることですが、「維持定着」と言っている企業もあります。せっかく、減らして整理したのにまたキャビネットやストレージの容量がいっぱいになってしまう。文書管理を導入したのに失敗してしまった。。
そのためにすることが文書管理の継続です。
一過性ものにしないように、計画段階で継続活動も視野に入れておくことをお勧めします。
監査を行ったり、アーカイブセンターを作るなどをすることで、ステップ３の結果を継続することができます。
監査を行う場合は、社員による内部監査も有効ですが、外部監査を導入することで客観的な視点での助言や慣れの脱却も期待できます。