生産性向上やテレワークなどの働き方改革の実現に向け、文書管理ルールの見直しやファイルサーバの整理などに取り組む企業が増えています。 今回は働き方改革を見据えた文書管理についてご紹介します。

働き方改革に向けて、なぜ文書管理の見直しが必要なのでしょうか。

一つは文書管理を見直すことで文書の捜索時間が短縮され、生産性向上につながります。 文書を捜索する時間や見つからなかったために再作成する時間などを合計すると、 1週間で9時間のロス、文書の処理にかかる生産性のロスは24.3％というデータもあります（調査会社IDCによる調査「日本国内のインフォメーションワーカーが抱える生産性について」より）。 生産性の向上を図るには、ファイルサーバの整理やファイル名のネーミングルールの統一化などを通じて、文書の捜索時間を短縮することが必要です。

もう一つはテレワークを実行する上で、保管媒体（紙か電子化か）のルール化やアクセス権限のルール化が必要になります。 テレワークを実施する場合、例えば紙文書を持ち出して自宅などで仕事をするのはとてもリスキーです。 あらかじめ電子化をしておくとともに、外部からアクセスしてもよい領域を決めておかなくてはなりません。

これらはほんの一例ですが、働き方改革と文書管理は切っても切り離せない関係なのです。

先述の通り、生産性の向上やテレワークの推進などを進める場合、文書管理のルールを見直さなくてはなりません。 ポイントとなるのはアクセスするサーバやシステムにおける保管ルールの見直しです。 具体的には、セキュリティを意識したフォルダ構成、ネーミングルール、電子化ルール、アクセス権限、文書種類に応じた機密レベルなどです。

たいていの企業に文書管理規程はあると思いますが、 文書管理規程はこのレベルまでは記載されていないことがほとんどです。 働き方改革を見据えたガイドラインやマニュアルを作成または改訂しなければなりません。 参考にこちらのサンプルドキュメントをダウンロードしてみてください。