働き方改革のための文書管理

生産性向上やテレワークなどの働き方改革の実現に向け、文書管理ルールの見直しやファイルサーバの整理などに取り組む企業が増えています。 今回は働き方改革を見据えた文書管理についてご紹介します。

働き方改革と文書管理の関係

働き方改革に向けて、なぜ文書管理の見直しが必要なのでしょうか。

一つは文書管理を見直すことで文書の捜索時間が短縮され、生産性向上につながります。 文書を捜索する時間や見つからなかったために再作成する時間などを合計すると、 1週間で9時間のロス、文書の処理にかかる生産性のロスは24.3%というデータもあります(調査会社IDCによる調査「日本国内のインフォメーションワーカーが抱える生産性について」より)。 生産性の向上を図るには、ファイルサーバの整理やファイル名のネーミングルールの統一化などを通じて、文書の捜索時間を短縮することが必要です。

もう一つはテレワークを実行する上で、保管媒体(紙か電子化か)のルール化やアクセス権限のルール化が必要になります。 テレワークを実施する場合、例えば紙文書を持ち出して自宅などで仕事をするのはとてもリスキーです。 あらかじめ電子化をしておくとともに、外部からアクセスしてもよい領域を決めておかなくてはなりません。

これらはほんの一例ですが、働き方改革と文書管理は切っても切り離せない関係なのです。

ルールの見直し

先述の通り、生産性の向上やテレワークの推進などを進める場合、文書管理のルールを見直さなくてはなりません。 ポイントとなるのはアクセスするサーバやシステムにおける保管ルールの見直しです。 具体的には、セキュリティを意識したフォルダ構成、ネーミングルール、電子化ルール、アクセス権限、文書種類に応じた機密レベルなどです。

たいていの企業に文書管理規程はあると思いますが、 文書管理規程はこのレベルまでは記載されていないことがほとんどです。 働き方改革を見据えたガイドラインやマニュアルを作成または改訂しなければなりません。 参考にこちらのサンプルドキュメントをダウンロードしてみてください。

フィルサーバの整理

ルールを作ったらそれを実践に移します。
ファイルサーバをルールに従って整理していくのですが、
最初にすべきことは不要なファイルの削減です。
テレワークを推進するには、従来紙で利用していた文書も電子化しなくてはならないため、
当然ストレージ領域を圧迫します。
削減のコツは「思い出に浸らず」「思い切りよく」です。
前任者のものなのでどうしても削除できない場合は、DVDなどの外部保存メディアに移しましょう。
削減の具体的な手順はこちらをご参照ください。
不用文書を削減したら作成したルールに従って、フォルダ構成やファイル名称などを直す作業に入ります。
これはほとんどが人の手で行う作業なので、それなりの手間がかかります。
時には協力してくれない人が多数いて、なかなか進まないということもあります。
一つのプロジェクトと捉え、体制を整え、マニュアルに沿った実行を促し、進捗を管理しなくてはなりません。
ファイルサーバの具体的な実行手順についてはこちらをご参照ください。

ファイルサーバ整理プロジェクトにおける成功のコツ

「みんなでファイルサーバを整理しよう!」と言っても、
なかなか協力が得られないことがほとんどです。
協力が得られる成功のコツは次のようなものになります。

①リーダーの存在
プロジェクトのリーダーのほか、各部署にサブリーダーを配置します。
リーダーはプロジェクトの目的やメリット、実行手順を全社員で共有し、
各部署ではサブリーダーがファイルサーバの整理削減活動を喚起します。

②責任の明確化
サーバ内のフォルダ領域などで担当を振り分けます。
振り分けられた領域は各自が責任を持って遂行するようサブリーダーが促します。

③スケジュールの明確化
このような活動は何日間もかけてダラダラとやるものではありません。
部署で話し合って実施する日時を決めて着手します。
期日も明確にアナウンスしておくことも大切です。

④相談
マニュアルだけではおさえられないような不明点なども出てきます。
その際にサブリーダーやリーダーに相談できるよう連絡体制を整えます。

⑤オリジナルな工夫
サブリーダーは所属部署のメンバーからアイデアを募り、
マニュアルにはないオリジナルな工夫で、効率よく進めることも大切です。
サブリーダーはメンバーの声を大切にし、実践に生かします。


今回は働き方改革と文書管理の関係、そして実践の進め方について紹介しました。
詳し資料がほしい方は、ぜひお問い合わせください。

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