2018年度文書管理コラム　上半期閲覧数ランキングBEST5

今年度も上期が終わろうとしています。「働き方改革」や「ペーパーレス」「オフィス移転」といったキーワードを切り口に、たくさんのお客様からご相談いただき、支援させていただきました。
今回はアクセスの多かったコラムのランキングBEST5をご紹介します。

第5位　文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方～その２～

シリーズで掲載した文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方。
ここでは文書のライフサイクル上における「保管」と「保存」のステップに焦点をあてました。
文書の保有年数の定め方や、
紙・電子の保管・保存方法の定め方など、
規程やマニュアルに必要な記載事項について紹介しています。

またここでは保有年数に対する起算日についても解説しています。
起算日の認識が誤っていると、保有期間を満了する前に廃棄してしまうなどの「誤廃棄」が発生します。
民間企業、官公庁、自治体問わず、コンプライアンスや説明責任の観点で、誤廃棄という事故は絶対に避けなければなりません。

起算日の認識が曖昧な方も是非こちらのコラムをご覧ください。

文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方～その2～

第4位　契約書ファイリングの効果的な方法とは？

契約書は企業の中でも最も重要な書類の一つ。
その保管方法を課題としている企業はとても多く存在します。
よく聞くお悩みは、
「部署によって保管方法がバラバラ」
ということです。
でもバラバラなのがダメな事かというと、そうではありません。
部署によって業務内容が異なるのであれば、
当然部署によって、使いやすいと思えるファイリング方法は異なります。
問題なのは、部署ごとに異なるそのファイリング方法が、ルール化されていないことなのです。
ルール化されていないがために、保管担当者が異動したり退職したりするたびにファイリングの方法が変わり、年代によってバラバラになるわけです。

このコラムでは、業務内容に応じたファイリング方法の例や、それらのメリット・デメリット、
そして利便性を高める手法などについて紹介しています。

契約書ファイリングの効果的な方法とは？

第3位　もう「属人化」させない！ナレッジマネジメントを進めよう。

業務の属人化は、組織の成長に様々な弊害を及ぼします。
属人化を防止するためには情報共有を通じたナレッジマネジメントの促進がポイントになりますが、
業務の特性やその業務を担当している人材の個性などにより、
なかなかうまく進まないという企業も多いようです。

ここでは組織のメンバーのタイプ別に、
属人化の発生要因とその解決策についてご紹介しています。

もう「属人化」させない！ナレッジマネジメントを進めよう。

第2位　ファイル名・フォルダ名のルール　～4つのポイント～

サーバに電子ファイルが増えていく中、
ファイル名やフォルダ名のつけ方がバラバラだと、
参照したいファイルを探しにくくなりますし、
最新バージョンの特定も困難になります。
特にサーバ内の共有フォルダには、
多くの人が電子ファイルを保存するため、
その問題はより深刻です。
それでも自分の作ったファイルだけは探しやすくしようと、
ファイル名の頭に、
「★★★」
「＠＠＠」
「0000」
などを付ける人が続出します。
こうなるとほぼ末期です。
整理しようにも、ファイル名を見ただけで必要か不要かの判断がつかないため、
削減作業も円滑に進まないという事態に陥ります。

全社あるいは部門でフォルダ名とファイル名のつけ方を統一することが必要です。
そして統一化を図るだけでなく、
「探しやすさ」と「バージョン管理」を意識しなくてはなりません。
この記事では、そのための4つのポイントを紹介しています。

ファイル名・フォルダ名のルール　～４つのポイント～

第1位　文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方～その１～

文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方シリーズの第１弾です。
文書管理の規程やマニュアルの作成や見直しを進めたいものの、
どこから手を付けてよいか悩んでいる方が多いようです。

このコラムでは規程やマニュアルの概念や、
文書のライフサイクル上における「発生」「伝達」のステップに焦点をあてて、
章立てのしかたや記載すべき項目について紹介しています。