今年度も上期が終わろうとしています。「働き方改革」や「ペーパーレス」「オフィス移転」といったキーワードを切り口に、たくさんのお客様からご相談いただき、支援させていただきました。
今回はアクセスの多かったコラムのランキングBEST5をご紹介します。

シリーズで掲載した文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方。
ここでは文書のライフサイクル上における「保管」と「保存」のステップに焦点をあてました。
文書の保有年数の定め方や、
紙・電子の保管・保存方法の定め方など、
規程やマニュアルに必要な記載事項について紹介しています。

またここでは保有年数に対する起算日についても解説しています。
起算日の認識が誤っていると、保有期間を満了する前に廃棄してしまうなどの「誤廃棄」が発生します。
民間企業、官公庁、自治体問わず、コンプライアンスや説明責任の観点で、誤廃棄という事故は絶対に避けなければなりません。

起算日の認識が曖昧な方も是非こちらのコラムをご覧ください。

契約書は企業の中でも最も重要な書類の一つ。
その保管方法を課題としている企業はとても多く存在します。
よく聞くお悩みは、
「部署によって保管方法がバラバラ」
ということです。
でもバラバラなのがダメな事かというと、そうではありません。
部署によって業務内容が異なるのであれば、
当然部署によって、使いやすいと思えるファイリング方法は異なります。
問題なのは、部署ごとに異なるそのファイリング方法が、ルール化されていないことなのです。
ルール化されていないがために、保管担当者が異動したり退職したりするたびにファイリングの方法が変わり、年代によってバラバラになるわけです。

このコラムでは、業務内容に応じたファイリング方法の例や、それらのメリット・デメリット、
そして利便性を高める手法などについて紹介しています。