担当者している人しかわからない。担当者が外出や休みで不在の場合は、顧客対応が遅れてしまうことがある。 → 営業品質の向上・顧客対応の迅速化 情報共有されていれば、担当者が不在の場合でも別の担当者で顧客対応などを行い、仕事を進めることが出来ます。

多様なキャリア形成 人に仕事が割り振られる状況を極力無くし、人材の流動化の障壁を減らします。

背中を見て覚える？たまたま自分のついた先輩は、気が向いたときに「自慢話付きで」資料を見せてくれたりする。 → 教育効果 プロセス毎に作成される文書が共有されていれば、仕事の流れや到達イメージが理解できます。

秘密文書が特定されていない。上司に聞くが上司もその判断に困っているみたい。 → 秘密レベル選別基準の標準化 文書管理規程やマニュアルで秘密レベルを設定することにより、社内基準の実行を徹底し文書の安全性が確保できます。

秘密文書のラベリング 文書に対して秘密レベルを付与することにより、取扱いを明示的に表すことが出来ます。

誰もが持ち出せるオープンなキャビネットに設置されているため、持ちだそう思えば誰でも持ち出せるし、掃除など外部の人に見られてしまう。 → 取扱いルールが明確であれば、 ・紙文書の場合は、保管場所や保存場所は、カギのかかる部屋やキャビネットへ ・電子文書の場合は、情報システム上でアカウント管理を行った上で、文書へ 収納できます。

バイタルレコードとは、事故や災害が発生したときに直接必要になるもの、消失・紛失してしまうと会社の活動が停止し、事業の継続が困難なるような重要な情報です。

バイタルレコードの定義がされていない。重要文書は全て1箇所に保管している。 → 災害時に直接必要なものを災害になっても閲覧出来るように設置しておきます。停電になったときにはPCにアクセスすることが難しくなります、時代とは逆行しますが紙に出力を行い取り出せるように設置します。

すぐに取り出しが必要なもの - 従業員安否確認のための情報 - 顧客連絡先 - 災害発生時緊急対応マニュアル

災害発生時の対応をスムーズに行えるようになります。

災害などによって、文書が消失・紛失した場合に会社の活動が停止し、議場の継続が不可能であるような情報は、電子化してクラウドに投入したり、地域を分散させて保管を行います。 文書の消失・紛失を防ぐことができ、事業継続が可能となります。 また、対策を施すことによって、業務への復帰を早めます。