文書管理を導入したいというお客様は多い反面、予算化の段階で後回しにされることが多々あります。
「地味だが役に立つ」の2回目は、「地味だが」を実行の現場から見ていきましょう。
なんでもそうですが、すぐに手を付けられて、かつ、改善が目に見えることはやりやすいものです。上長から、改善案を出せと言われた時に、やりやすい改善を行ってお茶を濁すなんてこともありがちではないでしょうか。
文書管理を始めると組織の根深ーい問題に触れることなく、先に進むことができなくなることに遭遇します。
例えば、こんなことはないでしょうか。
担当者は、このような問題に何とか対処しながら進めていかなければなりません。
会社から指名されて、文書管理担当者になった方、総務部に所属して文書管理が業務の1つである方に相談をいただく場合、よく伺う悩みには以下のようなことがあります。
では、悩みをお持ちの文書管理担当者は、どうしたら会社のミッションをクリアすることができるのでしょうか。
実際にクリアしていった担当者はこんなことをしていました。
・味方を作る。 熱意を持って、その必要性を根気よく説明し、「○○さんがやるんだったら協力するよ」と言ってもらえた。
・相手の問題を理解する。 文書管理を受け入れる側の立場に立って譲歩できることや軽減できることを考えていった。
・体制を作ってもらった。 全社的なプロジェクトとして、文書管理体制を作ってもらうように上司依頼した。(この時、上司にそれを理解していただくのに相当な労力と時間を要したそうですが。)
・部門長を直接狙った。 文書管理体制がなかったので、非公式に部門長に説明した。(役職を越えて自由に会話のできる雰囲気がもとからあったそうですが。)
・完璧を目指さない。 実行の中で例外や許容を設け、段階的な達成を目指した。
これらを集約すると、
・コミュニケーション ・体制づくり
が実行につながるのが理解できると思います。
文書管理を始めると、どうしてもその人の仕事の進め方に触れてしまう、人間関係にかかわってしまいます。 直接、会社の売上には貢献しませんが、実は社内の根深い問題を解決するものでもあるのです。 特効薬ではないですが、じんわりと深く長く効果をもたらします。組織の力を強くするのです。 もし、社内に相談できる人がいなければ、この「組織の知カラ」が力になります。
コンサルティング事業部/石川
組織の知カラとは?
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