文書管理の必要性とその効果。
輪郭はなんとなく理解しているものの、
具体的にどんな効果があるのか。
ここで整理しておきましょう。
文書管理の一歩目は、不要な文書の削減にあります。
紙文書であればファシリティコストの削減に直結します。
上の図の事例では、不要文書の削減により、
36.00ファイルメーター削減されました。
面積にすると、おおよそ10.80㎡(ファイルボックスの奥行きが0.3mとした場合)。
この10.80㎡という値に、所在地の地価、例えば当社のある本郷であれば117万円/㎡を掛ければ、ファシリティコストの削減効果に換算することができます。
10.80㎡×117万円/㎡=1263.6万円
もちろん、直接キャッシュフローに影響するものではありません。
でも、浪費しているスペースのムダを、数値化するには役立ちます。
電子ファイルであれば、ストレージ費用にも換算できますね。
こちらはキャッシュフローに直接影響します。
社内ポータルなど、情報共有のオンライン化が進んでも、
やはりオフラインによる情報共有は有効だと言われています。
不要文書の削減によってできる空きスペースは、
リフレッシュをしたりコミュニケーションを促すスペースとして利用することができ、
他部署の人たちとの情報交換なんかにも有効です。
そうすれば、互いの仕事への理解が深まります。
固定的な書架の場合は、発想を促すような書籍や写真集を配置するなど、
多様な情報発信スペースとしても利用できます。
今の時代は、
開発・製造・営業などの部門を問わず、
創造性が問われる時代。
コミュニケーションの活性化は、
創造的な生産性の向上につながります。
文書管理を取り入れることで、文書の検索性が飛躍的に向上し、
これにより労働生産性や人件費のムダが大幅に改善されます。
逆にいえば文書管理を取り入れていない日常においては、
膨大な「ムダ」が浪費されているわけです。
そのあたりのムダを調査したレポートがあります。
http://www.adobe.com/content/dam/Adobe/jp/products/acrobat/axi/pdfs/bridging-the-productivity-gap_japan.pdf
上記のIDCとう調査会社の調査によれば、日本国内のインフォメーションワーカー(情報を使って仕事をする人)は、
・文書を探している時間 週4時間
・文書を探したが見つからない時間 週2.7時間
・文書が見つからず再作成する時間 週2.3時間
・文書処理にかかる年間のムダ 184万円/人
・文書処理にかかる生産性のロス 24.3%
といったムダが生じているということです。
文書管理を行うことで、これだけのロスを改善できるわけですね。
もう少しマクロな視点で考えてみます。
ご存じのとおり日本のGDPは世界3位。
なのに労働生産性は下の図のように、OECD加盟国中で21位・・・。
労働生産性の指標で考えると、日本がいかに投下労働量の多い国かがわかります。
<労働生産性=付加価値(GDPや総生産量等)/投下労働量(労働時間や労働者数)>
分子のGDPは世界3位。
なのに、労働生産性は21位。
つまり分母の投下労働量が大きすぎるのです。
日本は文書管理の後進国とよく言われますが、
文書管理への意識の低さが、労働生産性に大きく影響しているかもしれませんね。
会社で作成した文書情報は個人の所有物ではなく、会社のものです。
今はチームで仕事をする時代。
チームで情報を共有し対処することで、顧客対応の迅速化や品質の向上を図ることができます。
また、先輩社員の仕事の進め方も「見える化」され、人材育成の面からも充実が期待できます。
「何があるかわからない」「どこにあるかわからない」状態であれば、当然、
情報の紛失や漏えいのリスクは高まります。
といいますか、当人たちは紛失しても気付かないんです。
どこに何があるかわからないのですから当然ですよね?
気付くのは事故が発覚した時です。
下の図は、JNSAの「情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」です。
これによれば、
①情報漏えいの原因は、管理ミスによるものが3割以上を占める
②情報漏えいの経路のインシデント数は、紙媒体が約7割を占める
ということです。
管理ミスとは、組織としてルールが整備されていない、または、ルールはあるが順守されていない状態のことを指しています。
また多くの企業が、ネットワークやPC端末などのセキュリティ充実させている一方で、
実は、事故件数は紙媒体によるものが多いことが、ここでわかります。
みなさんもご承知の通り、
こうした事故は、企業に莫大なダメージを与えます。
場合によっては再起不能です。
「あ!やばい!」と思った時には、時すでに遅し。
文書管理の必要性は、甘く見ないほうがいいと思います。
一度、真剣に考えてみていただければ幸いです。
コンサルティング事業部/鈴木
文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。
サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。
組織の知カラとは?
文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。
文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。
文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。
お客様の各種事例を紹介しています。
サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。
問題はあるのだけど何から始めていいかわからない、文書管理の手順を確認したい、そんな方はこの資料を見てみましょう。
記事カテゴリ一覧
© Nichimy Corporation All Rights Reserved.