文書管理の効果とは？
文書管理の必要性とその効果。 輪郭はなんとなく理解しているものの、 具体的にどんな効果があるのか。 ここで整理しておきましょう。
得られる効果その１ ファシリティコストの削減
文書管理の一歩目は、不要な文書の削減にあります。 紙文書であればファシリティコストの削減に直結します。
上の図の事例では、不要文書の削減により、 36.00ファイルメーター削減されました。 面積にすると、おおよそ10.80㎡（ファイルボックスの奥行きが0.3ｍとした場合）。 この10.80㎡という値に、所在地の地価、例えば当社のある本郷であれば117万円／㎡を掛ければ、ファシリティコストの削減効果に換算することができます。
10.80㎡×117万円／㎡＝1263.6万円
もちろん、直接キャッシュフローに影響するものではありません。 でも、浪費しているスペースのムダを、数値化するには役立ちます。
電子ファイルであれば、ストレージ費用にも換算できますね。 こちらはキャッシュフローに直接影響します。
得られる効果その２ コミュニケーションスペースの創出
社内ポータルなど、情報共有のオンライン化が進んでも、 やはりオフラインによる情報共有は有効だと言われています。
不要文書の削減によってできる空きスペースは、 リフレッシュをしたりコミュニケーションを促すスペースとして利用することができ、 他部署の人たちとの情報交換なんかにも有効です。
そうすれば、互いの仕事への理解が深まります。
固定的な書架の場合は、発想を促すような書籍や写真集を配置するなど、 多様な情報発信スペースとしても利用できます。
今の時代は、 開発・製造・営業などの部門を問わず、 創造性が問われる時代。
コミュニケーションの活性化は、 創造的な生産性の向上につながります。
得られる効果その3 労働生産性の向上／人件費のムダの削減
文書管理を取り入れることで、文書の検索性が飛躍的に向上し、 これにより労働生産性や人件費のムダが大幅に改善されます。
逆にいえば文書管理を取り入れていない日常においては、 膨大な「ムダ」が浪費されているわけです。
そのあたりのムダを調査したレポートがあります。 http://www.adobe.com/content/dam/Adobe/jp/products/acrobat/axi/pdfs/bridging-the-productivity-gap_japan.pdf
上記のIDCとう調査会社の調査によれば、日本国内のインフォメーションワーカー（情報を使って仕事をする人）は、
・文書を探している時間 週4時間 ・文書を探したが見つからない時間 週2.7時間 ・文書が見つからず再作成する時間 週2.3時間 ・文書処理にかかる年間のムダ 184万円／人 ・文書処理にかかる生産性のロス 24.3％
といったムダが生じているということです。
文書管理を行うことで、これだけのロスを改善できるわけですね。
もう少しマクロな視点で考えてみます。
ご存じのとおり日本のGDPは世界３位。
なのに労働生産性は下の図のように、OECD加盟国中で２１位・・・。
労働生産性の指標で考えると、日本がいかに投下労働量の多い国かがわかります。
＜労働生産性＝付加価値（GDPや総生産量等）／投下労働量（労働時間や労働者数）＞
分子のGDPは世界3位。 なのに、労働生産性は21位。 つまり分母の投下労働量が大きすぎるのです。
日本は文書管理の後進国とよく言われますが、 文書管理への意識の低さが、労働生産性に大きく影響しているかもしれませんね。
得られる効果その4 情報共有によるナレッジベースの構築
会社で作成した文書情報は個人の所有物ではなく、会社のものです。
今はチームで仕事をする時代。
チームで情報を共有し対処することで、顧客対応の迅速化や品質の向上を図ることができます。
また、先輩社員の仕事の進め方も「見える化」され、人材育成の面からも充実が期待できます。
得られる効果その5 情報セキュリティ対策
「何があるかわからない」「どこにあるかわからない」状態であれば、当然、 情報の紛失や漏えいのリスクは高まります。
といいますか、当人たちは紛失しても気付かないんです。 どこに何があるかわからないのですから当然ですよね？
気付くのは事故が発覚した時です。
下の図は、JNSAの「情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」です。
これによれば、 ①情報漏えいの原因は、管理ミスによるものが3割以上を占める ②情報漏えいの経路のインシデント数は、紙媒体が約7割を占める
ということです。
管理ミスとは、組織としてルールが整備されていない、または、ルールはあるが順守されていない状態のことを指しています。
また多くの企業が、ネットワークやPC端末などのセキュリティ充実させている一方で、 実は、事故件数は紙媒体によるものが多いことが、ここでわかります。
みなさんもご承知の通り、 こうした事故は、企業に莫大なダメージを与えます。 場合によっては再起不能です。
「あ！やばい！」と思った時には、時すでに遅し。
文書管理の必要性は、甘く見ないほうがいいと思います。
一度、真剣に考えてみていただければ幸いです。
コンサルティング事業部／鈴木
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