今回はこのコラムの2017年上半期（4月～9月）の閲覧数ランキングを掲載します。 このランキングから、みなさんが文書管理に関して、どのような悩みや関心を持っているのかがわかります。 今週は、10位から6位を紹介します。

ナレッジマネジメントを進めようとする企業が多い中、 なかなか進まずに失敗に終わったケースをよく聞きます。 その原因の多くは、ITシステム先行型の導入により、 「自社の業務実態とマッチしない」 「肝心の従業員側の意識が低い」 などがあります。

このコラムでは、こうした失敗事例を踏まえ、 最も重要な従業員の意識改革を実現するための方法や ナレッジマネジメントを進めるための制度設計等について紹介しています。

３回のシリーズでご紹介した文書管理規程やマニュアルの作り方。 「その３」では、文書のライフサイクル上における「保存」に焦点を当てました。

保存文書は多くの場合、年々増え続けて保存スペースを圧迫していきます。 文書の保存年限や活用頻度に応じて、 適正な媒体に変換することも検討しなくてはなりません。 ここでは「紙」「電子媒体」「マイクロフィルム」といった３つの媒体について、 利便性や耐久性などの面から比較するとともに、 媒体ごとの保存ルールを、規程にどのように定めるかについてご紹介しています。

秘密文書の取り扱いや保管方法がルール化・周知されていない場合、 企業に情報漏えいや紛失など様々なリスクをもたらします。 秘密文書にまつわる事故の要因の多くは、 「何が秘密文書か特定できていない」 「そもそも従業員の意識が低い」 「ルールが未整備」 などといったものです。

ここではどのように秘密文書を組織的に管理するか、 その実施内容や手順についてご紹介しています。

文書管理の基礎固めとは、 文書の作成からワークフロー、保管や廃棄に至るまでの一連のプロセスをルール化し、 実践することです。 このルールが無いままに文書管理のIT化を進めると、 高額な費用をかけて導入したシステムもうまく機能せず、失敗に終わります。

ここでは文書管理の失敗要因や、 失敗しないための実践手順などをご紹介しています。

業務の属人化は、組織の成長に様々な弊害を及ぼします。 属人化を防止するためには情報共有を通じたナレッジマネジメントの促進がポイントになりますが、 業務の特性やその業務を担当している人材の個性などにより、 なかなかうまく進まないという企業も多いようです。

ここでは組織のメンバーのタイプ別に、 属人化の発生要因とその解決策についてご紹介しています。

今週は10位から6位までをご紹介しました。 次回はベスト5を掲載します。

コンサルティング事業部／鈴木