さて今週は、連載しているコラムの昨年の閲覧数ランキング5位～1位の発表です。 このコラムをご覧いただいている方々は、どのような事に関心を寄せているのでしょうか。

様々なメリットをもたらす紙文書の電子化。 しかしむやみやたらと電子化したのでは効果は出ず、 費用のムダになってしまいます。 また、事前の計画もせずに「紙をスキャナに放り込んでおけばPDFが出来上がるじゃん」くらいに考えて電子化を進めると、失敗する可能性が高まります。

このコラムでは、紙資料の電子化を効率的に進めるための計画のポイントや注意点などについてご紹介しています。

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文書管理規程は、最も上位に位置する文書管理のルールブック。 しかし、「昔作った文書管理規程はあるけど形骸化している」 「そもそも文書管理規程がない」という企業が多いようです。

このコラムでは、文書管理規程の作成時に盛り込むべきポイントや、 盛り込んだルールを周知・徹底する方法などについて紹介しています。

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電子帳簿保存法の規制緩和に伴う国政関係書類等のスキャナ保存は、いま話題沸騰中です。 保管コストの削減や業務の効率化に向け、 多くの企業が対応を検討しています。

このコラムでは、従来と比べてどのあたりが緩和されたのかについてのポイントや、 導入するにあたっての充たすべき要件などについて、 参考となるリンクを掲載しながら紹介しています。

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ナレッジマネジメントを進めようとする企業が多い中、 なかなか進まずに失敗に終わったケースをよく聞きます。 その原因の多くは、ITシステム先行型の導入により、 「自社の業務実態とマッチしない」 「肝心の従業員側の意識が低い」 などがあります。

このコラムでは、こうした失敗事例を踏まえ、 最も重要な従業員の意識改革を実現するための方法や ナレッジマネジメントを進めるための制度設計等について紹介しています。

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契約書は企業の中でも最も重要な書類の一つ。 その保管方法を課題としている企業はとても多く存在します。 よく聞くお悩みは、 「部署によって保管方法がバラバラ」 ということです。 でもバラバラなのがダメな事かというと、そうではありません。 部署によって業務内容が異なるのであれば、 使いやすいと思えるファイリング方法は部署ごとに当然異なります。 問題なのは、部署ごとに異なるそのファイリング方法が、ルール化されていないことなのです。 ルール化されていないがために、保管担当者が異動したり退職したりするたびにファイリングの方法が変わり、年代によってバラバラになるわけです。

このコラムでは、業務内容に応じたファイリング方法の例や、それらのメリット・デメリット、 そして利便性を高める手法などについて紹介しています。

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第1位　契約書ファイリングの効果的な方法とは？ 第2位　ナレッジマネジメントの失敗事例と、進めるための最初の一歩！ 第3位　e文書法・電子帳簿保存法の規制緩和と、スキャナ保存のポイント整理！ 第4位　文書管理規程について、職場のみんなは理解している？ 第5位　紙（紙資料）を電子化文書にする効率的な方法とは 第6位　業務効率化事例　ファイルサーバの整理による文書検索時間の短縮！ 第7位　事例で考える　文書管理をとりまくリスクマネジメント 第8位　仕事がはかどる！　ビジネスでの整理整頓の5つのコツ 第9位　契約書の電子化の進め方！ 第10位　文書管理を成功させる方法！その2　～従業員をやる気にさせる！～

2回にわたってコラムのベスト10を紹介しました。

ランキングされている全てのテーマに共通して必要なのは、 ・実行プロセスの設計 ・ルール作成による標準化 ・維持管理するための教育やレビュー です。

弊社が文書管理のプロフェッショナルとして、これらを支援させていただきます。 お気軽にお問合せください。

コンサルティング事業部／鈴木