e文書法・電子帳簿保存法の規制緩和と、スキャナ保存のポイント整理!

2015年9月末より、「税務関係書類のスキャナ保存」に関する規制が緩和されました。簡単に言うと、税務書類をスキャナで電子化し、保存することが簡単になったということです。ここではその条件のポイントなどを、簡単に整理してみたいと思います。

規制緩和実現までの経緯

10年以上前の2005年、e文書法の施行に対応して電子帳簿保存法が改正され、書類のスキャナ保存が可能になりました。しかしそれはとても条件が厳しく、実行できたのは超大手のメガバンク等くらいのもので、ほとんど実行できた企業はありませんでした。そこでJIIMA(公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会:以下JIIMA)等が国に対して働きかけを行い、ようやく今回の規制緩和が実現したというわけです。

規制緩和されたポイント

これまで大手企業しか対応困難だったスキャナ保存も、今回の規制緩和により、企業規模を問わず実行できる可能性が高まりました。ここでは緩和されたポイントを簡単に整理してみます。

①電子署名が不要になった
②契約書や領収書の金額が無制限になった(以前は3万円未満)
③スキャナ保存の際、グレースケールでの保存も可(以前はカラーのみ)
④申請時における、対象書類から付随して発生する関係帳簿の電子化の事前承認が不要
⑤タイムスタンプは付与するが、24時間以内の付与が削除され、業務の実態に応じて内部規程で定めることに緩和

充たすべき要件

先に述べた通り、様々な規制が緩和されました。とはいえ税金に関わる大事な書類。守る
べき条件もあります。適正事務処理要件という約束事がありますので、ここで整理してみます。

<適正事務処理要件>
①相互けん制
ミスや不正防止のため、スキャナ保存に係る事務は3人以上の体制で行うこと
②定期的な検査
書類の受領や支払金額など、各事務に係る処理内容を確認するため、定期または随時検査を行う体制・仕組みを構築すること
③再発防止策を講ずる体制構築
検査などを通じて問題が発覚した場合は速やかに報告書を作成し、社内幹部に報告し、再発防止策を講ずること

こうした要件を満たす電子化の社内体制が必要になります。
また、正事務処理要件の内容は、内部統制を担保するため、国税関係書類の受領・作成からスキャナ入力までの各業務について、適正な実施を確保する社内規程を作成し、そこに記さなければなりません。

参考リンク

ここまで簡単にポイントのみを記してきました。
もう少し詳しい内容は、下記のリンクを参考にしてみてください。
国への働きかけを積極的に行った団体だけあって、JIIMAの資料は参考になります。
社内でスキャナ保存を推進する際の企画書などにも使えると思います。

■国に働きかけを行った際の文書
「国税関係書類のスキャナ保存 要件緩和について」
http://www8.cao.go.jp/kisei-kaikaku/kaigi/meeting/2013/wg2/sogyo/131031/item2-2.pdf

■対応するための要件などがまとまった資料
「税務関係書類のスキャナ保存 大幅な規制緩和が実現」
http://www.jiima.or.jp/pdf/ebunnsho_nyumon_tuika.pdf

■スキャナ保存に関する基本的な社内ガイドラインの案
「国税関係書類等の電子化文書取扱ガイドライン(案)」
http://www.jiima.or.jp/pdf/kokuzeikankei_guideline.pdf

コンサルティング事業部/鈴木

ニュース・お知らせ

全147件中 1〜 5件を表示

「組織の知カラ」に 相談してみる

文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。まずは、お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。

まずは 文書管理3点セットを 手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

「文書管理の教科書」を 見てみましょう

問題はあるのだけど何から始めていいかわからない、文書管理の手順を確認したい、そんな方はこの資料を見てみましょう。

組織の知カラとは?

文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。

文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。 

文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。

お客様の各種事例を紹介しています。

まずは 文書管理3点セットを 手に入れてみましょう

サンプル無料配布中です。
文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。

「文書管理の教科書」を 見てみましょう

問題はあるのだけど何から始めていいかわからない、文書管理の手順を確認したい、そんな方はこの資料を見てみましょう。

記事カテゴリ一覧

スタッフブログ アルパカのあしあと
タグ
BCPB事例Ce-文書法CスキャナCリスクマネジメントC契約書管理C情報共有C文書管理コンサルC文書管理事例C文書管理導C文書管理導入C文書管理規程作成C業務効率化C番外編C秘密情報C紙文書電子化e-文書法e文書法アーカイブアートコストコツコミュニケーションスキャナ保存スペースセキュリティセミナーテレワークデザインデメリットナレッジナレッジマネジメントバイタルレコードファイリングファイルペーパレスペーパーレスマイクロフィルムマニュアルメリットラベリングランキングリスクリスクマネジメントルールワークフロー事例人件費人材育成保存媒体保存期間保管働き方改革全文検索公文書管理法公文書館共有内部統制写真分類削減労働生産性効果動向南スーダン博物資料図書館図面基準失敗事例契約書契約書 電子化契約書管理定型対策専門家展示属人化広報広報サポート・広報ツール制作廃棄情報情報公開情報共有情報収集情報漏えい情報管理意欲成功成功事例成果整理整理整頓文書文書のライフサイクル文書保存文書保管文書削減文書管理文書管理 メリット文書管理コンサル文書管理システム文書管理マニュアル文書管理規則文書管理規程方法森友学園検索業務効率化活性化目標研修秘密文書移転紙の電子化紙文書紙文書 電子化組織組織力組織化経理書類維持管理職場環境規程記録訴訟誤廃棄説明責任電子ファイル電子化電子化 成功電子帳簿保存法非定型
会社情報