従来の文書管理は、主に文書の紛失防止、検索性の確保、法令に基づく保存、機密情報の保護などを目的としていました。

これらは現在も重要ですが、AI時代には新たな視点が加わります。それは、「AIが正しい情報を安全に利用できる状態を維持すること」です。

例えば、社内文書を検索するAIシステムを導入した場合、次のような問題が考えられます。

• 古い規程を参照し、現在とは異なるルールを回答してしまう
• 未承認の文書を正式な文書として扱ってしまう
• 機密情報が、閲覧権限のない社員への回答に含まれてしまう
• 不要な文書や重複ファイルが検索精度を低下させる

これらはAIシステムの問題だけでなく、元となる文書の管理状態に原因がある場合も少なくありません。AIを導入することと、AIが適切に利用できる文書管理基盤を整えることは、別の取り組みであるといえます。

文書管理規程とは、企業が保有する文書を適切に管理するための基本原則を定めた社内規程です。

一般的には、次のような事項を定めます。

• 文書管理の目的・適用範囲
• 文書管理の責任者と役割
• 文書の作成・収受・承認
• 文書の分類・保管・保存
• 文書の利用・持出し・廃棄
• 文書管理の点検・見直し

重要なのは、文書管理規程には全社共通の基本原則を定め、具体的な運用方法はガイドラインやマニュアルで補完するという考え方です。

例えば、文書管理規程では「電子文書は検索性および真正性を確保して管理する」と定め、ガイドラインではファイル名の付け方や版管理の方法を具体的に示します。

AIへの情報入力についても、情報セキュリティ規程や生成AI利用ガイドラインなど、既存のルールとの役割分担を考えることが大切です。

AIに関するルールをすべて文書管理規程に盛り込む必要はありません。 関連する規程と整合性を保ちながら、管理上の抜け漏れを防ぐことが重要です。

それでは、AI時代の文書管理規程を作成・見直しする際に、どのような点に注意すればよいのでしょうか。特に重要な7つのポイントを紹介します。

従来の規程では、紙文書を中心とした内容になっている場合があります。現在は、WordやExcel、PDFなどの電子文書に加え、クラウドストレージや社内システムで管理する情報も対象として考える必要があります。

また生成AIによって作成された文書も業務上の記録として保存する必要があるものについては、管理することが重要です。媒体や作成方法によって管理上の空白が生じないよう、文書の定義と適用範囲を確認しましょう。

AIが文書を作成・分類したとしても、その内容や管理についての責任までAIに任せることはできません。特に、AIが作成した報告書や契約書案などは、内容の正確性や妥当性について人による確認が必要です。文書管理規程では、文書の管理責任者や所管部署を明確にし、AIを利用した場合でも、人が確認・承認する基本原則を維持することが大切です。

AIによる文書検索やナレッジマネジメントを成功させるには、文書の分類と保管場所の標準化が重要です。部署や担当者ごとに独自のフォルダ構成を作成していると、同じ種類の文書が複数の場所に分散してしまいます。

また、個人のパソコンやクラウド上に文書が散在している状態では、AIが必要な情報を適切に参照できないこともあります。

文書管理規程で組織としての保管原則を定めた上で、ガイドラインなどにより、分類基準、フォルダ構成、ファイル名の付け方を統一しましょう。

AIは文書の内容を比較したり、類似した文書を検索したりすることを得意としています。しかし、その文書が正式に承認されたものなのか、最新版なのかを正確に判断できるとは限りません。

例えば「業務マニュアル_最終版」「業務マニュアル_修正版」「業務マニュアル_最新版」といったファイルが混在していたら、社員でも迷ってしまうでしょう。こうした混乱を防ぐためには、正式文書と作業中の文書を区別し、承認済みの版や改訂履歴を管理するルールが必要です。

文書の正確性を確保する仕組みは、AI時代になっても人が整備しなければなりません。

生成AIの利用で特に注意したいのが、機密情報や個人情報の取扱いです。外部のAIサービスに社内文書を入力すると、サービスの利用条件や設定によっては、入力情報が外部で保存・処理される場合があります。

そのため、次の事項を明確にしておく必要があります。

• 会社が利用を認めるAIサービス
• AIへの入力を認める情報の範囲
• 機密情報・個人情報を扱う場合の条件
• AIの出力結果を確認する責任
• 必要な利用記録や管理方法

ただし、これらをすべて文書管理規程に書き込むのではなく、情報セキュリティ関連規程やAI利用ガイドラインと連携させる方法が現実的です。

AIを活用した社内検索では、従来のフォルダ単位の検索よりも広範囲の文書が検索対象となる可能性があります。そのため、文書の機密区分に応じてアクセス権限を設定することが重要です。人事情報や経営上の機密情報などについては、必要な社員だけが閲覧できるようにしなければなりません。AIシステムを導入する際も、元の文書に設定されたアクセス権限が検索結果や回答に適切に反映される仕組みが求められます。

文書管理規程でアクセス制限の基本原則を定め、具体的な権限設定や定期的な見直し方法は関連規程で管理することが望ましいでしょう。

AIによって文書を簡単に検索・活用できるようになると、過去の情報をできるだけ残しておきたいと考えるかもしれません。しかし、不要な文書を無制限に保存することは、情報漏えいのリスクや管理コストの増加につながります。

一方で、保存義務のある文書を誤って削除してしまうことも避けなければなりません。文書の種類ごとに、法令、契約、業務上の必要性などを踏まえた保存期間と起算日を定め、保存期間満了後の廃棄判断をルール化しましょう。

また、AIシステムが参照するデータについても、元の文書が廃棄された際の検索インデックスや複製データの取扱いを確認しておくことが重要です。

ここまで7つのポイントを紹介しましたが、すべてのルールを一度に変更する必要はありません。まずは既存の規程と実際の運用状況を確認することから始めましょう。

ステップ1：現状の課題を把握する

既存の文書管理規程を確認し、電子文書やクラウドサービスに対応できているか、現場で運用されているかを調査します。

ステップ2：必要なルールを整理する

文書管理規程で定める基本原則と、情報セキュリティ規程やAI利用ガイドラインで定める事項を整理します。重複や矛盾を避けることが大切です。

ステップ3：規程・ガイドラインを作成する

全社共通の原則は文書管理規程にまとめ、具体的な作業方法はガイドラインなどで補完します。現場の負担が過度に増えないよう、シンプルで実行可能なルールを目指しましょう。

ステップ4：周知・点検・継続的な見直しを行う

規程を作成しただけでは文書管理は改善しません。社員への説明や研修を実施するとともに、定期的な点検を通じて運用状況を確認します。

AI技術や業務環境の変化に合わせて、ルールを継続的に見直す仕組みも必要です。

生成AIの進化により、企業が保有する文書は、単に保存しておくものから、組織の知識として積極的に活用するものへと変わりつつあります。

しかし、AIが高度化しても、文書の正確性、正式な版の識別、適切なアクセス制限、保存・廃棄の判断など、組織として管理すべき事項がなくなるわけではありません。

むしろ、AIが大量の文書を横断的に活用できる時代だからこそ、文書管理の基本的なルールを整備しておく必要があります。

AI時代の文書管理規程に求められるのは、複雑なルールを増やすことではなく、正しい情報を、安全かつ効率的に活用できる仕組みを作ることです。

この機会に、自社の文書管理規程が現在の業務環境に対応できているか、見直してみてはいかがでしょうか。

この機会に、自社の文書管理規程が現在の業務環境に対応できているか、見直してみてはいかがでしょうか。当社では、既存の文書管理規程の調査・評価から、規程やガイドラインの作成・見直し、社内への定着に向けた支援まで対応しています。

文書管理規程の新規作成や改訂をご検討の際は、お気軽にご相談ください。