①業務的価値基準

今後の業務上での価値を考慮して、保存期間を設定します。例えばプロジェクトに関する資料などで、プロジェクトが終了してしまえば利用価値がなくなってしまうような文書であれば、1年程度経過した時点で廃棄します。たいていの文書は1年以上経過すると不要になると言われていますが、関連する業務が完了したら全て捨ててよいというものでもありません。業務日報や顧客リストなどの業務的記録のほか、営業活動における提案書やコンサルティング業務で作成したレポート、マニュアルといったノウハウに関する記録などは、プロジェクトが完了しても企業のナレッジとしての価値があります。こうした文書は法律で定められているものではないので、企業が独自に設定する必要があります。保存期間は組織ルールとして5年程度設定し、保存期間満了時に再度検討して設定するといった運用が望まれます。その他にも、研究や技術開発などで作成した研究資料、技術資料などが考えられますが、これらは業態によって異なるものの、10年以上の比較的長期の保存期間を設ける必要があります。

②訴訟のリスク

訴訟リスクに対応するような文書や、係争中の事案に関連する文書は、保存期間が満了しても保存しておかなければなりません。この取り置くことを「ホールド」と言います。まだ保存期間が設定されていない場合は、訴訟リスクが消滅する期間を設定し、定期的に見直すことも必要です。

③歴史的価値基準

企業においては歴史的価値のある文書（資料）があります。こうした資料を管理し、利活用に役立てる取り組みは、ビジネスアーカイブ呼ばれています。日本国内においてビジネスアーカイブに取り組んでいるのは、伝統のある大企業がほとんどですが、今後は成長を遂げたベンチャー企業やスタートアップ企業が取り組むことも期待されます。どのような資料が該当するかというと、

・製品カタログや販促資料など、製品に関する資料

・社内報

・製品開発の記録

・日報

・その他企業の歴史に関する資料（創業時の写真、看板、訓示など）

などなど、これ以外にも多くのものがあります。こうした資料は企業の歴史を示すものとして価値が高く、後世に伝える意義からも、ほぼ永久的に保存されるケースが多くあります。こうした歴史的価値の高い資料を、企業は次のような目的で活用しています。

・会社の歴史を知るための資料として活用し、社員のエンゲージメントを深める

　→　新入社員が創業の精神を知る

・過去に直面した問題の解決方法を手本にして、現状打開策の参考とする

　→　会社経営を揺るがすほどの危機にどう対処したかを知る

・企業ブランディングに利用する

　→　企業の理念や伝統、社会的役割を発信することで、企業イメージの向上につなげる

・製品（サービス）開発

→過去の開発資料や経過情報を手掛かりに、製品開発のヒントにする

④法令への対応

法令で保存期間が義務付けられている文書（法定保存文書）があります。どの企業にも共有して保存が義務付けられている文書もあれば、業種ごとに特有の保存期間が義務付けられている文書もあります。最近では見読性や真実性など一定の条件をみたせば、電子での保存が容認されている文書も数多くあります。文書種類ごとに保存期間とその根拠法などを明確にしておく必要があります。

当社ではこうした対応を支援するプロダクトとサービスをご用意しております。