ゴールデンウィークも終わり、2025年もあと2月足らずで半年が経過することになりました。「2025年の崖」は、経済産業省が2018年に発表した「DXレポート」の中に示されたもので、日本企業がレガシーシステムなどの課題を解決せず、DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進できなかった場合に、この2025年以降に大きな経済損失が生じるとされました。

あらゆる障害を乗り越えてこのDX推進を十分に行うのは至難の技であるとは思いますが、多くの企業においては、レガシーシステムの刷新や紙や手作業での業務をデジタル化推進によって効率化などの取り組みが見られます。

それら取り組みもあり、また2020年からの新型コロナウィルスによる感染拡大の影響して、DXが進められています。

構造化データは、データベースに格納されているような表形式のデータです。行と列の形式で表現されます。システムで管理しているデータで、「2025年の崖」の話題に当てはめるとレガシーシステムのデータは、構造化データとなります。

その特徴は、データの検索や集計がしやすい、SQL言語で命令ができるなどとなります。また、データがクレンジングされていることも多く、使いやすいものになっています。

非構造化データは、「構造化されていない」データで、officeソフトで作成したファイルやPDFファイル、画像ファイル、音声ファイル、動画ファイルなどとなります。

決まった形式を持たないデータで、そのデータ数は多く、場合によっては1ファイルあたりの容量が大きくなるものがあります。分析や集計にはそのまま使用できないため、OCR、自然言語処理、画像認識などの技術を介した加工が必要です。

これは前述のとおりですが、非構造化データの形式は様々であるため、検索や集計がそのままではほぼ不可能です。このため、OCRや自然言語処理、画像認識などの技術でデータを加工する必要があります。

データに誤字や曖昧な表現などがあった場合、クレンジングを行うことによってデータの活用性が高まりますが、もともと使用されている言葉を変更してしまうと意味も損なわれる場合もあり、クレンジングを正確に行う難しさがあります。

ファイルの数も多く、企業においては毎日たくさんのファイルが追加されていきますので、それらを管理する一定のルールを決めておかなければなりません。具体的には、データの保存年限の取り決めやアクセス権限、ファイルやフォルダのネーミングルールなどの組織の共通ルールが必要です。

また、セキュリティの観点からも情報漏洩のリスクも鑑みて、ルール化は重要となります。

このように「2025年の崖」に挑む際には、レガシーシステムの刷新だけではなく、情報資産の大きな割合を占める共有フォルダにも手を入れていくことが必要となります。

共有フォルダの課題をシステムの観点で解決する策としては、自社で管理しているファイルサーバーを高機能なクラウドドライブに移行するということがあげられます。これは、検索性のアップや社外からのアクセス、社外の組織との共有などがやりやすくなり、業務の改善などに効果があります。

しかしながら、文書管理の視点では機能性の高い保管システムを導入する前にルール化や不要なものなどの削減をすることをお勧めしています。