DX加速の視点から文書管理を考える

昨年末に経済産業省から「DXレポート2 中間とりまとめ」が発表されました。そこには、DX加速シナリオとDX加速に向けた企業のアクションと政策について解説されています。今回は、DX加速の視点で文書管理を考えてみました。

DX(デジタルトランスフォーメーション)レポート2とは

経済産業省のデジタルトランスフォーメーションの加速に向けた研究会は、昨年の12月に「DXレポート2 中間取りまとめ」を公開しました。
このレポートには、これまでの取組とこれからの方向性が示されています。

■これまでの取組とその結果

アンケートによって示された結果より、企業のDX推進状況に大きな差が見られることがわかっています。つまり、先行してDXを推進している企業群とそうではない企業群とで推進におおきな開きがあるということです。これはテレワークが進んでいる企業とそうではない企業の差でも実感されている方も多いことでしょう。

昨年に続いてコロナウィルスの営業は企業の経済活動に大きく影を落としています。コロナ禍においても経済活動を進める方策としてDXは有効ですが、ここで明らかになったのは単にITシステムを導入することではなく、企業文化(固定観念)を変革することが明らかになったとされています。

そして、コロナ禍によりますますDXの緊急性は高まっています。以前は先送りも許された変革は現在は余儀なくされています。

■レガシー企業文化から脱却する

このレポートでは、デジタル企業への変革プロセスを段階的に説明しています。

■これまでの取組とその結果


アンケートによって示された結果より、企業のDX推進状況に大きな差が見られることがわかっています。つまり、先行してDXを推進している企業群とそうではない企業群とで推進におおきな開きがあるということです。これはテレワークが進んでいる企業とそうではない企業の差でも実感されている方も多いことでしょう。

昨年に続いてコロナウィルスの営業は企業の経済活動に大きく影を落としています。コロナ禍においても経済活動を進める方策としてDXは有効ですが、ここで単にITシステムを導入することではなく、企業文化(固定観念)を変革することが明らかになったとされています。

そして、コロナ禍によりますますDXの緊急性は高まっています。以前は先送りも許された変革は現在は余儀なくされています。

■レガシー企業文化から脱却する


次に、このレポートでは、デジタル企業への変革プロセスを段階的に説明しています。

①超短期的アクション
9割以上もの企業がDXには未着手かあるいは途上であるとのことです。このような企業が取り組むべきアクションには、
「DXの認知・理解」、「製品・サービス活用による事業継続・DXのファーストステップ」が掲げられています。

②短期的対応
次に進めるべきこととして、「DX推進体制の整備」、「DX戦略の策定」をあげています。

③中長期的対応
最後に中長期的対応に「産業変革のさらなる加速」、「デジタルプラットフォームの形成」、「DX人材の確保」をあげています。

DXの視点から文書管理を考えてみる

前の章で示した「デジタル企業への変革プロセス」では、もし現在全くDX対応がおこなわれていない9割に属する企業であってもステップごとに進めていけるように説明されてています。
そして、文書管理は社内の情報や記録を扱うものとなるため、DXを考える場合、外せないポイントとなります。

例えば、こんな問題が浮かび上がってくるのではないでしょうか。
  ・文書管理規程に電子文書の取扱いが示されていない。
  ・多数の業務が紙文書で処理されている。
  ・紙文書が多数保管されており、閲覧のため出社している。


これらは、DXを推進するにあたりクリアしていかなければならない問題となり、「②短期的対応」にて解決するべき問題です。

では、次にどのステップでこれらの問題を見当するべきかを考えてみましょう。

ルールの整備


「文書管理規程に電子文書の取扱いが示されていない」などの問題では、電子の記録や情報に関するルールを整備することが解決策となります。これは、デジタル企業への変革のプロセスに対応づけて考えると「DX推進体制の整備」で行うべきことになります。

まずは、文書のトップルールである文書管理規程に電子文書の取扱いを示した上で、各情報システムやファイルサーバーなどへの保管ルール、電子文書を原本として取り扱うことのルール、紙文書の廃棄ルール、電子文書やデータの廃棄ルールなどを定める必要があります。
下の記事は、文書管理規程の見直しのポイントについて説明してます。

紙の記録や情報の電子化


紙媒体を主体とした業務体制から電子情報を主体とした業務体制へ移行しない限り、DXは推進できません。そのためには、紙での記録や情報を電子的なものに移行する必要があります。

ここでは、電子化を処理のタイミング分類したフローとストックに分けて説明します。

①フロー
現在行われている業務の中で電子化を行う場合です。相手先から受け取った紙文書をスキャンしてデジタル化するプロセスを検討します。

また、社内の業務の中で最初から紙を発生させないような仕組みを検討します。具体的には、今までハンコで実施していた承認をワークフローシステムで行う仕組みを導入するなどがあげられます。

②ストック
今まで紙でストックされてきた文書をどうするかという問題では、スキャンして電子化することが解決策となります。これによりクラウドシステムなどで社外から閲覧することも可能になり、仕事環境は大きく変わります。

ただし、スキャン作業はその量に応じてコストもかかるため、どの文書に対して実施するかという電子化する文書の選別や、スケジュール、作業体制など十分に検討する必要があります。
下の記事は、内で電子化を行う際の支援サービスについて説明しています。
デジタル企業への変革のプロセスに対応づけて考えると、これらのプロセスの検討は「DX戦略の策定」となり、システム導入後の状況や電子化の進捗状況については「DX推進状況の把握」に該当します。

■■ まとめ ■■

このようにDX推進には、社内の情報や記録を扱う文書管理は、外せないポイントとなります。
まずは、文書管理規程などのルールの点検、そして記録や情報のデジタル化を確認してみましょう。

ご相談はこちら ↓

文書コンサルティング/石川

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※経済産業省 デジタルトランスフォーメーションの加速に向けた研究会の中間報告書『DXレポート2(中間取りまとめ)』を取りまとめ https://www.meti.go.jp/press/2020/12/20201228004/20201228004.html

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