文書管理のDX化を進める!

2023-10-13
みなさんのオフィスにはまだ紙文書はありますか?

数年前と比較して紙文書で仕事をすることがかなり少なくなってきたことと思います。コロナ禍の3年間にリモートワークが増えて、オフィスにある紙資料をPDF化するきっかけを作りました。多くの紙文書がPDF化されたのではないでしょうか。

特に民間企業では、PDF化が進み紙文書はオフィスから無くなってきています。

オフィスにあった紙文書は、PDF化があるため元の紙文書は廃棄されたり、外部の倉庫に保管されていることが多いようです。そして、文書管理のご相談の依頼も、紙文書から電子文書に移行してきています。
今回は、紙文書から電子文書への移行についてDXの観点で考えてみます。

DXの視点からすると文書管理はどう位置づけられるのか

先日、総務や人事の仕事をサポートするメディアである「月刊総務」は、全国の総務担当者を対象に「総務のDXについての調査」(https://www.g-soumu.com/articles/202308dxquestionnaire)を実施しました。ここには、145人からの回答がまとめられています。
全て興味深い内容になっていますが、ここでは、この結果の中から、文書管理に関することをピックアップして見ていきたいと思います。

まずは、この調査結果からも8割以上の人が「ここ数年で会社全体のデジタル化が進んだ」と感じています。また、部門別では管理部門が特に進んだという回答が多く見られました。管理部門には経理も含まれており、これは、電子帳簿保存法が牽引して進められた結果であると推測します。

では、以下に文書管理がどのような結果になっているかを見ていきましょう。

■デジタル化されている業務は

どのような業務がデジタル化されているのかを問う質問です。

第1位は「入退社・勤怠管理」の73.8%ですが、第8位に「文書管理」が23.4%に入っています。

最近、紙文書が減り電子文書に変わってきている現状を考えると16位まである中の中間点に位置している結果には納得がいくものがあります。

■これからデジタル化したい業務は

次にこれからデジタル化したい業務の質問がありました。「文書管理」は、第1位の「社内問い合わせ対応」についで第2位となっています。

そのパーセンテージも44.1%となっており、半数近い回答者が文書管理をデジタル化したいと考えていることを示しています。

これらの結果から、文書管理の分野については、そこそこデジタル化はされているが、今後さらに進めていくことが望まれていると言えると思います。

文書管理とDXについて考える

文書管理をデジタル化するにあたり、その前に「ルールを見直しておきたい」、「文書の分類を整備したい」、「選別基準を整えて不要なものを廃棄したい」などのご要望をいただくことがよくあります。
デジタル化はICT技術によって進められますが、運用ルールなどソフト面も絡めて検討していかなければならないということが意識されているためと考えます。

■ICT技術と社内規範の関係

ここで文書管理のデジタル化(DX化)をICT技術と業務規程や社内ルールなどの社内規範の2軸で4つのパターンに分けて考えてみます。

ICT技術と社内規範の関係

①ICT技術を取り入れていない、社内規範の整備がされていない

紙文書中心の運用が進められていて、オフィスにはキャビネットが多く配列され、自席から紙文書の保管されているキャビネットまで資料を探しにいきます。

また、管理ルールが整備されていないため、背表紙の書き方もバラバラで台帳も整えられておらず、文書の検索に時間を要します。ライフサイクル管理も正しく運用されていないため、古いファイルがいつまでも棚を占拠している状態です。

②ICT技術を取り入れていない、社内規範の整備がされている

紙文書中心の運用が進められています。オフィスには紙文書用のキャビネットが多く配列されているのは①と変りはありませんが、管理ルールはよく周知されているため、紙文書のファイルの管理は万全です。背表紙を見て何が保管されているか推測でき直ぐに文書を探すことができます。

ライフサイクル管理もしっかり行なわれているため、執務室に置かれている文書は最小限に整えられています。

③ICT技術を取り入れている、社内規範の整備がされていない

文書管理システムや最新の検索エンジンなどが導入されています。しかし、社内規範が整備されていないため、検索自体は早くても文書管理システムに投入されているかどうか分からず、そのために無駄な時間を要してしまいます。システムへ投入するインデックスデータの整備や分類の周知も遅れているため、検索システムは高速であっても、その効果が引き出せません。

④ICT技術を取り入れている、社内規範の整備がされている

文書管理システムや細心の検索エンジンなどが導入されてる状態で、かつ、社内規範の整備も万全です。各種システムに保管する文書の棲み分けも周知されており、運用もスムーズであり、業務の効率化にも効果が上がっています。

以上の4つのパターンは極端な例ですが、どの企業もこの図の中に当てはまる地点を持っていることでしょうか。
目指すべきはもちろん④ということになります。ICTの進化によって出来ることが増えていきますが、それをコントロールするためには社内規範の整備が必要になります。

■文書の管理形態による利便性

文書は紙から電子へ、ファイルの管理からデータ管理へ変化すると利便性も変わってきます。今度は取り扱う形態と管理方法の変化に着目して考えてみたいと思います。
以下のフローチャートは、文書の形態や管理方法の変化を表しています。

文書の形態や管理方法の変化

①PDF化

PDF化は紙のイメージをそのまま電子化することができるので、今までの業務を大幅に変えることなく、DX化へ一歩踏み出すことができます。紙文書である資料をスキャンしてPDFにするのは多くの企業で行われており、紙文書のイメージがそのまま電子ファイルに移行できるため、運用は大きく変更されません。

PDF化を行うとそれまで紙文書であったものがいつでもどこでも閲覧できるようになります。また、原本を取っておく必要がなければ廃棄することもできます。原本が必要なものは倉庫に預け、執務室のスペースをあけることが出来るようになります。

②保管ルールの整備

PDF化された紙文書は、DVD-RやHDDなどのメディアで管理される場合もありますが、閲覧頻度が高いものは、クラウドドライブやファイルサーバー等に格納して管理します。この時、保管のルールの取り決めをしておかないと探せなくなってしまいます。管理するフォルダ構造やファイル名などを取り決めておく必要があります。

③構造化

PDF化したファイルにメタデータを作成することで、非構造化データを構造化データにすることが出来ます。構造化データにすれば、データベース管理ができるため、より運用がシステマティックになります。

紙をPDF化するだけとは異なり、運用も変わってくるため大きく業務改善することも期待できます。

ただし、メタデータを作成するのは人的コストがかかりますし、その入れ物である文書管理システムなども必要になります。業務改善に効果の高い、多くの人がよく閲覧するものなどに絞り込んで検討することをお勧めします。

左から右に流れるフローチャートで示しましたが、全ての紙文書が一番右端の終着点に行くことが望ましいわけではありません。文書の種類によって対応を変えていくことが必要です。

一番右の終着点まで行く例としては、社内の稟議や申請書の運用をワークフローシステムに移行することや、契約書のPDF化とメタデータの作成を行い文書管理システムに投入することなどがあげられます。

どのように進めていけばいいのか

理想的な状態に近づけるためには、どのように進めていけばいいのでしょうか。
そのポイントを以下に4つあげてみました。

①計画する
いつまでに何をするのか何を目指すのかを明確にします。

②体制を作る
最後までやり抜くためには、体制を作ることがとても重要です。

※体制づくりに関しては、下記の記事をご覧ください。


③現状を知る
どんな文書があるのか、どのように運用されているのか、現場での問題点などの調査を行います。
これを行うことによって、先に示した文書の種類によって管理形態が現在どうなっているのか、今後はどうするべきなのかを検討する材料ができます。

④集中的に取り組む時期を定める
計画を立てても体制を作っても、調査をしても、取り組むことそのものがなければ、目に見えた変化はありません。
しかし、日常業務に忙しいと取り組みもはままなりません。
そこで、確実に実行が行われるように、組織で集中的に取り組む時期を定めることをお勧めします。

以上、進め方を簡単に説明しました。
もし、不安のある方は弊社に是非ご相談ください。
弊社の文書管理コンサルティングは、弊社は目に見える成果を短期間で実現するサービスプランを提供いたします。

■■ まとめ ■■

今回は、文書管理をDXの視点で考えてみました。
文書の種類によって、適切なDX化というものがそれぞれ違ってきます。
効果の有り無しの視点で検討していくことをお勧めします。

※参考

『月刊総務』調査
会社全体のデジタル化が進んだと8割以上が回答。一方、8割の総務は収集データを活用できていない
ご相談のある方はこちら ↓

文書コンサルティング/石川

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