多くの企業では、電子ファイルを格納するファイルサーバーやクラウドドライブの共有フォルダを使用しています。そして、その利用に関して様々な課題を持っています。この組織の知カラサイトにも多くのご相談が寄せられています。

その相談内容は以下に示すとおりです。

　　・要らないと思われるファイルがたくさんある。半分くらいは削除できると思う。

　　・退職した人の名前のフォルダがあるが、勝手に誰も手を付けられないので何年もそのまま。

　　・配布された資料を各個人が持っており、どれが原本かわからない。

　　・ファイル名の付け方にルールがないため、他の人が作成したファイルが探せない。

　　・フォルダ名の命名ルールがないため、各自が早く見つけられるようにやたらと★印が付けられたフォルダが多くなってしまっている。

　　・紙文書をPDF化しているものの、その管理に統一したルールがないため、結局は上手く活用できていない。

所属の組織でも同様の悩みがあるのではないでしょうか。

これらの相談ごとを見ていきますと、「ルールを決めて、それを皆で実行」することで解決できそうです。

マニュアルを見る人にどうなってほしいのかを明確にします。

・共有フォルダの整理の必要性について理解してもらう

なぜ、共有フォルダの整理をするのか、しないとどうなるのか。そもそもの目的を知らせ、必要性を理解してもらうことでモチベーションアップにも繋がります。

・共有フォルダの整理基準をはっきりさせる

最低限どこまでやらなければならないのかを明確にします。理想的なものを描いてもそれは実行時に負担になってしまい、結局何も進まないような状態になりかねません。義務と努力目標をかき分けるようにします。

例えば、ファイル名のルールを決めた際に新しく付与するファイル名のみが対象なのか、旧ファイルの名称は付け替えないのか付け替えるとしたら何年遡るのかなどを明確にします。 

ファイル名のルール例：作成時に付与するのは楽だが、全部付け替えるのはほぼ不可能

フォルダ構造などは例を示し、最終的にどうなっていればいいのかを示します。

フォルダ構造の例：イメージが分かるように示す

・作業中に間違いのないように手順を説明する

共有フォルダの整理を一斉に行う場合は、誤ってファイルを削除してしまったり、あるいは、思いもしない場所へファイルを移動させたりという可能性があります。

また、進捗報告の仕方なども統一しておかないと管理側が苦労することになります。

このように、共有フォルダ整理をするときに「こう動いてほしい」という手順を示し、順を追って図解で説明しましょう。

マニュアルの例：順を追って説明する

共有フォルダの整理には段階によって状況が変わるため、それに合わせたマニュアルを作成しなければなりません。

・共有フォルダの基本構造を構築しなおす時に使用する

これは、一度も整理したことのない、あるいは、無法地帯化した共有フォルダを基本構造から見直し整理削減活動をする場合です。現在のフォルダ構成とは別のフォルダ構成とする、ファイルの要不要選別をすることになり、組織をあげてのプロジェクトとなります。

選別基準や管理ルールなどの記載の他に、プロジェクトの目的やその期限なども意識したマニュアルの作成を行います。

・共有フォルダの日常的な運用についてわからないことを調べられるものがほしい

この場合は、ルールブックのような形で示せるとよいでしょう。

例を以下にあげます。

　　・選別基準

　　・フォルダ名やファイル名のネーミングルールを示したもの

　　・年度末の文書の見直し

　　・アーカイブエリアへの移行方法

読み手（対象者）についても意識してみてください。日常的にデスクワークをしているのか、会社にデスクはあっても現場で対応することが多いのか。どんな時にどんな状態で使われるのかを想像して、それに向けて書いていきましょう。

専門用語や日常あまり使わないと懸念されるものについては、使用しないか、使用する場合にはマニュアルのページに用語の定義などをつけるとよいでしょう。

また、動画に親しんでいる世代には、文書ではなく動画で作成するというものも一つの案です。

マニュアルも一度書いてそれきりということではなく、組織を取り巻く環境の変化等で見直して行く必要があります。

マニュアルはどの部署の誰が管理をしているかを明確にし、責任を持ってPDCAを回して常に実用的なものにしておくようにしましょう。

共有フォルダ整理の一つの方策として、ルールが決まったらマニュアル作成を手がけてみてはいかがでしょうか。

ルールを機能させるためには、マニュアルが必要です。