一般企業では、完了文書、決定文書や正式文書といわれるものです。

多くの企業では、文書管理システムを導入している場合には、ここに該当する文書を投入しているケースが多いです。

仕掛中文書と呼ばれるものです。仕掛中文書をあえて分ける意味は、確定していない文書を他者が参照したときにその文書が「確定している」という誤解を防ぐためにあえて検討中であるフォルダに入れるということにしているようです。

多くの企業では個人文書といわれています。下書きや個人のメモなどを入れる場所としており、多くの企業では、クラウドストレージの個人ユース領域や個人PC内のファイル領域が該当します。

ここで気を付けなければならないのは、共有化すべき文書を個人で持ち続けることのないようにすることです。組織の文書は必ず「記録用フォルダ」か「検討中フォルダ」に格納するようにします。

この個人フォルダにあるものは、当人がその企業を去る時には、原則廃棄されるものとなります。

　ここには、その部門で参照する資料を格納します。

　法務部門：法令集や逐条解説の電子データ

　技術部門：分野に関連する論文などのナレッジ資料

　製造部門：部品等のカタログや機械のオペレーションマニュアル

分類基準表の例

フォルダ構造（標準）の例

それぞれの頭に【大分類】、【中分類】、【小分類】を付けることが標準では推奨されています。少し、冗長であるような印象も受けますが、大中小分類が上位フォルダや下位フォルダを確認せずに明確になる利点があります。

分類基準表との順番における整合性を配慮してフォルダ名の先頭に番号を通し番号を付与します。共有フォルダでは通常は文字コード順にソートされますので、並べたい順番を意識して番号を付与することをお勧めします。

フォルダ名とファイル名を合わせたパス名が長い場合、共有フォルダの操作に不都合が出ることも注意点としてあげられています。

パソコンで『対象のパスが長すぎます』と表示されて操作ができないことを経験したことはありませんか？「ファイルとフォルダ」の絶対パスが259文字を超えているような場合、操作に支障が出ることがありますので要注意です。

※絶対パス：フォルダ最上位階層から示したファイル位置を表す表記法

　　　例：　C:\Users\tamako\デスクトップ\Sample.xlsx

大中小分類を年度ごとに作成した例

下位層で年度フォルダを作成した例