あなたの組織では文書情報管理を導入したことはあるでしょうか？そして、その導入後定着できたでしょうか。今回の記事では、文書管理導入後の定着をさせる方法について説明いたします。文書情報管理を導入したものの、その定着について課題のある方はもちろんこれから導入する方も是非ご一読ください。
紙文書でも電子文書でも文書情報管理の定着は課題
紙文書で運用していた時代も含めて、文書情報管理を一度は導入したことがある企業は多いようです。それは、社内での業務改善がきっかけであったり、あるいは、移転やオフィス改装でにキャビネットの本数の調整が必要となったことがきっかけだったということもあるでしょう。
その時に、必要のある文書は保管したり、必要のない文書は廃棄することが行われ、以降、継続的に行うことが組織内で取り決められたと思います。しかし、今はどうでしょうか。文書情報管理が組織内に導入された時と同様に今も継続的に行われているでしょうか。
残念ながら一過性のイベントになってしまっている組織も多いようです。この文書情報導入後にはどんな課題があるのでしょうか。
その時に、必要のある文書は保管したり、必要のない文書は廃棄することが行われ、以降、継続的に行うことが組織内で取り決められたと思います。しかし、今はどうでしょうか。文書情報管理が組織内に導入された時と同様に今も継続的に行われているでしょうか。
残念ながら一過性のイベントになってしまっている組織も多いようです。この文書情報導入後にはどんな課題があるのでしょうか。
■文書管理導入後の課題
・文書のライフサイクル管理が適切に行われず、いつの間にか文書が増えていってしまい、キャビネットに紙文書がしまいきれない。あるいは電子文書の容量が増加し、ストレージを追加せざる得なくなった。
・文書情報管理に関するガイドラインを作成して周知も行われているはずだが、ガイドラインに即して実行されているか不明である。
・文書管理体制はあるが、体制が形骸化してその役割を果たしていない。
・組織内で新しい事業が行われているが、それに関する文書について分類項目が作成されていない。文書分類基準表の更新もなく、分類がつけられていない文書が出来ている。
このようなことに思い当たる節はないでしょうか。
せっかく文書情報管理を導入したのに、その前の状態に戻ったかのようです。そう、これはダイエットと同じリバウンドが起こっているのです。
・文書情報管理に関するガイドラインを作成して周知も行われているはずだが、ガイドラインに即して実行されているか不明である。
・文書管理体制はあるが、体制が形骸化してその役割を果たしていない。
・組織内で新しい事業が行われているが、それに関する文書について分類項目が作成されていない。文書分類基準表の更新もなく、分類がつけられていない文書が出来ている。
このようなことに思い当たる節はないでしょうか。
せっかく文書情報管理を導入したのに、その前の状態に戻ったかのようです。そう、これはダイエットと同じリバウンドが起こっているのです。
文書情報管理の定着について考えてみる
では、文書情報管理のリバウンドを防ぎ、定着させるにはどんな対策が必要なのでしょうか。
ガイドラインなどのルール通りに行われているのか、キャビネットやサーバーなどのボリュームをどれだけ圧迫しているのか、まずは実態を知り、問題を引き起こす原因を取り除かなくてはなりません。
また、これから文書情報管理を導入する予定であれば、「リバウンドは起こり得るもの」として、ぜひ、導入後の定着も視野に入れて考えてみてください。
ガイドラインなどのルール通りに行われているのか、キャビネットやサーバーなどのボリュームをどれだけ圧迫しているのか、まずは実態を知り、問題を引き起こす原因を取り除かなくてはなりません。
また、これから文書情報管理を導入する予定であれば、「リバウンドは起こり得るもの」として、ぜひ、導入後の定着も視野に入れて考えてみてください。
文書情報管理定着のための施策とは？
文書情報管理導入後の定着の施策を３つ説明します。それは、文書管理体制の維持と文書情報管理研修と内部監査となります。
■文書情報管理体制の維持
文書情報管理の構築が完了しても、文書情報管理は継続して行わなければなりません。そのため取り組みを行うことになりますが、体制が無いとそれも実現できません。メンバーが変わっても体制は必ず維持をしてください。
■文書情報管理研修
文書情報管理構築の際には、研修を受けたり整理削減活動などで文書情報管理に対する理解が深まります。しかし、それは記憶から段々と薄れていきますし、その活動以降入社してきた社員はそのこと自体を知りません。
特に新たに入社してきた社員には、文書情報管理のメリットや行わないことへのリスクについて、研修などで伝える必要があります。新入社員のオリエンテーションなどに含めてもよいでしょう。
■内部監査
ガイドラインなどのルールに即して文書情報管理が実行されているか、またキャビネットやサーバーの状況を監査します。
監査を行うことで文書情報管理の取り組みに対して社員への牽制にもなります。問題があれば指摘を行い是正を促します。
必ずしも、コンサルタントに依頼する必要はありません。なぜなら、定着に関連する活動は構築ほどインパクトは無いからです。ただし、毎年継続的に行う必要はあります。
自社でも行うことはできますが、リソースがないとか始めは専門業者に依頼したい場合は、文書管理コンサルに任せる方法もあります。
弊社の文書情報管理を定着させる「維持管理支援サービス」は、文書情報管理研修と文書情報管理監査、加えてごご相談受付対応・課題管理のサービスを組み合わせて提案し、最適な維持管理支援を行います。
詳しくは以下の「維持管理支援」をご覧ください。
自社でも行うことはできますが、リソースがないとか始めは専門業者に依頼したい場合は、文書管理コンサルに任せる方法もあります。
弊社の文書情報管理を定着させる「維持管理支援サービス」は、文書情報管理研修と文書情報管理監査、加えてごご相談受付対応・課題管理のサービスを組み合わせて提案し、最適な維持管理支援を行います。
詳しくは以下の「維持管理支援」をご覧ください。
文書情報管理定着活動の事例
最後に参考に文書情報管理定着に関する事例を紹介します。
■港区役所様 文書管理コンサルティング業務
既に文書管理が導入されている中、毎年研修を行ったり整理削減キャンペーンなどを行うことにより、常に文書管理がスムーズに実行されるように実行した事例となります。
■電子文書の管理も定着が必要
上記は紙文書の例となりますが、企業の多くは電子文書での運用に切り替わっており、電子文書の案件の方がご相談が圧倒的に多いのが実情です。
弊社では電子文書に関しても、フォルダ構成や容量、保管しているファイルの種類の確認など監査を行い、ミーティングなどで問題を洗い出し課題の解決策を検討する維持管理支援も行っています。
弊社では電子文書に関しても、フォルダ構成や容量、保管しているファイルの種類の確認など監査を行い、ミーティングなどで問題を洗い出し課題の解決策を検討する維持管理支援も行っています。
文書情報管理においては、導入することで終りではなく定着させることも視野に入れて計画してみてください。
定着には、文書情報管理体制、文書情報管理研修、内部監査が必要です。
定着には、文書情報管理体制、文書情報管理研修、内部監査が必要です。
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文書コンサルティング／石川
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