文書管理維持継続の悩みに答えます。規程、整理はどうするの?

文書管理の悩み

文書管理を導入すると、紙文書が整理され、検索スピードが速くなり生産性の向上につながります。しかし、1年経って見ると、その1年間に繁忙期があったり人事異動があったりといつの間にか整理がおろそかになり、効果が前ほどでないことを感じることもあるでしょう。

そこで、文書管理維持継続の悩みについて考えてみます。これから文書管理を導入される方にも参考になさってください。

文書管理の維持継続についての悩み

文書管理を導入して成果は1度は成果が上がったけれども、文書を取り巻く環境が変わりルールが形骸化してしまったり、全員参加でうまくいっていたのに、いつの間にか部門間の利害が優先されたりするようになってしまったという悩みをよく伺います。
今回は、それらの悩みについて対策を考えてみます。

継続する意志がなければ効果は持続できない。

文書管理も他のことと同様にその効果を継続させようという意志がなければ持続することはできません。
「文書管理」は、組織の将来を左右する「情報管理」と認識しきちんと継続していきましょう。

経年による悩み

Q:文書の分類が乱れてきています。無理矢理、既存の分類に押し込んでいるような状態になっており、現状の分類では該当しないものが発生して混乱を招いています。

A:社会の変化に伴い、組織の仕事の内容が変わったり、今までにない顧客の仕事を受けることにより、新しい仕事の分野が発生することがあります。
今までの分類では該当しないものについて検討し、必要であれば分類を新しく作成します。
また分類だけでなく、文書の取扱いもマッチングしなくなることがあります。そうすると、

  • 文書管理規程の形骸化
  • 文書管理マニュアルの見直しの必要性

などが発生しますので、これらの改訂の検討も必要です。
ルールが変更されることになりますので、現場と意志疎通を行い、十分な周知も心がけましょう。

Q:個人の机回りや足下に文書が置かれていることが散見されるようになりました。共有すべき文書を片付けることのないまま、個人で持ち続けているため、共有されていないことから今度は他の人が複製して所有するような現象も発生しています。このまま行けば、共有化も曖昧になり仕事も属人化に逆戻りしてしまいそうです。

A:何故、文書管理をする必要があるのかを組織全体で再度共有することをお勧めします。1年も経てば組織によっては、新しい人が入社したりメンバー変更があります。そのような新メンバーに基本的な取扱方法を共有するために研修などが効果的です。
また、繁忙期が挟まると「忙しいから」という理由でそれが過ぎてもそのままの体制を継続しがちです。年に1度文書の見直し期間を設けて、文書を廃棄したり、整理したりするとよいでしょう。

※みんなをやる気にさせる方法はこちらから

部門間の利害優先?!

Q:部門間での文書の引渡しはフローは決まっていますが、各部署での利害が優先されてしまい、必要な文書がうまく引き継がれていきません。

A:利益を優先させている部署は、その部署の利益や効率のために最適なことを行っています。そして、そのような部署が1つでもあると他の部署も同じようにしなければ、不利益を被ってしまう構造になりますので、自部門の利益を優先させる部署が増えていくことになりがちです。
しかし、組織全体として考えれば、個々の部門別ではなく、全体の利益のため全体最適を目指すべきです。ここでも研修が有効で、現場ではなかなか見えてこない組織全体の利益を研修などで説明するとよいでしょう。また、経営層の協力を仰ぐことも効果的です。

既にペーパーレスの時代が来ている!

ペーパーレスと言われて久しくなっていますが、初期の段階では、一部の企業がペーパーレスに進み始めただけでしたが、慢性的な人材不足や少子化の問題、女性の活用など社会的な傾向からテレワークが脚光を浴びるようになりました。
また、営業活動においても起動力を生かした対応が求められています。ノートPC を持ち歩き、会社に戻ることなく、その場で見積書を作成したり、開発部に指示を出したりすることが増えています。
電子会議システムを採用する組織も増え、紙文書の発生を押さえる傾向にあります。

このため、既存文書の電子化などペーパーレスへの移行が進められていますが、それに関する悩みも発生しています。

Q:ペーパーレスを推奨し紙文書が発生したら各自で電子化をするようにルール化しています。しかし、各自のところに紙文書が滞留してしまい、電子化がなかなか進みません。

A:何故電子化が進まないのか現場の正直なところをヒアリングしてみましょう。
「忙しい/面倒くさい」などの理由があがることが予想されますが、やりやすい仕組みを構築しなければ浸透できないこともあります。各自の電子化作業を何が妨げているのか分析し、その要因を取り除いていきましょう。
電子化BOXを設置して滞留を回避したり、複合機ではなく小型のスキャナーを動線においたりするなどの工夫をされた例もあります。

下記の統計は、「文書関連作業における国内のインフォメーションワーカーの不満」を多い順にグラフ化したものですが、「紙ベースの情報を簡単に電子化できない」は5位となっており、現場での不満を示しています。

文書の発生 保管 保存 選別 歴史的文書の保管 廃棄 利活用の状況をフィードバックする

出典:2012.9 日本国内のインフォメーションワーカーが抱える生産性ギャップ:IT部門の新たな課題と機会

米国IDC(International Data Corporation)

※社内の電子化を支援するサービスも行っています。

Q:かなり前に文書管理を導入し浸透させてきた関係で紙ファイリングに関しては問題無く整理されています。最近は紙と電子ファイルの割合が変わり、電子ファイルが活発に使われるようになってきていますが、マニュアルなどが対応していないままです。

A:一般的には、紙ファイルと電子ファイルは同じ分類で運用します。しかし、紙特有の事情や電子ファイル特有の事情があるため、電子ファイルの運用を調査して関連文書の更新が必要になります。

前述と同じ統計からですが、「国内のインフォメーションワーカーが求めている具体的なニーズ」の質問に関する回答です。個人の生産性、共同作業、モバイル端末での利用など文書が電子でやりとりされることを前提にした内容が求められています。
利用者側からは、利便性の高さに関するニーズが当然多いですが、管理面(機密の管理など)についても電子ファイル特有の扱いを確認し、ルール化していきましょう。

出典:2012.9 日本国内のインフォメーションワーカーが抱える生産性ギャップ:IT部門の新たな課題と機会

米国IDC(International Data Corporation)

今回は、文書管理の維持継続のよくある悩みについて考えてみました。
もし具体的に聞いてみたいことがございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。

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コンサルティング事業部/石川

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